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ペーパーレス化による働き方改革推進｜支援ツールも紹介します
「ペーパーレス化」や「働き方改革」という取り組みについてご存知ですか？実はこの二つは大きく関わりあっています。
今回はペーパーレス化と働き方改革の関係や、働き方改革を支援するペーパーレス化ツールを紹介します。
目次
ペーパーレス化とは、書類の電子化を推進すること
ペーパーレス化とは、社内の紙書類の電子化を推進する取り組みのことです。
社内資料などについては決まりはありませんが、契約や税金などに関わる文書に関しては「e-文書法」「電子帳簿保存法」「電子署名法」などの法律による取り決めがあります。
- e-文書法
2005年に施行された、企業の文書の電子保存に関する法律です。e-文書法で電子保存が認められている書類には、商法や税法により保管が義務付けられている帳簿や請求書、領収書などの書類が挙げられます。一方で、船舶保管用の安全手引書のようないつでも読めるようにしておかなければならない書類や、免許証や許可証などの現物であることで効力を発揮する書類は紙の状態のまま保管しなければなりません。 - 電子帳簿保存法
1998年に施行された会計帳簿や国税関係文書・帳簿の電子化を対象とした法律です。2022年の法改正によって電子取引に関する国税関係の書類は電子データで保存することが義務付けられています。また、法改正前は電子データでの保存には税務署長の事前承認を必要としていましたが、現在では承認なしに電子化対応が可能であるため、社内の体制が整い次第スムーズにペーパーレス化に移行できるようになりました。 - 電子署名法
2001年に施行された電子上で行われる契約に関する法律です。この法律に則って契約を行うことで、電子上であっても従来の紙面を通じて行われるものと同等の効力を持つ契約とされます。
ペーパーレス化には、コスト削減や業務効率向上など、様々なメリットがあります。以下の記事で詳しく解説していますので、合わせてご確認下さい。
働き方改革とは、就職機会の拡大や能力発揮の環境を整えるための取り組みのこと
近年では、少子高齢化などにより労働者の減少が問題視されており、それを解消するために政府は働き方改革を推進しています。働き方改革とは、労働者の確保などを目的として、就業機会の拡大や能力を十分に発揮できる環境を整備する取り組みのことです。
働き方改革では、多様な働き方や長時間労働の是正、生産性の向上などを目指しています。これらを実現するためには、ペーパーレス化による業務環境の改革が必須です。
ペーパーレス化と働き方改革の関係
業務効率改善による残業時間削減
書類を電子化することで業務の効率が上がるため、残業時間が削減でき、長時間労働の是正につながります。
例えば、書類をテキストデータ化すると必要な情報が速やかに検索できるようになりますし、書類の保管・処分などの事務作業に手を取られなくなります。
リモートワーク推進
書類を電子化すれば、ネットワーク環境さえあればどこにいても書類を確認できるようになるため、リモートワークの推進につながります。また、電子契約システムを導入すれば、商談もインターネット上で完結させられます。
ペーパーレス化によってリモートワークを実現することで、多様な働き方が可能になり、介護・育児中の人などが自宅からでも出勤できるほか、遠方に住んでいる人でも雇用できるため、労働者を確保できるようになります。
働き方改革に有効なペーパーレス化支援ツール
オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネット上にデータを保存できるディスクスペースを指します。オンラインストレージにアップロードされたデータは、許可された人であれば誰でもアクセスできます。
ネットワーク環境が整った場所ならどこからでもデータを閲覧・保存・編集することができるため、出社しなくても資料の確認・作成などが可能になります。無料のサービスも存在しますが、セキュリティ面を考えると有料のものを利用した方が安全です。
インターネットFAX
インターネットFAXとは、PCやタブレット、スマートフォンなどを利用してFAXが送受信できるサービスです。
従来のFAXでは、読み込んだ原稿を信号に変換し、電話回線を通して送信します。一方、インターネットFAXはインターネット回線を介してFAXを送受信します。受信したデータはそのままPC上で管理できるほか、インターネットFAXと従来のFAX間でもやりとりが可能という特徴があります。
インターネットFAXを利用すれば、社員の自宅にFAX機がなかったり、取引先がまだFAXを利用していたりする場合でも、自社のペーパーレス化を進められます。
Web会議システム
Web会議システムには様々な機能が搭載されており、それらを利用すれば、対面のときと同じように会議や商談を進められます。例えば、データ共有機能を利用すれば、社外の人にも簡単に資料が共有できるほか、名刺も渡すことができます。また、ホワイトボード機能では共有された画面に情報を直接書き込めるため、視覚的に分かりやすく情報をまとめられます。
ほかにも、会議録画機能を利用すれば、やむをえず欠席した社員にも会議の様子を正確に共有することができます。
電子契約システム
電子契約システムとは、オンライン上でも契約が結べるサービスです。このサービスを利用して契約を締結することで、オンラインでの契約にも紙と同じ効力を持たせられます。締結した契約書の保管・検索もこのシステム上で行えます。業務を完全にリモート化する場合などには、この電子契約システムは欠かせません。
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