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異動の挨拶メールを送る目的とは｜作成の基本と相手別の例文を紹介
異動することになった時、異動の挨拶メールの書き方がわからず困っている方も多いのではないでしょうか？
今回は、異動の挨拶メールを送る目的と作成の基本を解説し、相手別の例文を紹介します。
目次
異動の挨拶メールを送るのは、感謝の気持ちを伝え、引き継ぎをスムーズに行うため
異動が決まった際には、今までお世話になった方々に感謝の気持ちを伝えるだけでなく、後任者の紹介を行い、これまでの仕事をスムーズに引き継ぐために挨拶メールを送る必要があります。
また、異動先部署への挨拶を行うことで、異動先において幸先よく仕事を始められます。
異動の挨拶は対面で行う方が望ましいですが、時間の都合がつかずメールで報告する場合は謝罪の気持ちを追記することも大切です。
異動の挨拶メールのマナー
メールの送信は異動が確定した後に行う
正式に異動が発表される前の段階では、挨拶メールを送ってはいけません。辞令が出されてから、メールの送信を行うことが原則です。また、会社ごとに挨拶メールのタイミングに関して、慣例がある場合もあります。あらかじめ上司に確認しておき、適切なタイミングでメールを送信するようにしましょう。
件名は一目見て、内容がわかるようにする
挨拶メールの件名は、一目で異動の挨拶であることが相手に伝わるように設定します。また、以下の例のように所属部署以外に宛てる場合は所属を記載し、社外宛ての場合は社名を記載するようにしましょう。
- 件名の例
社内・同部署宛て：「異動のご報告」「異動のご挨拶」
社内・別部署宛て：「異動のご報告 ○○部 （氏名）」
社外宛て：「【異動のご報告】 ○○株式会社（氏名）」
部署全体には一斉送信しても大丈夫
本来、挨拶メールは一人一人に対して感謝の気持ちを込めて送るべきですが、時間がなく挨拶すべき人が多い部署の場合はBCCに送信したいアドレスを入力し、一斉送信することもやむを得ません。
しかし、上司や業務で直接関わった人には個別にメールを送ることがマナーです。
異動の挨拶メールの基本構成
異動の挨拶メールには、以下の5つの項目を盛り込みます。
- 異動の日付
- 新しい配属先
- 異動後の連絡先
- 後任者の情報
- 引き継ぎの日付
異動後に連絡先が変更しない場合には、「連絡先の変更はありません」などの一言をメール内に記載するようにしましょう。
3つのケース別のメール例文を紹介
異動前部署と異動先の部署では一斉送信メールを、取引先には個別メールを想定して例文を紹介します。
異動前部署へのメールの例
異動前部署に対しては、これまでの感謝とともに挨拶メールを書きましょう。
| 件名：異動のご報告
○○部の皆様 お疲れ様です。○○です。 この度、○月○日付けで○○部から△△部へ異動することとなりました。 また、これまでの私の業務は●●に引き継ぐことになりました。業務に関するメールは○月○日以降、●●宛にお送りくださいますよう、よろしくお願いします。 後任者の連絡先は下記の通りです。 私の○月○日以降の連絡先は下記の通りです。 部署は変わりますが、今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いします。 |
異動先の部署へのメールの例
異動先の部署に対しては、今後の抱負を盛り込んだ挨拶メールを書きます。
| 件名：異動のご挨拶 ○○部 （氏名）
△△部の皆様 お疲れ様です。○○です。 この度、○月○日付けで○○部から△△部へ異動することとなりました。 また、これまでの私の業務は●●に引き継ぐことになりました。 後任者の連絡先は下記の通りです。 私の緊急時の連絡先は下記の通りです。異動前に何かございましたら、ご連絡ください。 略儀ながら、メールでご挨拶申し上げます。 |
取引先へのメールの例
取引先への挨拶メールでは、後任者の紹介、今までの感謝の気持ちを書きましょう。
| 件名：異動のご報告 ○○株式会社 （氏名）
株式会社＊＊ ＊＊部 いつも大変お世話になっております、○○株式会社の○○です。 直接ご挨拶にお伺いするべきところですが、メールでのご挨拶になってしまい、大変申し訳ありません。 また、これまでの私の業務は●●に引き継ぐことになりました。 後任者の連絡先は下記の通りです。 私の○月○日以降の連絡先は下記の通りです。 部署は変わりますが、今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いします。 |
いかかでしたでしょうか？
この記事では異動の挨拶メールを送る目的と作成の基本、宛先別の例文を紹介しました。
異動する際は、この記事をもとに今までお世話になった人やこれからお世話になる人に、適切な挨拶メールを送りましょう。
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