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知っておきたい！インタビューを依頼する際のメールマナー
インタビューをメールで依頼する際には、押さえておくべきポイントがいくつかあります。
どのようなインタビューであっても、相手に失礼がないように注意し、快く引き受けてもらえる依頼を心がけなくてはなりません。
今回は、インタビューを依頼する際のメールの書き方について、詳しく解説します。
目次
インタビュー依頼メールに書くべき基本項目
依頼メールには、「6W3H」が記載されていることが鉄則です。
なぜ（Why）、何を（What）、誰が（Who）、誰に（with Whom）、いつ（When）、どこで（Where）、どのように（How）、どれだけ（How many）、いくら（How much）をもれなく記載するようにしましょう。
挨拶と自己紹介
まずは自己紹介を行い、こちらが何者であるのか、どのようなことをしているのかを簡潔に説明します。
- 氏名
- 企業名・部署名
- 事業内容
- 掲載予定のメディア
依頼の目的
なぜインタビューを依頼したいのか、どのようなことについて聞きたいのかを明確にして伝えましょう。企業の窓口に連絡する場合で、インタビューをしたい相手が決まっているときには、対象者の名前も記載します。
- インタビューしたい理由
- インタビューの対象者
インタビューの内容
依頼する段階で、質問内容についてもあらかじめ伝えておきましょう。例えば相手が「インタビュー自体は受けられるが、この質問については回答できない」という場合もあるため、事前に確認しておくと安心です。
大まかな質問内容を知ることで相手にとっても依頼を受けるか考えやすく、当日までに回答の準備をしてもらうこともできます。内容については、箇条書きで簡単に記載するか、企画書などの資料を添付しても良いでしょう。
さらに、写真撮影などを希望する場合は、必ずその旨も記載しておきましょう。
- 質問事項の箇条書きなど
- 撮影の有無
希望日時・インタビュー方法
希望日時については、全面的に相手に委ねるのではなく、こちらから選択肢を提示しましょう。相手にとっても答えやすく、こちらの予定が合わない日時を指定されるリスクもありません。
選択肢は3〜5つくらいが望ましいでしょう。この際、所要時間についてもあわせて伝えます。
また、オフラインで直接会って話を聞きたいのか、オンラインでのインタビューなのかを明記し、オフラインの場合は物理的な場所を、オンラインの場合は使用するツールなども伝えましょう。
- 希望日時の選択肢
- 所要時間
- インタビューの方法
- （オフラインの場合）場所
- （オンラインの場合）使用ツールやURL
謝礼
インタビューに対する謝礼や会場までの交通費を用意する場合は、その額や形式を明確にしておきましょう。予算の関係で謝礼を用意出来ない場合も、必ずその旨を記載します。
事前に認識を合わせておくことで、後からトラブルが起こることを避けられます。
- 謝礼の有無
- （ある場合は）金額・形式など
返信期限
相手からの返信を希望する期限も忘れずに記載しましょう。インタビューの全体的なスケジュールを考慮して、引き受けてもらえず別の人を探すことになった場合や、予定通りに進まなかった場合でも、十分に対処できる期限を設定しておきます。
- 返信期限
メールでインタビューを依頼する際のポイント
わかりやすい件名をつける
件名だけでメール内容がわかるようにしておくことは、インタビュー依頼の際に限らず、ビジネスマナーの一つといえます。簡潔に目的を伝える件名を心がけましょう。
目的にあわせて自社名なども記載しておくと、件名を見ただけで誰からのどのような内容のメールなのかが伝わり、安心して開封してもらいやすくなります。
【〇〇についてのインタビュー依頼】【〇〇のお願い】など、簡単な装飾をつけて目を引く工夫をすることも効果的でしょう。
自分の言葉で書く
インタビューを依頼する際には、相手に熱意を伝えることが重要なポイントです。丁寧な言葉遣いを心がけることはもちろんですが、メールでは温度感が伝わりにくいため、テンプレートをそのまま使用するのではなく、自分の言葉で書くようにしましょう。
「他でもない、貴社に（◯◯さんに）依頼したい」という思いを書くことで、依頼の快諾につながりやすくなります。
最終チェックをしてから、適切なタイミングで送信する
メールの作成が終わったら、送る前に必ず内容の最終チェックをします。必要な情報がもれなく記載されているかや、誤字脱字がないかはもちろん、宛先などもしっかりチェックし、相手に不快な思いをさせたり困らせたりすることがないように注意しましょう。
また、相手が忙しいタイミングを避けて送信した方が、快く対応してもらいやすくなります。できれば週初めや週末は避け、週中の午前中などに送ると良いでしょう。
リマインドメールを送る
インタビューを承諾してもらったら、前日もしくは当日にリマインドメールを送りましょう。特に約束をしてからインタビュー当日までに日数があいている場合は、先方が忘れているおそれがあります。
また、オンラインでインタビューをする場合は、Webインタビュー用のURLに接続してもらう必要があります。依頼時のやり取りですでに伝えている場合でも、必ず再度URLを記載し、過去のメールから探し出してもらう手間をかけることのないようにしましょう。
インタビュー依頼メールの例
件名：【インタビューのお願い】株式会社○○〈氏名〉
本文：
株式会社●● ●●部
〈相手の氏名〉様
突然のご連絡を失礼いたします。
株式会社○○ ○○部の〈氏名〉と申します。
弊社では現在、〈事業内容〉に取り組んでおります。
そこで「○○」にて掲載されておりました●●様の記事を拝見し、〈相手の活動分野〉でご活躍されている●●様に、ぜひインタビューをさせていただけないかと思い、ご連絡いたしました。
恐れ入りますが、下記をご確認いただき、ご検討いただけませんでしょうか。
取材内容：〈テーマ・目的〉
取材希望日時：〈日程・時間の候補〉
・〇月〇日（火）〇〇：〇〇～
・〇月〇日（水）〇〇：〇〇～
・〇月〇日（金）〇〇：〇〇～
場所：〈場所（オンラインの場合はその旨）〉
掲載予定のメディア：〈URLや雑誌名〉
謝礼：〈金額〉円
お時間は○時間程度を予定しております。
インタビューの詳しい内容については、企画書を添付いたしますので、ぜひご確認ください。
また、ご不明な点がございましたら何なりとお問い合わせください。
恐れ入りますが、○日までにお返事をいただけますと幸いです。
お忙しい中恐縮ではございますが、何卒ご検討いただければと存じます。
—————————-
株式会社〇〇 〇〇部 〈氏名〉
〒000-0000
〈会社の住所〉
Tel:〈電話番号〉 / Fax:〈FAX番号〉
Mail:〈メールアドレス〉
URL:〈自社のHPアドレス〉
—————————-
上記は初めての相手に送る依頼メールの一例です。
相手との関係や状況に合わせて、自分の言葉で編集してください。
インタビュー後にはお礼のメールを
インタビューを無事に終えたら、できるだけ早いうちに相手にお礼のメールを送りましょう。インタビューを終えた翌日の午前中までに送るのがベストです。
なるべく早く丁寧なお礼メールを送ることで、誠実さが伝わり、相手との関係を良好に保つことができます。
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| 監修 | |
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Baseconnect株式会社 マーケティングチーム マネージャー 河村 和紀（かわむら かずき） 大手人材紹介会社に新卒入社。その後、Webメディア「ferret」を運営する株式会社ベーシックに入社。営業、営業企画、イベントマーケを経て、マーケティングマネージャーに就任。 主な寄稿実績『マーケター1年目の教科書』、『MarkeZine(マーケジン) vol.66』 |
