ペーパーレス化の方法を解説｜メリット・デメリットやおすすめツールを紹介

ペーパーレス化を行いたいけれど、具体的な方法がわからない方が多いのではないでしょうか。ペーパーレス化は業務の効率化に繋がる重要な施策です。
この記事では、ペーパーレス化の意味やメリット・デメリット、方法やおすすめのツールを紹介します。

ペーパーレス化とは、書類や資料、請求書などの文書を電子化すること

ペーパーレス化とは、書類資料や請求書などの文書を電子化することを指します。文書を電子化することで、業務プロセスをデジタル化しやすくなり、業務の効率化を図れます。ペーパーレス化によってオンライン上でデータを共有しやすくなるため、近年のテレワーク推進にも効果的です。電子化できる書類はe-文書法によって定められており、免許証や許可証、船舶に備える手引書などを除き、電子化することができます。

また、2022年1月から電子帳簿保存法が改正され、電子データで受け取った帳簿は電子データのまま保存しなくてはならなくなったため、ペーパーレス化を進めていく必要があります。

ペーパーレス化のメリット

生産性が向上する

ペーパーレス化することで文書をデータとして扱えるため、文書の検索が容易になり、生産性の向上が期待できます。また、インターネットを介して文書データにアクセスできるようにすれば、パソコンやタブレット、スマートフォンなど端末を問わず文書を確認することができ、素早く情報が得られます。

コストが削減できる

ペーパーレス化によって印刷紙代など文書を印刷する際にかかるコストを削減できます。また、文書を電子データで扱うため、資料の印刷などの準備や郵送に必要な手間を省くことができます。

ペーパーレス化のデメリット

導入コストがかかる

ペーパーレス化を行うには機器やソフトウェアを導入する必要があるため、導入コストがかかります。また、電子ファイルを閲覧するためのタブレットの用意や、ネット環境を整える必要もあります。

ペーパーレス化の導入によってどれだけのコストを削減できるのかを試算することで、コストをかけるメリットを実感できます。全体での導入が厳しい場合には、部分的な運用から始める方法も一つの手です。

システム障害の影響を受けるおそれがある

オンライン上にファイルを保存した場合、ネット環境の不具合によってアクセスできなくなる場合があります。また、データが保存されているサーバーが故障した場合、データを失う場合もあります。バックアップをオンライン上だけでなく、オフライン上にも保存することでシステム障害の影響を避けられます。

ペーパーレス化の手順

ペーパーレス化の目的を明確にする

ペーパーレス化は紙資料を電子化するだけでなく、業務をデジタル化する機会にもなります。まず最初に、何のためにペーパーレス化を行うのか目的をはっきりと定め、経営陣からリードしていく必要があります。また、目的を明確にすることで、どこまでペーパーレス化するのか、どのようなツールを導入する必要があるのかを定められます。

関係各所とのすり合わせを行う

ペーパーレス化を進めるにあたって、社内外とのすり合わせを行いましょう。ペーパーレス化を成功させるためには、紙資料を好む人への配慮を行うことが重要です。紙資料を完全に排除するのではなく、紙資料を運用する余地を残す必要があります。

社内外でどの紙資料をペーパーレス化しても大丈夫なのかすり合わせを行い、紙資料をどこまで残す必要があるのか決めましょう。

ペーパーレス化のツールを決める

ペーパーレス化の目的にあったツールを選びましょう。例えば、資料の共有を素早く行いたい場合にはクラウドストレージサービスがおすすめです。

また、社員のITリテラシーの高さに合ったツールを選ぶことも重要です。操作が複雑なツールだと、パソコンに不慣れな社員の業務効率が下がってしまうため、注意が必要です。

スケジュールを決め、周知する

スケジュールを決めて周知することでスムーズにペーパーレス化を進められます。いつまでに紙資料から電子資料に移行するのか決め、ツールに慣れるための移行期間を設ければ、電子機器に不慣れな社員でも使い方を習得しやすくなります。また、社員にスケジュールを周知する際にペーパーレス化の目的を一緒に伝えれば、納得してもらいやすくなり、よりスムーズに進められます。

振り返り、改善する

ペーパーレス化した後には、事前に立てた目的が達成できているのか運用内容の評価を行いましょう。ペーパーレス化の実現においては、システムを導入したもののツールの操作が難しく、ほとんどの社員が紙資料を使用してしまうという課題がよく発生します。そういった課題に対して、ツールの操作説明会を開くといった改善のための行動を心がけましょう。

おすすめのペーパーレス化ツール

OCR

OCRとは「Optical Character Reader」の略であり、画像内の文字を認識し文字コードとしてデータに変換するツールのことを指します。OCRツールによって、スキャナーで取り込んだ書類データの文字を取り出すことができるため、文書内検索も可能になります。また、変換したデータは、WordやExcelなどのOfficeデータやPDFファイルとして保存できるため、共有しやすくなります。

クラウドストレージサービス

クラウドストレージサービスとは、インターネット上にデータ保管場所を提供するサービスです。このサービスを用いることで、ネット環境があればどこからでもファイルの共有や編集を行えます。

クラウドストレージサービスは、セキュリティ面でもメリットがあります。ファイル共有の際にメールに添付する必要がないため、誤送信による流出の可能性をゼロにできます。

バックオフィス業務ツール

会計や経費精算、退勤管理・契約といったバックオフィス業務をペーパーレス化するツールもあります。これらのツールを使いこなし、ペーパーレス化を推進しましょう。

• 会計ツール
  「入力した経費を自動で仕訳する」「口座と同期し、帳簿を自動で入力する」といった機能によって、効率的な帳簿作成が可能です。
• 経費精算ツール
  「駅名を入力して交通費を計算」「出張費を事前にオンライン申請」などの機能により、紙資料なしに経費を精算できます。
• 退勤管理ツール
  オンライン上で出退勤時間や残業時間を記録できるツールです。タイムカードが必要なく、自動で集計が可能です。
• 電子契約ツール
  電子契約ツールとは、電子データによって契約を結ぶツールのことを指します。電子データによる契約書であっても、紙の契約書と同じ法的効力を持つため、オンライン上での契約でも問題ありません。

ペーパーレス化において注意すべきポイント

電子帳簿保存法に則る必要がある

電子帳簿保存法によって電子データとして保存する際の条件や必要事項が定められているため、それに則る必要があります。紙資料を電子帳簿に記録した場合やスキャナーによって電子化した場合、オンライン上で取引した場合といった3つの状況に応じて保存要件が異なるため、事前に国税庁のページで確認しておきましょう。

ファイル・フォルダの命名規則を作る

検索しやすくするために、ファイルやフォルダの命名規則を作りましょう。例えば、日時やデータの種類、作成部署などをファイル名に盛り込むことなどが挙げられます。業務効率化のためにペーパーレス化したものの、必要なデータを見つけるのに時間をかけていては非効率です。