ファシリテーターとは？円滑に会議を進行するためのコツを紹介

会議において円滑な進行と有益な議論を促進するためには、ファシリテーターの存在が重要です。ファシリテーターは参加者の意見を引き出しつつ、中立な立場を保ち議論を促進します。
今回は、ファシリテーターの役割と、効果的な会議進行のためのコツを紹介します。

ファシリテーターとは、参加者の意見を引き出しながら、中立的な立場で会議を円滑に進行する調整役のこと

ファシリテーターは会議やグループディスカッションにおいて、参加者の意見を引き出し、中立的な立場で会議を円滑に進行する役割を担います。その目的は、効率的な議論と意見の整理を促進し、良い意思決定をサポートすることです。

ファシリテーターの役割

効率的に会議を進行する

ファシリテーターの役割の一つに、会議を効率的に進行することがあります。具体的には、会議の目的に沿って議題を整理し、優先順位をつけることで、議論が効率的に進むように参加者を誘導します。また、各議題に適した時間を割り当て、会議全体が時間内に進行するようタイムマネジメントを行います。

参加者の意見を引き出し議論を活性化させる

ファシリテーターは、参加者が積極的に意見を述べやすい環境を作り出す役割を担います。会議やディスカッションの冒頭で、参加者が発言しやすい状況を作るために、明確な論点を提示することが重要です。また、参加者の意見を引き出すために適切な質問を投げかけたり、参加者の発言に対してフィードバックを与え、議論を深めたりするように促します。

意見を整理してまとめる

議論が進む中で出された様々な意見やアイディアを整理し、まとめることもファシリテーターの役割の一つです。参加者の発言内容を簡潔に要約し、共通のポイントや重要な意見を整理します。また、ホワイトボードやスライドなどを使い、発言内容を視覚的に整理し、可視化することも重要です。

ファシリテーターが円滑に会議を進行するためのコツ

事前準備のコツ：会議の目的とゴールを明確に設定しておく

会議を成功させるためには、まず、会議の目的とゴールを明確に設定することが重要です。目的とゴールを明示する際には、具体的かつ明瞭な言葉を選びましょう。目的とゴールを明確に設定することで、参加者は議論の方向性や目標を理解しやすくなり、効果的な議論が期待できます。

事前準備のコツ：会議のアジェンダを作成し共有しておく

会議を円滑に進行するには、会議のアジェンダを作成し、参加者と共有しておくことが重要です。アジェンダには、議論するテーマや目的・ゴール、参加者、タイムスケジュールなどが含まれています。これにより、参加者は事前に準備をしやすくなり、会議が効果的に進行します。

会議中のコツ：中立的な立場で会議を進行する

ファシリテーターの重要な役割は、参加者が自由に意見を述べられる安心な環境を作ることです。そのためには、ファシリテーターが公平で中立な立場を守ることが必要です。個人の意見や立場の持ち込みは避け、議論の進行を促進することに注力しましょう。具体的には、客観的な視点で参加者の意見に耳を傾けることが大切です。

会議中のコツ：傾聴の姿勢を持ち意見がでやすい雰囲気を作る

参加者の意見に真摯に耳を傾けることは、円滑な議論を進める上で欠かせません。傾聴を心がけ、誰もが安心して意見を述べられる雰囲気を作りましょう。具体的には、相手の発言を遮らず、集中して最後まで聞くことが大切です。このとき相槌を入れることを心がけ、参加者が話しやすいよう表情にも気を配りましょう。

会議中のコツ：板書で発言内容を記録しておく

参加者の発言内容をホワイトボードやスクリーンなどに記録することで、議論の進捗が視覚的にわかりやすくなり、意見の整理も円滑に進められます。参加者も自分の発言が尊重されていることを感じ、議論に積極的に参加しやすくなります。このとき、参加者の発言意図とのズレ発生を避けるため、参加者の発言はそのまま記録することが重要です。

会議中のコツ：タイムマネジメントを行う

会議の時間を適切に配分することは、ファシリテーターが円滑に会議を進行するために重要です。各議題ごとに適した時間を設定し、議論が適切に進むよう計画的に進めましょう。議論が予定よりも長引いてしまった場合には、適宜時間の調整を行い、残りの議題にも時間を割るなど配慮しましょう。

会議後のコツ：速やかに議事録を共有する

議事録は、会議終了後すぐに作成し関係者に共有することが重要です。議事録を迅速に共有することで記憶の齟齬を避けられます。議事録の形式よりも、内容とタイムリーな共有が重要なため、アジェンダに議論の成果を追加するだけでも十分な議事録となります。また、形式にこだわらないなら、板書を写真に撮って共有することも有効です。