ビジネスメール

知っておきたい!インタビューを依頼する際のメールマナー

顧客や企業に向けてインタビューを依頼する場合に、何を書けばいいかなど疑問が多いのではないでしょうか。
丁寧な依頼メールだと、相手も快くインタビューに応じてくれるはずです。

今回は、ビジネスマナーに沿った丁寧なインタビューの依頼メールの作り方を紹介します!

依頼は電話よりメールが望ましい

ビジネスの場面ではメールだと失礼に当たるのではないかと考えている方も多いと思います。

しかし、電話だと相手の都合のいい時間に合わせられるかどうかわからないため、相手の時間を拘束してしまいます。さらに、口頭での共有のため、日時や趣旨など共有事項の理解にズレが生じてしまうことも少なくありません。

そのため、依頼をする段階では、共有事項を確認しやすく相手の時間を拘束しないように、メールで連絡する方が良いでしょう。

メールに書くべき5つの要素

依頼メールの共有事項に抜け漏れがあると、再度メールを確認してもらうことになり、相手の手を煩わせてしまいます。

相手に迷惑をかけないためにも、以下の4点は最低限本文に記載するようにしましょう。

1. 依頼主の所属や身分の説明

依頼する側がどのような人物かが伝わらなければ、相手に不信感を与えてしまい、インタビューを断られてしまう可能性があります。

そのため、依頼主の名前と会社名・所属は必ず明記しましょう。

また、依頼主がどのような人物かを伝えることで、インタビューの趣旨や目的を理解してもらいやすくなるというメリットもあるのです。

2. なぜそのインタビュイーでないといけないのかを伝える

インタビューはインタビューを受ける側(=インタビュイー)の時間をいただいて行うものです。相手が「なぜ私に依頼してきたのかわからない」状態だと、断られてしまう可能性があります。

そのため、なぜその相手に依頼したのかを書くようにしましょう

「このインタビューは私が受けるべきだ」と相手に感じてもらえれば、インタビューを許諾してもらえる可能性が格段に上がります。

3. インタビューの趣旨

インタビューのテーマや目的をメールに記載しましょう。また、インタビューの内容をメディアに掲載する場合は、掲載する媒体も明記しましょう。

テーマや目的などインタビューの趣旨を伝えることによって、相手に何を聞きたいかがわかりやすくなり、インタビュイーも回答を準備しやすくなります。

また、企画書などのインタビューの主旨が伝わる資料を添付するのもおすすめです。

4. インタビューの日時・場所

依頼したいインタビューの希望日時・インタビュー全体の所要時間・場所を必ず記載するようにしましょう。

これらがなければ、相手も日程調整ができず、インタビューを許諾しにくくなってしまいます。

はっきりとした日程や場所が決まっていない場合や、相手と相談して日程を決める場合は、「○月初旬までに」など大体の締め切りを伝えて、相手と日程調整を行いましょう。

5. 謝礼の有無や金額

面識のある相手であれば特段謝礼の有無を記載する必要はないですが、関係性がまだない場合には謝礼の有無を明確に記載するようにしましょう。

謝礼の金額によってインタビューを受けるか考える方も多いです。インタビュー後にトラブルにならないためにも、事前に確認しておきましょう。

依頼メールの例

初めてメールをする相手の場合

件名:【インタビューのお願い】株式会社○○の〈氏名〉です

本文:
株式会社●●
●●部
〈相手の氏名〉様

株式会社○○ ○○部の〈氏名〉と申します。
突然のご連絡を失礼いたします。

「○○」にて掲載されておりました●●様の記事を拝見し、インタビューをさせていただけないかと思い、連絡いたしました。

恐れ入りますが、下記をご確認いただき、ご検討いただけないでしょうか。

取材内容:〈テーマ・目的〉
取材希望日時:〈日程・時間〉
場所:〈場所〉
謝礼:〈金額〉円
お時間は○時間程度を予定しております。
(※企画書を添付いたしますので、ご確認ください。)

恐れ入りますが、御諾否のお返事を○日までにいただけますと幸いでございます。

お忙しい中恐縮ではございますが、ご検討いただければと存じます。

—————————-
株式会社〇〇 〇〇部 〈氏名〉
〒000-0000
〈会社の住所〉
Tel:〈電話番号〉 / Fax:〈FAX番号〉
Mail:〈メールアドレス〉
URL:〈自社のHPアドレス〉
—————————-

面識のある相手の場合

件名:【インタビューのお願い】株式会社○○の〈氏名〉です

本文:
株式会社●●
●●部
〈相手の氏名〉様

お世話になっております。
株式会社○○ ○○部の〈氏名〉です。

先日ご相談させていただいておりましたとおり、正式にインタビューをお願いしたく存じます。

インタビューの内容につきましては、下記の事項をご確認ください。

取材内容:〈テーマ・目的〉
取材希望日時:〈日程・時間〉
場所:〈場所〉
謝礼:〈金額〉円
お時間は○時間程度を予定しております。
(※企画書を添付いたしますので、ご覧ください。)

恐れ入りますが、○日までにお返事をいただけますと幸いでございます。

お忙しい中申し訳ございませんが、ご確認をお願いいたします。


上記の例は依頼メールの一例です。

シチュエーションに合わせた依頼メールの書き方をさらに知りたい方はこちらをご覧ください。

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お礼メールを忘れずに送ろう

インタビューを無事に終えたら、できるだけ早いうちに相手にお礼のメールを送りましょう。インタビューを終えた翌日の午前中までに送るのがベストタイミングと言えます。

なるべく早く丁寧なお礼メールを送ることで、誠実さが伝わり、相手との関係を良好に保つことができます

お礼メールの詳しい書き方はこちらをご覧ください。

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まとめ

いかがでしたか?

インタビュー依頼は誠実さが伝わるメールを作れるかどうかが大きな鍵となります。
趣旨の伝わる依頼メールでインタビューに快く応じてもらいましょう!

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