無料のグループウェア5選！求める機能に応じて選ぼう

社内コミュニケーションを円滑に行うためにグループウェアは必要不可欠です。ただ、いざ導入しようとなった際に「まずは費用を抑えたい…」という方もいらっしゃるかと思います。

有料のものがメインのグループウェアですが、無料でもある程度実用的に導入できるものもあります。そこで今回は、無料で使えるグループウェアを5つ紹介します。

グループウェアは情報の共有とコミュニケーションのためのシステム

グループウェアとは、社内での情報共有やコミュニケーションを一か所で完結させるためのシステムのことです。

グループウェアを使用することで、紙や手書きでバラバラに存在していた情報を統一的に整理できます。また、権限の設定次第で社外への共有も可能なため、一連の業務をスムーズに完結させられます。最近では多くのグループウェアがクラウド型で提供されており、比較的簡単に、かつ安く導入しやすくなっています。

グループウェアの主な機能には、以下のようなものがあります。

• チャット：グループ内でのメッセージの送受信や共有
• スケジュール管理：メンバーやグループのスケジュールの管理や共有
• メール：Webブラウザ上でのメールの送受信
• 掲示板：書き込みやメッセージによるグループ内の情報共有
• ワークフロー：作業の進捗調整、申請業務の電子化
• アドレス帳：アドレスの共有
• 設備予約：社内設備や機材の利用予約管理
• ファイル共有：グループ内でのファイルの格納・共有

無料のグループウェアを選ぶ際に考慮すべきポイント

使いたい機能が搭載されているか

無料で使用できるグループウェアも多く存在しますが、有料のものと比較すると機能に制約のあるものがほとんどです。

「使いたい機能が全然使えなかった」という事がないように、「グループウェアを導入することで何を達成したいのか？」「そのためにどんな機能が必要なのか？」ということを明確にして、システムを選びましょう。

セキュリティ対策がしっかりしているか

無料のグループウェアの中にはセキュリティが不十分なものもあります。情報漏洩などの危険性も考えて、セキュリティ対策が万全なものを選ぶことが大切です。

具体的には、アクセスIP制限のかけられるサービスやISMS認証をクリアしているサービスなどを選ぶようにしましょう。

長期的に利用できるか

一度グループウェアを使い始めたら、後から他のグループウェアに移行するのは非常に面倒です。そのため、グループウェアを選ぶ際には長期的に使い続けられるかどうかを考える必要があります。

まずは、無料プランでどのくらいの期間利用できるかを確認しましょう。また、無料プランを利用する際には、有料版を導入することになったときに費用が適当かを、事前に確認しておくことが必要です。

無料プランでも実用的なグループウェア5選

少人数利用に適しており多機能な「iQube」

出典：iQube公式サイト（http://www.iqube.net/）

・特徴

「iQube」はクラウド型のグループウェアで、情報の蓄積や業務の効率化に有効です。無料版では10ユーザーまでの人数制限のほか、ストレージ容量が30MBまで、コンテンツ制限が機能ごとに100個までとなっています。

有料プランはスタンダードプランとプレミアムプランがありますが、無料プランではスタンダードプランで使用できないファイル共有や掲示板、ワークフロー機能などの15機能を使用することが可能で、非常に幅広い機能を備えた無料グループウェアだと言えます。

・無料で使える機能

• スケジュール
• ToDOリスト
• メッセージ
• ファイル共有・管理
• 掲示板
• ワークフロー
• タイムカード
• アンケート　など

ユーザー数無制限で使用できる「GroupSession」

出典：GroupSession公式サイト（https://groupsession.jp/）

・特徴

「GroupSession」は日本企業向けに開発されたグループウェアで、日本の企業文化に合わせた機能が数多く実装されています。無料版はPCからのみの利用に限られますが、ユーザー数無制限で使用することができます。

また、スマートフォンなどからの利用、リマインダー・更新通知機能、サポートなどの有償オプションがあり、無料でもかなりの拡張性があります。

・無料で使える機能

• スケジュール
• 掲示板
• ショートメール
• 施設予約
• ファイル共有・管理
• 稟議（ワークフロー）
• プロジェクト管理
• タイムカード
• 日報管理　など

セキュリティ対策が強みの「GRIDY」

出典：GRIDY公式サイト（https://ksj.co.jp/knowledgesuite/free/index.html）

・特徴

「GRIDY」は、ユーザー数無制限のグループウェアです。無料版では、ファイル共有での1ファイルあたりの容量制限が10MBまで、全体のストレージ容量が1GBまでなどの制限があります。

しかし、グループウェアとしての機能制限はなく、23もの充実した機能を使用することが可能です。また、アクセス制限機能やデータ通信暗号化など、セキュリティ面での対策も強固です。小規模の企業で、高性能なグループウェアを無料で試してみたい方にはおすすめです。

・無料で使える機能

• スケジュール
• 設備予約
• プロジェクト管理
• メール
• タイムカード
• ファイル共有や管理
• ワークフロー　など

多言語・モバイル端末に対応した「R-GROUP」

出典：R-GROUP公式サイト（https://jp.r-group.com/）

・特徴

「R-GROUP」は、利用者数制限なしの完全無料のクラウド型グループウェアです。多くの無料グループウェアはPCからしか利用できませんが、R-GROUPはタブレットやスマートフォンにも対応しています。

また、日本語のみならず、アジア・ヨーロッパ・アメリカ圏の20カ国語に対応していることも大きな特徴で、海外のビジネスパートナーとの取引のある企業におすすめの無料グループウェアです。

・無料で使える機能

• スケジュール
• 掲示板
• メール
• タイムカード
• ファイル共有・管理
• タスク管理
• 名刺管理
• チャット　など

ファイル送信機能が充実の「e-Broad office」

出典：e-Broad office公式サイト（https://gw.e-broad.jp/）

・特徴

「e-Broad office」は、一部機能がモバイル端末での利用にも対応した完全無料のグループウェアです。

グループウェアとしての基本的な機能はもちろんですが、最大50MBまでのファイルを5人まで一斉に送信できるという機能が特徴的です。

・無料で使える機能

• スケジュール
• 伝言メモ
• タイムカード
• ToDoリスト
• 掲示板
• ファイル送信　など

紹介した無料グループウェアの比較表

最後に、今回紹介した4つの無料グループウェアの比較表を紹介します。グループウェア選びの参考にしてみてください。