業務改革・改善

無料のグループウェア5選!求める機能に応じて選ぼう

社内コミュニケーションを円滑に行うためにグループウェアは必要不可欠ですが、いざ導入しようとなった際には「まずは費用を抑えたい…」という方もいらっしゃるかと思います。

有料のものがメインのグループウェアですが、無料でもある程度実用的に導入できるものもあります。そこで今回は、無料で使えるグループウェアを5つ紹介します。

グループウェアは情報の共有とコミュニケーションのためのシステム

そもそもグループウェアとは、社内での情報共有やコミュニケーションを一か所で完結させるための情報システムの事です。

グループウェアを使用することで、紙や手書きでバラバラに存在していた情報を統一的に整理しておくことができます。また、権限の設定次第で社外への共有もできるため、一連の業務をスムーズに完結させることができるようになります。

最近では多くのグループウェアがクラウド型で提供されており、比較的簡単に、かつ安く導入しやすくなっています。

無料のグループウェアは「使いたい機能」「有料版のコスト」で選ぼう!

無料で使用できるグループウェアは確かに多くありますが、有料のものと比較すると機能に制約のあるものがほとんどです。

「使いたい機能が全然使えなかった…」という事がないように、「グループウェアを導入することで何を達成したいのか?」「そのためにどんな機能が必要なのか?」を明確にして、最低限そこを外さないようにシステムを選びましょう。

また、もし本格的に有料版を導入するとなった際に、「高くて有料版が使えない…」とならないように、有料版でも予算に収まっているかどうか?をしっかり確認しておきましょう

無料でも実用的なグループウェア5選

iQube

 

出典:iQube公式サイト(http://www.iqube.net/

■特徴

「iQube」はクラウド型のグループウェアで、情報の蓄積や業務の効率化に有効です。無料版では、10ユーザーまでの人数制限のほか、ストレージ容量が30MBまで、コンテンツ制限が機能ごとに100個までとなっています。

有料プランはスタンダードプランとプレミアムプランがありますが、無料プランではスタンダードプランで使用できないファイル共有や掲示板、ワークフロー機能などの15機能を使用することが可能で、非常に幅広い機能を備えた無料グループウェアだと言えます

無料で使える機能

  • スケジュール
  • ToDOリスト
  • メッセージ
  • ファイル共有・管理
  • 掲示板
  • ワークフロー
  • タイムカード
  • アンケート など

GroupSession

出典:GroupSession公式サイト(https://groupsession.jp/

■特徴

「GroupSession」は日本企業向けに開発されたグループウェアで、日本の企業文化に合わせた機能が数多く実装されています。

無料版はPCからのみの利用に限られますが、ユーザー数無制限で使用することができるため、非常に自由度の高いグループウェアだと言えます。

また、スマートフォンなどからの利用、リマインダー・更新通知機能、サポートなどの有償オプションがあり、無料でもかなり拡張性が高くなっています

■無料で使える機能

  • スケジュール
  • 掲示板
  • ショートメール
  • 施設予約
  • ファイル共有・管理
  • 稟議(ワークフロー)
  • プロジェクト管理
  • タイムカード
  • 日報管理 など

GRIDY

出典:GRIDY公式サイト(https://knowledgesuite.jp/free/index.html

■特徴

「GRIDY」は、ユーザー数無制限の無料グループウェアです。無料版では、ファイル共有での1ファイルあたりの容量制限が10MBまでであり、全体のストレージ容量が1GBまでなどの制限があります。

しかし、無料でありながらグループウェアとしての機能の制限はなく、23もの充実した機能を使用することが可能です。小規模の企業で、高性能なグループウェアを無料で試してみたい方にはおすすめです

■無料で使える機能

  • スケジュール
  • 設備予約
  • プロジェクト管理
  • メール
  • タイムカード
  • ファイル共有・管理
  • ワークフロー など

R-GROUP

出典:R-GROUP公式サイト(https://jp.r-group.com/

■特徴

「R-GROUP」は、利用者数制限なしの完全無料のクラウド型グループウェアです。多くの無料グループウェアはPCからしか利用できませんが、R-GROUPはタブレットやスマートフォンにも対応しています。

また、日本語のみならず、アジア・ヨーロッパ・アメリカ圏の20カ国語に対応していることも大きな特徴で、海外のビジネスパートナーとの取引のある企業におすすめの無料グループウェアです

■無料で使える機能

  • スケジュール
  • 掲示板
  • メール
  • タイムカード
  • ファイル共有・管理
  • タスク管理
  • 名刺管理
  • チャット など

e-Broad office

出典:e-Broad office公式サイト(https://gw.e-broad.jp/

■特徴

「e-Broad office」は、一部機能がモバイル端末での利用にも対応した完全無料のグループウェアです。

グループウェアとしての基本的な機能はもちろんですが、最大50MBまでのファイルを5人まで一斉に送信できるという、無料グループウェアの中ではかなり強力な機能が最も特徴的です。

■無料で使える機能

  • スケジュール
  • 伝言メモ
  • タイムカード
  • ToDoリスト
  • 掲示板
  • ファイル送信 など

まとめ

いかがでしたか?

無料グループウェアでも実用に耐えうる機能が備わっていることが分かったのではないかと思います。グループウェア導入の目的を明確にして、最適な選択を行いましょう!

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