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ペーパーレス化の進め方や便利なシステム、メリット・デメリットを紹介

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 社内で使用する書類を電子化するペーパーレス化が、近年では多くの企業に注目されています。しかし、コストの削減などが可能なペーパーレス化は、いきなり導入すると失敗する可能性が高くなります。

この記事では、ペーパーレス化のメリット・デメリットや進め方、ペーパーレス化を進める上で便利なシステムやサービスを紹介します。

ペーパーレス化とは、書類などを電子データ化して管理し、紙の使用量を減らす取り組み

ペーパーレス化とは、社内で使用する書類などを電子データ化して使用・管理することで、紙の使用量を減らす取り組みを指します。

現在では電子帳簿保存法やe-文書法が施行され、企業で使用するほとんどの書類を電子データで保存することが可能です。

ペーパーレス化によるメリット

  • 紙書類にかかるコストを削減できる
    書類を電子化するため、メールなどでの添付が可能になります。そのため、紙の書類に必要だった用紙代やプリンター代、郵送にかかるコストを削減することができます。
  • 業務の生産性が上がる
    書類を電子データで扱うことで、ファイル名などで検索すると必要な書類を発見できるため、書類を探す手間を省け業務の生産性が向上します。また、電子データ化した書類はパソコンなどで閲覧できるため、現地まで見に行く必要もなくなります。
  • オフィスを省スペース化できる
    ペーパーレス化すると、キャビネットや書庫に書類を保存する必要がなくなり、オフィスを省スペース化できます。
  • セキュリティを強化できる
    電子データ化した書類にパスワードやアクセス権限を設定することで、情報漏えいや不正な改ざん等のリスクをコントロールでき、セキュリティの強化に繋がります。
  • 企業イメージが向上する
    ペーパーレス化を通じて、SDGsへの貢献や環境保全に対して取り組んでいるというアピールができ、企業イメージの向上に繋がります。

ペーパーレス化によるデメリット

  • 導入コストが生じる
    ペーパーレス化を進めるにあたり、書類を管理用のシステムやサービス、閲覧やデータ化用の機器が必要になるため、導入コストが生じます。
  • 書類の視認性が低下する場合がある
    紙の書類に比べて電子データ化した書類は視認性が下がる可能性があります。例えば、一つの画面に複数の書類を表示した場合、一つあたりの表示面積は小さくなります。
  • 機器の故障などの影響を受ける
    書類を電子データ化した場合、サーバーのダウンや機器の故障などの影響で閲覧できなくなる場合があります。

ペーパーレス化の進め方

ペーパーレス化を行う目的を明確にする

ペーパーレス化を行う際にはまず、ペーパーレス化を進める目的を明確に定めることが大切です。目的を明確にすることで、システムや機器を検討する際に目的に沿ったものを導入しやすくなります。

また、ペーパーレス化を進める旨を従業員にあらかじめ伝えることも重要です。紙書類から電子データに移行する際には、これまでとは異なる業務や手順が必要になるため、従業員の負担が増加すると考えられます。

従業員の協力や理解なしに進めるのは従業員との軋轢を生む原因になるため、事前に行う旨や意図を伝え、理解を得ることが大切です。

ペーパーレス化する書類の範囲を事前に決める

紙で保存する書類と電子データ化して保存する書類を、あらかじめ棲み分けておくことが重要です。

紙での保存が義務付けられている書類が法律で定められているほか、部署によって電子化したい書類が異なると考えられるため、ペーパーレス化のシステムなどを実際に導入する前に、電子化する書類の範囲を定めておきましょう。

取引先にペーパーレス化を周知する

ペーパーレス化を進める際には、取引先にもその旨を伝えることが大切です。

取引先によっては紙の方での取引を好む場合もあるため、電子化を行うことによるメリットや電子化を行う理由などを明確に記し、取引先の同意を得られるようにしましょう。

段階的にペーパーレス化を進める

いきなり全ての書類を電子化しようとすると、それに伴う莫大な作業と負担が従業員に強いられるおそれがあります。ペーパーレス化を進める際には、一部の部署から始めたり電子化する対象の書類の一部から始めたりするなど、段階的に導入することがおすすめです。

ペーパーレス化を進める上で便利なシステムやサービス

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、業務における完了までの一連の作業や手続きを電子化し、回覧や承認などをオンライン上で行えるシステムです。

ワークフローシステムの導入を通じて申請書を電子化し、承認などもオンラインで行うことができるためペーパーレス化の推進に役立ちます

クラウドストレージサービス

クラウドストレージとは、インターネット上に存在するファイルの保管場所のことです。クラウドストレージサービスを利用することで、ネット環境があればどこからでもファイルにアクセスできます

また、ファイルの共有もクラウドストレージサービスのURLを共有すれば可能であるため、メールにファイルを添付するといった手間や、誤送信による流出も防ぐことができます。

文書管理システム

文書管理システムとは、電子化した書類の保管や活用、廃棄を一括で管理できるシステムです。文書管理システムを利用することで、書類に期限を設けて自動で廃棄したり、書類の重要度に応じてセキュリティの強度を設定したりできます

電子署名・電子契約システム

電子署名・電子契約システムとは、紙の書類に印鑑を押す代わりに、電子データ化した書類に電子署名やタイムスタンプによって押印・署名を行い、契約の締結ができるシステムです。

印鑑や署名を貰うために移動する必要もなくなるほか、契約書なども電子データで扱うことが可能なためペーパーレス化を進める上で便利です。

クラウド人事労務システム

クラウド人事労務システムは、インターネット上で勤怠管理や給与、人事労務手続きなどを行えるサービスです。クラウド人事労務システムを導入することで、タイムカードによる勤怠管理の必要もなくなるほか、年末調整やその他の人事などに関する書類などを電子化できます

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