アジェンダとは？会議でのメリットや記載内容、作る際の注意点について解説

アジェンダという言葉を知っていますか？意味は知っているけれど、会議におけるメリットや具体的な記載内容については知らないという方も多いのではないでしょうか。
今回は、アジェンダの概要や会議におけるメリット、記載すべき内容、注意点について解説します。

アジェンダとは、会議で取り扱う内容の予定をまとめたもの

アジェンダ（agenda）とは課題や予定を意味する語句であり、ビジネスにおいては会議で取り扱う内容の予定をまとめたものを指します。会議参加者が事前に配布されたアジェンダを確認しておくことで、会議のテーマやスケジュール、参加者などの情報を把握できるため、準備をした上で会議に臨めます。

レジュメとの違い

アジェンダと似た意味を持つ語句としてレジュメがあります。レジュメとは、話す内容の要約や概要を記載した資料のことを意味します。アジェンダは会議で話し合う予定のテーマや議題を端的にまとめたものであるのに対し、レジュメは内容の核となる部分をまとめたものである点で2つは異なります。

議事・議案との違い

アジェンダとよく間違われる語句として、議事・議案があります。議事とは、会議で話し合うことや話し合った内容を指し、会議で取り扱う内容の予定を意味するアジェンダとは異なります。

また、議案とは会議で話し合って決定する決議案のことを意味します。議案は会議で決定すべき具体的な内容が既に定まっているのに対し、アジェンダは具体的な内容が定まっていない点で違いがあります。

アジェンダを作成するメリット

会議を円滑に進行できる

アジェンダを作成することで議論すべき事項やスケジュールが明確になり、会議を円滑に進行できます。円滑に進行できれば、予定していた時間内に会議の目標を達成することができるでしょう。

議題を事前に把握できる

アジェンダを作成することで、会議に参加するメンバーが議題やスケジュールを事前に把握できます。会議に参加するメンバーが事前にアジェンダを確認できれば、会議に向けた準備をすることができ、より有意義で充実した会議につながります。

アジェンダに記載するべき内容

アジェンダに記載するべき内容として、以下のような項目があります。

• 会議の名称
  会議で取り扱うテーマについて端的に記載します。

• 開催日時
  会議を開催する日付と時間を記載します。

• 開催場所
  会議室の部屋番号まで詳細に記載します。

• 開催目的
  会議を開催する目的が一目でわかるように詳細に記載します。

• 議題
  会議で取り扱う内容について具体的に記載します。1つの議題にかける時間も記載すると、参加者にとってより分かりやすくなります。

• 参加者
  参加者の氏名と役職を記載します。

• 会議で使用する資料
  会議当日に使用する資料の一覧を記載します。

• 備考
  問い合わせ先について記載します。紙面に余裕があればメモ欄としてもよいでしょう。

アジェンダの記載例

アジェンダを実際に作成してみると、以下のような内容になります。

アジェンダを作成する際の注意点

スケジュールに余裕を持たせる

アジェンダを作成する際は、当日のスケジュールに余裕を持たせることが大事です。会議のスケジュールをあまりに厳しくしすぎると、当日うまく進行できなかった場合に延長を繰り返すことになり、アジェンダで事前に通知した意味がなくなってしまいます。

必要事項の記載が漏れないようにする

必要事項の記載が漏れていないか確認しましょう。アジェンダの必要事項が漏れたまま通知されてしまうと、追加で全員に訂正の連絡を入れる必要が生じてしまい、時間やコストの無駄が生じます。

会議の目的を明確に示す

アジェンダには会議の目的を明確に記しましょう。会議の目的が不明確だと、アジェンダを事前に確認した参加者が議論の方向性を把握できず、当日の会議を円滑に進行できなくなるおそれがあります。