組織マネジメント

KPI、分析してますか?過去の実績を目標達成に繋げる方法を紹介

営業やマーケティングなどの現場で、目標設定のためにKPI(Key Performance Indicator:重要業績成果指標)を活用していらっしゃる方も多いと思います。事実、KPIを設定することで目標に向かうプロセスが明確化し、効果的に目標を達成できるようになります。

しかし一方で、ただKPIを設定するだけでこうした成果を上げることは出来ません。効果を最大限に発揮するには、KPIを分析し、改善していく必要があります。

この記事では、KPI分析とは何か、そしてどのように行えばKPIを設定するメリットを最大化出来るのかを解説していきます。

KPI分析とは?

はじめに、KPI分析とは一体どのような分析のことを指しているのでしょうか?具体例と共に説明していきます。

KPIとは事業単位の定量目標を分解したもの

そもそもKPIとは、事業単位の定量的な目標であるKGI(Key Goal Indicator:重要目標達成指標)を要因ごとに分解したものです。

例えば、KGIが「当期売上○万円」だとします。売上は顧客数×購買頻度×購買単価で表すことが出来るため、これに対するアプローチは以下の3つになります。

  • 顧客数増加
  • 購買頻度アップ
  • 購買単価アップ

これらがまず、第1段階のKPIとなります。この中から、どのポイントを狙っていくべきかを考えて、更に細かいKPIを選定していきます。
例えば今回、「顧客数を○人に増加させる」ということをKPIとします。そのためのアプローチとしては、「新規顧客の獲得」「既存顧客の離脱阻止」などが考えられます。そのため、このKPIを実現するための第2段階のKPIとしては、マーケティングなら「確度の高い見込み顧客を○人増やす」、営業なら「○件の既存顧客から案件を○件受注する」などのKPIが考えられます。

このように、KGIをKPIに分解していくことで、「各部署でKPIを達成することで最終的にKGIを達成する」というプロセスが出来上がります。

KPIは「現状(過去)」「未来」2つの視点で分析する

KPIに関してしっかりご理解いただけたところで、いよいよKPIの分析とは何かについて説明しましょう。
KPIの分析には、主に2種類存在します。「現状でのKPIの達成度の分析」と「これから取り組むべきKPIの分析」です。

■現状でのKPIの達成度の分析

まず第一に、現在KPIがどの程度達成されているのかを分析する必要があります。例えば営業のKPIが「50件の既存顧客から75件受注する」だったとします。この数字に対して、まずは営業部が実際どの程度達成できたかを確認します。

仮に達成度合いが、「40件の顧客から60件の受注」だったとします。1顧客あたりの平均受注件数は達成していますが顧客数および受注件数は未達であり、よってここから考えられる未達要因の仮説には次のようなものが考えられます。

  • 訪問数が不足している
  • 各顧客に対して十分なヒアリングが実施できていない
  • 商談が遅く、タイミングを逃している
  • etc…

これらの仮説を実際のデータを分析して検証し、改善目標とします。

■これから取り組むべきKPIの優先度の分析

次に、これから取り組むべきKPIの優先度を分析することも重要です。例えば、KPIの候補として「引き合い案件を200件にする」「既存顧客50件に対して1件あたり5回のヒアリングを行う」「100件の飛び込み営業で80件の見込み客を獲得する」「確度の高い見込み客のうち80%以上から受注する」といったものがあるとします。

これら全てに取り組むことができれば良いですが、特に小さな組織であればかなり厳しいと考えられます。そこで、これらの候補を「効果」と「実現可能性」の2軸で評価して、優先度を決定します

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この例では、「既存顧客50件に対して1件あたり5回のヒアリングを行う」ことを最優先のKPIとして設定することにしました。

KPIを分析することで次のアクションが決まる

このように、KPIに対しては「過去」「未来」の視点から分析を加える事ができます。過去の分析は次のKPIの設定の指針となり、未来の分析は限られた事業のリソースをどこに集中すべきかを明確にしてくれます。つまり、この2つの視点を組み合わせることで、「これから何をするべきか」が明確かつ確実になるのです

KPI分析を成果につなげるためにやるべきこと

KPI分析は確かな次の一手を決定するために非常に有効な手段です。しかし、条件次第では意味のない分析をしてしまったり、せっかく分析をしたのに次のアクションにつながらない事もあります。では、意味のある分析のためには何を心がけるべきなのでしょうか?

常に情報がアップデートされているようにする

まず第一に、分析のもとになる情報が常に最新である事が必須です。いざ分析をかけようとした時に数カ月分の情報がまだ上がっていない!という状態では、確実な分析を行うことは出来ません。また、常にアップデートしておけばデータの抜け落ち・欠損を防ぐこともできますので、確実に最新の状態をキープしましょう。

大企業であれば自前のシステムを活用するのも手ですが、中小企業などではクラウドサービスを活用することで高いコストパフォーマンスを実現できます

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(出典:MIERU | 見える化のためのKGI・CSF・KPIマネジメントツール

中小企業向けに特化したKPIの管理・分析支援ツールには、フロンティアビジョン株式会社のサービス「MIERU」などがあります。安価で、かつ知識がなくても活用できるようなデザインが施されており、ITに不慣れな方でも簡単に導入することができます。まずはこうしたツールを活用して情報をしっかり管理するようにしましょう。

KPIは分析をもとに臨機応変に変える

せっかくKPIを分析して問題点を特定したとしても、それをもとにKGI達成に更に効果のあるKPIを設定できなければ意味がありません。多くのケースで、KPI分析をKPI自体の改善に活かせていない状態が発生しています。

これの原因としては、あくまでKGI達成のための手段であるはずのKPIが目的化してしまっている事が考えられます。KPIの達成度に終始するのではなく、その先にあるKGIとの関係性をしっかりと把握するようにしましょう。

KPI分析の結果を必ず共有する

KPIを分析し、達成のための改善施策やKPI自体のアップデートに活かせたとしても、「なぜそのような施策を行うのか」「前のKPIは何が問題だったのか」といった事が明確になっていなければ現場は混乱してしまうでしょう。

そのような事態を防ぐためにも、必ず施策の裏にあるKPI分析結果を共有し、改善がスムーズに浸透するようにしましょう

まとめ

いかがでしたか?

KPI分析の概要とやり方、注意点などがよく分かったのではないでしょうか。

目標はただ設定するだけではなく、常に管理し、改善を行っていくことが非常に重要です。KPIにもしっかりと分析を加え、目標達成の効率を上げていきましょう!

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