オンライン会議のマナーとは？事前にしておくべき準備についても紹介

近年、オンラインで会議が開かれることが増えています。オンライン会議には、従来の対面での会議とは異なるマナーや注意すべき点なども存在します。

今回は、オンライン会議特有のマナーや事前準備について紹介します。

事前準備

接続テストを実施しておく

オンライン会議はインターネット回線を介して行うため、通信トラブルなどが起こり得ます。通話がつながらない、重たくて映像が乱れるなどのトラブルがあっても対処できるよう、事前に接続テストを実施しておきましょう。また、インターネット回線の調子は日によって異なるため、会議前に毎回確認しておくことが望ましいです。その際、Webカメラやヘッドセットなど、使用する機材に問題がないかも確認しておきましょう。

回線が重いと感じる時は、Wi-Fiではなく有線で接続する、会議に必要ないソフトやアプリはいったん落とす、必要なWebページはあらかじめ開いて読み込んでおくなどの対策を行いましょう。また、映像の画質を下げたりオフにしたりすると改善される場合もあるため、前述の対策を取ってもまだ回線が重い場合は、会議参加者に一言断って音声のみで参加するのも一つの手段です。

身だしなみに注意する

リモートワークの一環としてオンライン会議が採用されている場合、自宅で業務に就いている人が大半かと思われます。そのため、出社するよりもラフな格好をしている方もいらっしゃるかと思いますが、会議には出社時と近い格好に着替えてから参加しましょう。カメラに映らないため下半身は部屋着で参加する方もいますが、いつ立ち上がらざるを得なくなるかわからないため、全身の服装を整えておいた方が無難です。

また、オンライン会議特有の問題として、カメラやツールの性能によっては細かい柄の服を着ていると画面にちらつきが出る場合があります。あまりにひどいと他の参加者の集中力を乱してしまうため、無地のものの方がベターです。

カメラへの映り込みを確認しておく

カメラの画角など、どの範囲が映り込むのか、また何が映ってしまうのかも確認しておきましょう。散らかった部屋が映り込んでしまっては失礼ですし、背景の情報量が多いと他の参加者の気が散ってしまいます。多くのオンライン会議ツールには、背景部分にモザイクやぼかし、オフィス風など様々なフィルターがかけられる機能が搭載されているため、そういったものを活用するのがおすすめです。

さらに、照明にも注意が必要です。Webカメラを通すとかなり暗く映るため、自分では少し明るすぎると感じるくらいの照明にするぐらいがちょうどよく映ります。また、逆光で暗くなったりしないように自然光の差し込む向きにも注意を払いましょう。

静かな場所を選ぶ

オンライン会議に自宅から参加する際は、周囲の音にも気を配りましょう。自宅はオフィスとは異なり、外の騒音や近隣住民・家族の声、テレビの音などが入りやすい傾向があります。できるだけ家庭内や外部の音が入りにくい部屋に移動し、テレビを消す、窓やドアを閉めるなどのできる限りの対策を講じましょう。

また、テレワークとしてコワーキングスペースなどから仕事を行う人もいると思いますが、騒音が入るだけでなく周囲にも迷惑をかけてしまうため、会議の予定がある場合は専用のブースを借りましょう。

オンライン会議のマナー

早めに入室しておく

対面・オンラインにかかわらず、早めに入室しておくことは大切ですが、オンライン会議では特に注意しましょう。事前に対策していても、予想外のトラブルが発生することもあり得ます。また、カメラや背景設定、通話ウインドウ位置の調整など、設定しておくことは意外と多いため、遅くとも5分前には入室しておいて、準備を整えておきましょう。

自分が発言するとき以外はミュートにする

オンライン会議では、雑音が入ると発言者の声が著しく聞き取りにくくなります。自分が発言するとき以外は、騒音やノイズが入らないようマイクをミュートしておきましょう。

また、オンラインの会話では、二人以上が同時に発声すると声が混ざって聞き取りにくくなります。タイムラグなどで意図せず相槌が発言に被ってしまうおそれもあるため、頷くなどの動作で相槌を打ちましょう。画面越しだと態度や雰囲気が伝わりにくくなるので、少し大げさに打つようにします。ただし、頻繁に打つと画面上の動きが多くなり、煩わしく感じられてしまう場合もあるため、回数が多くなりすぎないよう意識しましょう。

発言は一人ずつ行う

オンライン会議では発言は一人ずつ行いましょう。インターネットを介した会話は、対面で話すよりも間が取りにくいというデメリットがあります。実際にオンライン会議でよくある悩みとして、話し始めが被ってしまったり、話の途中で終わったと勘違いして割り込んでしまったりするといったことが挙げられます。また、二人以上が同時に話すと、誰がなんと言っているのか聞き取れなくなるという問題もあります。

そのため、発言する際は「発言してもいいですか？」「ちょっといいでしょうか」などと前置きし、話し終わったら「以上です」と締めるとスムーズです。また、声が聞き分けにくい場合があるため、発言の際に名乗っておくと親切です。

いつもよりはっきりと話すことを心がける

マイクを介した会話は、対面よりもノイズが入るなど聞き取りづらくなります。また、通信環境や機器のスペックなどによってラグが出たり途切れたりするおそれもあるため、普段よりも努めてはっきり、ゆっくりと話すことを心がけましょう。

Webカメラに視線を向けるよう意識する

端末のカメラの位置と画面の位置は異なるため、画面に映る相手を見て話すと、相手に視線が合いません。相手の表情を見る必要ももちろんありますが、相槌を打つ際や発言する際など、相手に働きかけたい時にはカメラに目線を合わせると良いでしょう。

Webカメラを接続して使用する場合は、目線の高さにカメラを設置し、カメラと通話画面の位置を近づけておくことで、視線が大きく外れるのを防げます。また、ノートパソコンを使用する際は、机の上に置いているとカメラの位置が顔よりも低くなることが多いため、自然とうつむいたり見下ろしたりするような角度になってしまいます。パソコンの位置を調整するなどして、目線の高さに来るようにしましょう。