名刺管理ソフトとは｜メリットや選ぶ際のポイント、おすすめのソフトを紹介

名刺管理ソフトを利用したいけれど、どのようなものを選べばよいか分からないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、名刺管理ソフトを利用するメリットや選ぶ際のポイント、おすすめのソフトを紹介します。

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をスキャン・データベース化して管理するためのソフト

名刺管理ソフトは、紙ベースの名刺をスキャン・データベース化し一元管理するためのソフトです。名刺管理ソフトを利用することで、名刺の検索が簡単にできたり、紙の名刺の保管場所を削減できたりします。

名刺管理ソフトを利用するメリット

必要な名刺情報を素早く取り出せる

名刺管理ソフトを利用すれば、検索機能により、会社名・部署・担当者などの情報から必要な名刺を素早く取り出すことができます。そのため、紙ベースの名刺をファイリングして保管しておくよりも、名刺を探す時間が短く済むというメリットがあります。

また、スマートフォンなどに連携しているソフトを利用すれば、外出先でも手軽に名刺の検索が行えます。

社内で顧客情報を共有できる

社内で顧客情報を共有できる点もメリットの1つです。名刺情報を社内で共有しておくことによって、担当者が退職した場合にも顧客情報の引き継ぎがスムーズに行えます。

また、名刺管理ソフトによっては営業内容を記録できるものもあるので、そういったソフトを利用すれば、同じ顧客に2度営業をかけてしまうというミスも失くせます。

名刺情報の更新が簡単に行える

名刺管理ソフトに名刺情報を登録しておくと、役職や部署、住所などの連絡先が変わった場合にも更新が簡単に行えるというメリットがあります。名刺を取り込むたびに同一人物の名刺がないか自動的に判断し、必要に応じて情報を追加・更新してくれる名寄せ機能が搭載されているソフトを選ぶことで、名刺情報を常に最新に保てます。

名刺管理ソフトを選ぶ際のポイント

法人向けか個人向けかを確認する

名刺管理ソフトを選ぶ際にはまず、法人向けか個人向けかを確認しましょう。法人向けソフトには、名刺管理以外にも商談内容の記録や営業メールの配信などができる機能が搭載されている場合もありますが、使用料金が高くなります。一方で個人向けソフトは、使用料金は低く抑えられますが、基本的な名刺管理機能のみで、名刺の一元管理や営業ツールとの連携ができない場合があります。

名刺管理ソフトは、事業の大きさや利用する目的に応じたものを選びましょう。

データ化のスピードと精度を確認する

名刺をデータ化するスピード・精度がどの程度かを確認することも重要です。名刺管理ソフトでは、複合機やスマートフォンのアプリを利用し名刺をスキャンすることで、名刺の情報が自動でテキスト化されます。名刺管理ソフトの多くには無料トライアル期間があるため、ソフトの精度や使い心地を確認するとよいでしょう。

また、正しく読み取れなかった名刺情報をオペレーターが目視で修正してくれるサポートがあるソフトも存在するため、そういったサポートについても確認しておきましょう。

費用対効果を考慮する

名刺管理ソフトを選ぶ際には、月額利用料金のほかに初期費用やオプション利用料金もかかるため、それらを含めた費用対効果を確認することも重要です。特に、法人向けのソフトは機能に応じて様々な料金形態が設定されています。名刺管理ソフトを利用する人数や管理する名刺の枚数によって料金が変動する場合が多いため、どの程度費用がかかるのかあらかじめ計算しておきましょう。

セキュリティ対策が万全か確認する

名刺には、氏名や役職、連絡先など重要な個人情報が記載されているため、セキュリティ対策は万全かを確認することも重要です。特に、ネットワークを通じて名刺を管理するクラウドサービスを利用する場合には、過去に漏洩などの事故を起こしていないか、セキュリティマークを取得しているかなど確認しましょう。

また、部署や役職ごとにアクセスや閲覧権限が設定できるかも確認しておきましょう。

【個人向け】おすすめの名刺管理ソフト

Eight

（「Eight」公式サイト：https://8card.net/）

「Eight」は、基本無料で利用できる個人向けの名刺管理ソフトで、名刺を撮影するだけで素早くデータ化できる点が特徴です。また、スマートフォンなどから名刺情報を管理・検索できる機能や、URLやQRコードを送るだけで名刺を交換できるオンライン名刺交換機能も搭載しています。

Wantedly People

（「Wantedly People」公式サイト：https://people.wantedly.com/）

「Wantedly People」は、完全無料の個人向け名刺管理ソフトで、最大10枚の名刺を1回の撮影でまとめて読み込み、データ化できる点が特徴です。また、通信は暗号化されているため高いセキュリティ水準を持っています。

【法人向け】おすすめの名刺管理ソフト

Sansan

（「Sansan」公式サイト：https://jp.sansan.com/）

「Sansan」は、法人向けのクラウド名刺管理ソフトです。名刺管理の基本的な機能の他、電子契約の「クラウドサイン」と連携した契約管理オプションや、「Salesforce」と連携した商談管理オプションなど、他のクラウドサービスとの連携を推進している点が特徴です。

Eight Team

（「Eight Team」公式サイト：https://materials.8card.net/for-company/company-premium/）

「Eight Team」は、個人向け名刺管理ソフト「Eight」の法人向けソフトです。社内のEightユーザーそれぞれが保有している名刺情報を一元管理・共有することができます。Sansanよりも規模が小さく、30名未満での利用を推奨しているため、部署やチーム単位での利用に適しています。