商品の値上げ交渉・依頼のメールを作成したいけれど、どのような文面で作成すればよいのか分からず悩んでいませんか？
商品や部品などの値上げは取引先の購買意欲に影響を及ぼすため、慎重に行わなければなりません。今回は、値上げ交渉メールの作成方法と注意点を紹介します。
目次
値上げ交渉メールとは、こちらの要求を伝えスムーズに受け入れてもらうために送信するメールのこと
値上げ交渉メールは、こちらの要求を相手に納得し受け入れてもらえるよう、値上げの経緯や事情を説明するために送信するメールです。一方的にこちらの要求を伝えるのではなく、相手の意見や要望を聞く姿勢をもち、よい関係が維持できるようなメールを作成しましょう。
値上げ交渉メールを送る際の注意点
文面は丁寧かつ低姿勢でお願いの気持ちを表す
値上げ交渉のメールの文面は、相手にお願いしているという気持ちや、値上げへの申し訳なさが伝わるような文面にしましょう。また、失礼な言い回しや言葉遣いをしていないか、必ず確認してから送信するよう心がけましょう。お願いやお詫びの気持ちが伝わるような文面の例には、以下のようなものがあります。
- 「誠に恐れ入りますが、この度は価格改定に関してお願いがあり連絡させていただきました。」
- 「誠に恐縮ではありますが、○月から製品の値上げをさせていただくこととなりました。」
- 「大変申し訳ございませんが、○○の値上げを余儀なくされる状況になりました。」
値上げ金額に納得できるような理由を示す
値上げ交渉メールには、相手が納得できるような理由を簡潔に分かりやすく記載しましょう。値上げの理由を述べてから値上げ金額を提示することで納得感が得られやすくなります。その際、現在の価格と変更後の価格の差額を記載したり、値上げの理由を裏付けるような資料があれば添付することも大切です。納得感が得られるような文章の例には、以下のようなものがあります。
「昨年の台風被害の影響で、原料となるイチゴの発育不良のため価格が高騰しております。そのため、誠に恐縮ですが、現在の○円から●円への値上げを余儀なくされる状況になりました。」
値上げを開始する日時を明記する
値上げ交渉メールには、いつから値上げを実施するのか実施期日を明記しましょう。取引先が資金面の調整や値上げに対策を打てるよう、ある程度余裕を持った期日を設定することも大切です。
値上げ交渉メールの基本構成
値上げ交渉メールは、以下のように作成します。
- 挨拶
日頃の感謝を伝える文章を記載する - 値上げ・価格改定の告知
商品、製品、部品など何の値上げを行うのか記載する - 値上げの理由
値上げの理由や背景を簡潔に記載する
値上げ対象が多い場合は、一覧表を作成しデータを添付する - 値上げの実施日程・値上げ額の提示
いつからどの程度値上げするのか記載する - 締めの挨拶
今後の取引の継続をお願いする文章を記載する
値上げ交渉メールの例
件名：価格改定のお願い
株式会社○○
製造部 ○○様
平素は格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
●●株式会社●●でございます。
本日は、お取り扱いいただいている△△の価格改定に関してお願いがあり、ご連絡いたしました。
昨今の原油価格高騰のあおりを受け、原材料費および光熱費が従来以上にかかるようになり、これまでの価格で生産を維持するのが困難となって参りました。当社の企業努力だけでは如何ともし難たくなっております。
長い間、ご愛顧いただいている株式会社○○様には、大変申し訳ないのですが、誠に勝手ながら価格改定のお願いを申し上げる次第です。
つきましては、▲月のお取引分から原価上昇分として現行価格の10％増しでお願いしたいと考えております。添付資料として、改定料金表を送らせていただきますのでご確認くださいませ。
ご迷惑をお掛けいたしますが、よろしくご了承賜りますよう、お願い申し上げます。
なお、後日改めてお伺いし詳細を説明させていただきたいと存じます。
まずはメールにてお願い申し上げます。
●● ●●
〒000-0000 ◇◇◇◇0-0-0
TEL:00-0000-0000・FAX:00-0000-0000
Email:◇◇@xxx.co.jp
いかがでしたか？
今回は、値上げ交渉メールの作成方法と作成時の注意点を紹介しました。こちらの要求を理解してもらうために、相手に配慮した姿勢で納得感の得られる文面にしなければなりません。
この記事を参考に、相手にスムーズに受け入れてもらえる値上げ交渉メールを作成してみてください。
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