業務改革・改善

無料のグループウェア5選!求める機能に応じて選ぼう

社内コミュニケーションを円滑に行うためにグループウェアは必要不可欠ですが、いざ導入しようとなった際には「まずは費用を抑えたい…」という方もいらっしゃるかと思います。

有料のものがメインのグループウェアですが、無料でもある程度実用的に導入できるものもあります。そこで今回は、無料で使えるグループウェアを5つ紹介します。

グループウェアは情報の共有とコミュニケーションのためのシステム

そもそもグループウェアとは、社内での情報共有やコミュニケーションを一か所で完結させるための情報システムの事です。

グループウェアを使用することで、紙や手書きでバラバラに存在していた情報を統一的に整理しておくことができます。また、権限の設定次第で社外への共有もできるため、一連の業務をスムーズに完結させることができるようになります。

最近では多くのグループウェアがクラウド型で提供されており、比較的簡単に、かつ安く導入しやすくなっています。

グループウェアの主な機能は以下です。

  • チャット:グループ内でのメッセージの送受信や共有
  • スケジュール管理:メンバーやグループのスケジュールの管理や共有
  • メール:Webブラウザ上でのメールの送受信
  • 掲示板:書き込みやメッセージ交換によるグループ内の情報共有
  • ワークフロー:作業の進捗調整、申請業務の電子化
  • アドレス帳:アドレスの共有
  • 設備予約:社内設備や機材の利用予約管理
  • ファイル共有:グループ内でのファイルの格納・共有

無料のグループウェアを選ぶ際に考慮すべきポイント

使いたい機能が搭載されているか

無料で使用できるグループウェアは確かに多くありますが、有料のものと比較すると機能に制約のあるものがほとんどです。

「使いたい機能が全然使えなかった…」という事がないように、「グループウェアを導入することで何を達成したいのか?」「そのためにどんな機能が必要なのか?」を明確にして、システムを選びましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

無料のグループウェアの中にはセキュリティ面が不十分なものもあります。情報漏洩などの危険性も考えて、セキュリティ対策が万全なものを選ぶことが大切です。

具体的にはアクセスIP制限のかけられるサービスやISMS認証をクリアしているサービスなどを選ぶようにしましょう。

長期的に利用できるか

基本的にグループウェアを使い始めた場合、他のグループウェアに移行するのは非常に面倒なので、グループウェアを選ぶ際には長期的に使い続けられるかどうかを考える必要があります。

そこで無料プランでどのくらいの期間利用できるかを確認するようにしましょう。また有料版を導入することになったときに予算感が合うかを、事前に確認するのをオススメします。

無料でも実用的なグループウェア5選

少人数利用に適しており多機能なiQube

 

出典:iQube公式サイト(http://www.iqube.net/

■特徴

「iQube」はクラウド型のグループウェアで、情報の蓄積や業務の効率化に有効です。無料版では、10ユーザーまでの人数制限のほか、ストレージ容量が30MBまで、コンテンツ制限が機能ごとに100個までとなっています。

有料プランはスタンダードプランとプレミアムプランがありますが、無料プランではスタンダードプランで使用できないファイル共有や掲示板、ワークフロー機能などの15機能を使用することが可能で、非常に幅広い機能を備えた無料グループウェアだと言えます

無料で使える機能

  • スケジュール
  • ToDOリスト
  • メッセージ
  • ファイル共有・管理
  • 掲示板
  • ワークフロー
  • タイムカード
  • アンケート など

ユーザー数無制限で使用できるGroupSession

出典:GroupSession公式サイト(https://groupsession.jp/

■特徴

「GroupSession」は日本企業向けに開発されたグループウェアで、日本の企業文化に合わせた機能が数多く実装されています。

無料版はPCからのみの利用に限られますが、ユーザー数無制限で使用することができるため、非常に自由度の高いグループウェアだと言えます。

また、スマートフォンなどからの利用、リマインダー・更新通知機能、サポートなどの有償オプションがあり、無料でもかなり拡張性が高くなっています

■無料で使える機能

  • スケジュール
  • 掲示板
  • ショートメール
  • 施設予約
  • ファイル共有・管理
  • 稟議(ワークフロー)
  • プロジェクト管理
  • タイムカード
  • 日報管理 など

セキュリティ対策が強みのGRIDY

出典:GRIDY公式サイト(https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/index.html

■特徴

「GRIDY」は、ユーザー数無制限の無料グループウェアです。無料版では、ファイル共有での1ファイルあたりの容量制限が10MBまでであり、全体のストレージ容量が1GBまでなどの制限があります。

しかし、無料でありながらグループウェアとしての機能の制限はなく、23もの充実した機能を使用することが可能です。また、アクセス制限機能やデータ通信暗号化など、セキュリティ面での対策も強固です。小規模の企業で、高性能なグループウェアを無料で試してみたい方にはおすすめです

■無料で使える機能

  • スケジュール
  • 設備予約
  • プロジェクト管理
  • メール
  • タイムカード
  • ファイル共有・管理
  • ワークフロー など

多言語・モバイル端末に対応したR-GROUP

出典:R-GROUP公式サイト(https://jp.r-group.com/

■特徴

「R-GROUP」は、利用者数制限なしの完全無料のクラウド型グループウェアです。多くの無料グループウェアはPCからしか利用できませんが、R-GROUPはタブレットやスマートフォンにも対応しています。

また、日本語のみならず、アジア・ヨーロッパ・アメリカ圏の20カ国語に対応していることも大きな特徴で、海外のビジネスパートナーとの取引のある企業におすすめの無料グループウェアです

■無料で使える機能

  • スケジュール
  • 掲示板
  • メール
  • タイムカード
  • ファイル共有・管理
  • タスク管理
  • 名刺管理
  • チャット など

ファイル送信機能が充実のe-Broad office

出典:e-Broad office公式サイト(https://gw.e-broad.jp/

■特徴

「e-Broad office」は、一部機能がモバイル端末での利用にも対応した完全無料のグループウェアです。

グループウェアとしての基本的な機能はもちろんですが、最大50MBまでのファイルを5人まで一斉に送信できるという、無料グループウェアの中ではかなり強力な機能が最も特徴的です。

■無料で使える機能

  • スケジュール
  • 伝言メモ
  • タイムカード
  • ToDoリスト
  • 掲示板
  • ファイル送信 など

 

紹介した無料グループウェアの比較表

最後に、今回紹介した4つの無料グループウェアの比較表を紹介します。グループウェア選びの参考にしてみてください。

まとめ

いかがでしたか?

無料グループウェアでも実用に耐えうる機能が備わっていることが分かったのではないかと思います。グループウェア導入の目的を明確にして、最適な選択を行いましょう!

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