業務改革・改善

めんどくさい日報とはおさらば!日報を簡単に書くコツを紹介!

社内で日報が導入されている方なら、一度は日報がめんどくさいと感じたことがあるのではないでしょうか。

しかし、面倒に感じる日報も、コツを掴めば簡単に書けてしまうのです。今回は、そんなめんどくさい日報を簡単に書くコツを紹介していきます!

日報がめんどくさく感じる4つの理由

一日の最後に書くため時間がかかる

日報は全ての業務を終えてからまとめて書くことが多いため、一日の業務を思い出すのに時間がかかります。

まとめて日報を書くほうが効率がよく見えますが、一日の仕事を終えて、疲労が溜まった状態で日報を書くと、頭が回らず時間がかかってしまい、かえって効率が悪くなってしまうのです。

紙媒体で提出しなくてはいけない

日報が紙媒体の場合は書くことだけでなく、共有にも時間がかかり面倒です。上司に提出するにもどちらかが不在だとすぐに共有することが難しいというデメリットもあります。

また、紙媒体だと管理が大変で、検索機能もないので過去の日報を読み返すのにも時間がかかり面倒に感じてしまいます。

何を書けばいいかわからない

毎日同じような作業をしていると特に書くことがなかったり、そもそも書かなければならない項目がわからなくなったりして、内容を考えることがめんどくさく感じてしまいます。

誰も見ていない

日報は上司とのコミュニケーションツールと捉えて導入している会社も少なくないでしょう。しかし、書き手のあなたと同じように、上司も毎日似たような日報を読み続けることが面倒だと感じているかもしれません。

そのため、上司も日報を流し読みしてしまったり読まなかったりして、リアクションが得られず、書き手も日報を書くモチベーションを維持することができないのです。

簡単に書くコツは時間をかけないこと!

日報を少しでも楽に書くコツは、時間をかけないことです。
では、時間をかけずに日報を書く方法を紹介いたします。

書く項目を決めてテンプレートを作る

あらかじめ日報に書く項目を決めて、テンプレートを作っておきましょう。だいたいでいいので、書く項目を決めて頭の片隅に置いておくだけで、日報に必要な項目を考えながら業務をすることができます。

以下の2つは最低限項目に入れてしておくと良いでしょう。

  • 一日の業務内容
  • 問題点と改善点

また、業務にかかった時間を覚えておくとなお良いです。

時間 業務内容 問題点・改善点
例:12:00〜13:00 〇〇様と打ち合わせ 説明に手間取ってしまったため、パワーポイントなどを活用すべきだった

 

日報に必要項目を当てはめる際には、上記のように横並びのテンプレートを作っておくと、所要時間や改善点が一目でわかるのでおすすめです。

日報ツールを活用する

日報を面倒に感じている多くの人の悩みを解決するための、日報ツールやアプリを活用するのも一つの手段です。

・LINE WORKS


https://line.worksmobile.com/jp/
(出典:LINE WORKS 公式サイト)

  • 特徴
    チャットツールとして普及している「LINE」のビジネス版ツールです。
    普段から「LINE」を利用しているユーザーにとっては、機能がわかりやすく使いこなしやすいのが特徴です。
    また、プライベートアカウントとは別にアカウントを作成することができるので、アカウントを使い分けることができます。
  • 料金
    0円〜1200円/1ユーザーあたり
    フリープランが無期限で利用可能なので導入しやすく、共有したいストレージに合わせて料金プランを変更することができます。

 

・houren.so


https://www.houren.so/
(出典:houren.so 公式サイト)

  • 特徴
    簡単に写真を投稿でき、問題点や課題を手軽に社内で共有することができます。また、写真にGPS情報を追加できるので、複数の現場の情報を共有しやすいことが特徴です。
    そのほか、写真に直接矢印や線を書き込むことができるので、画像を使って報告したい時には非常に便利なツールです。
  • 料金
    0円〜2500円/1ユーザーあたり
    3グループ300MBまで無料で利用可能なので、フリープランで試運転を行い、使いやすければ2500円の有料プランに加入するのが良いでしょう。

 

まとめ

いかがでしたか?日頃から面倒に感じてしまう日報もコツを掴めば簡単に書くことができます。
日報を簡単に書いて、業務へのストレスを軽減しましょう!

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