ビジネスマナー

営業での会社訪問のマナーを流れで解説!相手に好印象を与えよう

会社訪問では「マナーを守ること」が非常に大切です。あなたの振る舞いで、相手から見た会社全体の印象が決まります。

そこで今回は、会社訪問前に準備しておくべきことや、会社訪問のマナーを流れで解説していきます。

会社訪問の前に必ずアポイントをとる

商談などで会社訪問をする際には、メールや電話でアポイントをとらなければなりません

電話をかける際は時間帯に注意する

昼休みや営業時間外でのアポイントの電話は、休憩中の相手に対応させてしまうことになるので失礼にあたります

また、相手が忙しいと思われる始業時刻の直後や、仕事を終えようとしている終業時刻の直前、電話をかけることも大変迷惑です

相手会社の営業時間が9時から17時の場合は、10時から12時の間に電話をかけるのがポイントです。朝礼後で忙しい時間ではなく、午前で外回りに行っている可能性も低いため、相手にとって都合の良い時間帯です。

時間を指定する際は相手の都合を考慮する

こちらからアポイントの時間帯を指定する場合は、相手の都合を考慮しなければなりません。
架電を避ける時間帯と同様に、営業時間外や始業時刻付近および、終業時刻付近を指定しないように注意しましょう

会社訪問の準備

会社訪問の約束日が近づいてきたら、以下のポイントを確認しましょう。

  • 前日か当日にアポイントの確認をとる
    アポイントをとってから日が経つと、相手が忘れてしまっている場合があります。会社に赴く前に「明日3時からのお約束ですが、ご都合などお変わりないでしょうか?」と電話で確認しましょう。メールで確認する場合は、日時と場所を箇条書きにするなど、項目ごとに相手が確認しやすい形式にします。
  • 資料や名刺は予備も用意しておく
    当日、事前に聞いていたよりも多くの人数で会議をする場合があります。そのようなときでも、全員に資料や名刺を渡せるように予備も持っていくことが安全です。特に、名刺はいかなる状況でも切らさないように心掛けましょう。
  • 交通手段や所要時間を下調べする
    遅刻をしないためにも、会社までのルートと所要時間を把握しておきましょう。また、電車などの乗り継ぎ情報も確認しておくと安心です。
  • 清潔感ある服装で
    服装は第一印象に大きな影響を与えます。シワや汚れがないかを確認しましょう。また、靴を磨いておくのもポイントです。

会社に入るまでのマナー

会社には5分前に到着する

会社近辺にはおおよそ30分前に到着するように予定を組むと安心です。乗り換えがうまくいかなかった場合や、遅延にもある程度対処できます。ただし、会社内に入るのは5分前にしましょう。入るのが早すぎると、相手を焦らせてしまいます。そのため、早く着きそうなときは、会社近辺で時間を潰しましょう。

万が一遅刻しそうなときは、必ず電話を入れてお詫びしましょう。メールでは相手に気づいてもらえない場合があります。電車が遅延したときなどは、遅れる可能性が出てきた時点で電話を入れましょう。

会社に入る前に確認すべきこと

会社に到着したらすぐに入るのではなく、以下のポイントを確認します。

  • コートを脱ぐ
    会社内に入る前にコートを脱ぎ、きれいに折りたたんで腕にかけましょう。手袋やマフラーなども、一緒に外してカバンにしまっておきます。
  • 携帯電話をマナーモードに
    携帯電話がマナーモードになっているかを確認しましょう。商談中に音が鳴ってしまうと、大変迷惑です。
  • 濡れた傘は傘立てに置く
    雨が降っていて傘が濡れている場合は、会社内を濡らさないように傘立てに置きましょう。もし、傘立てが見当たらなければ受付で尋ねます。

会社訪問のマナーを流れで解説

受付で用件を伝える

受付で以下のように名前や用件を伝えます。
「いつもお世話になっております。株式会社○○の△△と申します。本日3時より、○○部の△△様とのお約束で参りました。」

社内で人とすれ違ったら、挨拶をしっかりしましょう。立ち振る舞いの全てを見られているという心構えをしておくことが大切です。

部屋に案内されたら下座に着席する

会議室や応接室に案内されたら、下座に着席して相手が来るのを待ちます。ただし、案内の人に上座へ勧められたら、指示に従いましょう。上司に同行している場合は、上司が入った後に入室します。

カバンは席のすぐ側の床に置き、コートは折りたたんだ状態で自分の席にかけます。手土産は袋から出して、隣の椅子または机の上に置きます。

着席したら、名刺入れと資料を出して待ちます。会ったことのある人が担当でも、同行者がいる場合もあるので名刺入れは出しておきましょう。

お茶が出されたら、お礼を述べて相手が来るまで飲まずに待ちます。相手に勧められたら、「ありがとうございます、いただきます。」と伝えて飲みましょう。

商談の流れ

  1. 相手が来たら、立ち上がって挨拶
    相手がドアをノックしたら立ち上がって挨拶をします。その後、近づいて名刺交換を行います。名刺は先に自分が渡しましょう
  2. 軽い雑談でコミュニケーションをとる
    緊張をほぐすために、軽い雑談でコミュニケーションを図りましょう。相手の名刺を褒めたり、会社周辺の情報を聞いたりするのも良い手です。
  3. 本題
    商談では相手のニーズに応える商品を提案します。相手の興味や意見をしっかり聞いて、競合他社との違いをアピールしましょう。
  4. 商談を切り上げる
    訪問した側が商談を切り上げることがマナーです。キリの良いところや、終了時間前になったら締めの言葉を述べましょう。
  5. お礼を述べて退室する
    商談を切り上げたら「お時間を頂き、ありがとうございました。」と述べて退出します。上司が同行している場合は、上司が出た後に退室します

見送りを受ける場合

見送りを受ける場合は、エレベーターの前や玄関前で「こちらで結構です。」と申し出ます。その後、お礼を述べて退室しましょう。

コートを羽織ったり、マフラーを付けたりするのは会社を出てからです。また、会社周辺では相手先の人がいる可能性もあるので、休憩などは離れたところでとりましょう。

まとめ

いかがでしたか?

会社訪問では「相手の貴重な時間を割いてもらっている」という自覚をもって、無駄な時間を作らないように心掛けましょう。また、言葉遣いや振る舞いの全てに気を使うことが、相手に好印象を与えるポイントです。

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