プロジェクトマネジメントに有効な「WBS」とは？作成手順やポイントを紹介

プロジェクトマネジメントに有効な「WBS」をご存知ですか？これは必要な作業を整理して、構造化する管理手法のことです。プロジェクトの成功には、タスクの明確な整理と管理が不可欠です。

今回は、WBSの概要やメリット、作成手順や作成する際のポイントを紹介します。

WBSとは、プロジェクトごとに必要な作業を整理して構造化する管理手法のこと

WBSとは、Work（作業） Breakdown（分解） Structure（構造化）の略称で、プロジェクトに必要な作業を小さなタスクに分割し、それらを階層的に整理したものです。日本語では「作業分解構成図」と訳されます。WBSを作成することで、プロジェクト全体を把握しやすくなり、効率的にプロジェクトを管理できます。

WBSには、プロジェクトの成果物を中心にタスクを分割した「成果物型のWBS」と、プロジェクトのプロセスを中心にタスクを分割した「プロセス型のWBS」の2種類があります。

ガントチャートとの違い

WBSは、プロジェクトの作業を階層的に整理し、全体像を把握することができる点でガントチャートと共通していますが、それぞれの特徴は以下のように違いがあります。

• WBS
  作業を小さなタスクに分割し、それらを階層的に整理したもの。プロジェクトの全体像を把握しやすくなり、タスクの目的や関係性が明確になる。また、タスクの重複や漏れを防ぐことができる。
• ガントチャート
  作業の期間や進捗状況を可視化することができる。作業の依存関係や遅延が明確になるため、スケジュール管理に適している。

WBSはプロジェクトの全体像を把握しやすくするために、主にプロジェクトの計画段階で使用されますが、ガントチャートはプロジェクトの進捗管理に使用されることが一般的です。

WBSを作成するメリット

プロジェクトの全体像を把握しやすくなる

WBSではプロジェクトを小さなタスクに分割し、それらを階層的に整理するため、プロジェクトの全体像を視覚的に把握することができます。このような構造化された形式でプロジェクトを表示することで、どのタスクがどのように組み合わさっているのかが一目で分かります。プロジェクト全体を把握することで、計画や予算の立案、リソースの割り当てなど、効果的なプロジェクト管理ができます。

タスクの目的や関係性が明確になる

WBSを作成し、タスクを階層的に分解することで、各タスクが何を達成するためのものなのかという目的を明確に定義できます。また、タスク同士の依存関係や関連性も把握できるため、プロジェクトの進行状況やリスク管理が容易になります。

タスクの重複や漏れが防げる

WBSを作成することで、タスクの重複や漏れを防げます。プロジェクトを細かなタスクに分割しそれらを整理することで、各タスクが重複していないか、または何か重要なタスクが見落とされていないかを確認できます。

また、タスクの重複を避けることで、無駄な作業を減らし、プロジェクトの効率性向上が期待できるほか、タスクの漏れを防ぐことで、プロジェクトの遅延や品質問題を未然に防げます。

WBSの作成手順

1. プロジェクトに必要なタスクを洗い出す

WBSを作成する際には、まずプロジェクトに必要なタスクを洗い出します。プロジェクトの目標や成果物を考慮しながら、実現するために必要となる具体的な作業をリストアップします。タスクは細かく分解し、プロジェクトの全体像を詳細に把握することが重要です。

2. タスクの実行順序を整理する

次に、洗い出したタスクの実行順序を整理します。タスク間の依存関係や前後関係を考慮し、どのタスクを先に行い、どのタスクを後に行うのかを決定します。この順序は、プロジェクトの進行やスケジュール管理に重要な役割を果たします。

3. タスクを構造化する

タスクの洗い出しと実行順序の決定が完了したら、次はタスクを構造化します。WBSではタスクを階層的な構造で整理し、上位タスクから下位タスクへと分解していきます。この構造化された形式によって、プロジェクトの各要素や関係性が明確になるのです。

4. 担当者と期日を決定する

最後に、各タスクに担当者と期日を割り当てましょう。タスクの責任者を明確にし、それぞれの期日を設定します。担当者と期日の割り当てにより、プロジェクトの進捗状況を追跡しやすくなります。

WBSを作成する際のポイント

必要な作業を明確にする

WBSを作成する際には、まず必要な作業を明確にすることが重要です。プロジェクトの目標や成果物を考慮し、具体的なタスクを洗い出しましょう。このとき、不確かなタスクは作らず作業を細かく分解し、それぞれのタスクが何を含んでいるのかを明確にすることが重要です。そうすることで、プロジェクトの全体像を把握しやすくなります。

マインドマップを使い思考を整理する

WBS作成の際にはマインドマップを使用することで、アイデアの整理や作業の構造化がスムーズに行え、タスクの抜けや漏れも防げます。

マインドマップは、中心にテーマを書き、それから枝分かれして関連するタスクやサブタスクを追加していく手法です。関連する要素を視覚的に表示することで、作業の関係性や階層構造を分かりやすく表現できます。

WBS作成ツールを使用する

WBSを作成するには多くの時間や手間がかかるため、WBS作成ツールを活用することもおすすめです。WBS作成ツールを使用することで、作業の可視化や共有が容易になるほか、進捗管理やタスクの割り当てなど、プロジェクト管理にも役立ちます。

また、複数の人が関わるプロジェクトでは、ツールを活用してチーム全体での目標やタスクの把握が行えるため、コミュニケーションを円滑に取ることができます。