アジェンダとは？レジュメなど類語との違いやメリットを解説

近年、会議に関して聞く機会が増えているアジェンダという言葉ですが、正しく理解できているでしょうか。レジュメなど類語が多く、混同してしまっているかもしれません。
今回は、アジェンダと類語との違いや作成するメリットを解説します。

アジェンダとは会議の議題や全体の流れをまとめたもの

アジェンダとは会議の議題や全体の流れをまとめたもので、日本語で議題や予定表を意味します。会議において、予定している内容のまとめを事前に共有し、会議を円滑に進行するために用いられます。

類語との違い

レジュメ

レジュメはアジェンダと同じく会議の場で使われる、混同しやすい言葉です。アジェンダはこれから会議で話し合う予定をまとめたものですが、レジュメは会議や発表会でのプレゼン内容を要約したものです。

サマリー

サマリーもアジェンダと混同しやすい言葉です。サマリーは要約、要点を意味します。会議や打ち合わせにおいては、報告書やレポートなどの重要な部分を要約した文章を意味します。

アブストラクト

アブストラクトはサマリーと同じく、要約・要点という意味を持ちますが、使われる場面が違います。サマリーはビジネスシーンで使われますが、アブストラクトは研究報告や論文などに用いられます。

議題

議題とは会議で議論される具体的な題目のことです。アジェンダは会議全体の流れをまとめたものであり、議題はアジェンダを構成する要素の1つです。

アジェンダを作成すると、目的が明確になり会議の効率が上がる

アジェンダは行われる会議の議題をまとめたものであり、「何を話し合い、何を決定するのか」という目的が示されているため、アジェンダを共有することで参加者全員の目的を統一できます。参加者の目的が統一されれば、議論が逸れることがなくなり、目的を達成するために集中して議論を進められます。

アジェンダに記載すべき項目

アジェンダに決まったテンプレートはありませんが、基本的には以下の要素で構成されます。

【アジェンダの基本的な構成要素】

• 会議名
• 日時
• 場所
• 目的
• 議題とタイムテーブル
• 参加者
• 配布資料
• 備考

また、会議に社外のメンバーがいる場合は場所がわかりやすいように地図を載せるなど、場合によって工夫すると良いでしょう。

アジェンダを作成する際の注意点

議題に優先順位をつける

アジェンダを作成する際は、会議で達成しなければいけない目的を意識して議題に優先順位をつけることが重要です。会議当日の流れで話が逸れてしまうことがあっても、あらかじめ議題に優先順位をつけておくと、会議が長引いたり、延期になったりする事態を防げます。また、議論の十分な時間を確保するために、1つの会議にあまり多くの議題を詰め込まないようにすることにも注意が必要です。

質疑応答の時間を考慮してタイムテーブルを作る

会議は主催者や話者が一方的に話すものではなく、参加者が全員で意見を出し合い、認識をすり合わせるものです。そのため、最後に質疑応答の時間を作り参加者の疑問や不満などを解消することで、参加者のモチベーションが高まり、会議目的を達成しやすくなります。