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プロジェクトマネジメントとは｜基本から実施する際のポイントまで紹介
プロジェクトを計画通り進めるためには、プロジェクトマネジメントが欠かせません。今回は、プロジェクトマネジメントの重要性といった基本から、手法および実施する際のポイントまで解説します。
目次
プロジェクトマネジメントとは、計画通りにプロジェクトが進むよう管理すること
プロジェクトマネジメントとは、計画通りにプロジェクトが進み完遂できるよう、管理・調整を行うことです。プロジェクトの計画を立てて必要なリソースを考え、実行しながらも検証を続けてプロジェクトに遅れが出ないよう管理します。
プロジェクトマネジメントと似た言葉に、プロダクトマネジメントがあります。プロダクトマネジメントのプロダクトとは「製品」を指し、自社の製品の開発や原料調達、生産管理といった製品に関するマネジメントを行います。
プロジェクトマネジメントとプロダクトマネジメントは対象が違うほか、プロジェクトマネジメントはプロジェクトの開始から終わりまでを管理する一方、プロダクトマネジメントでは製品が市場にある限りマネジメントを行う期間の長さが大きく異なります。
プロジェクトマネジメントの重要性
通常、プロジェクトはチームを組んで複数人でそれぞれが役割を持ちながらタスクをこなしていきます。タスクの中には例えばAが終わらなければBを進められない、といった従属関係にあるものがあり、全てのタスクを管理しなければ計画通りにプロジェクトを進めることができません。
そこで、プロジェクトマネジメントにより、チームメンバー全員のタスクの進捗具合を把握して、問題があればリソースを重点的に割いたり、あるいはリスケジュールしたりして、プロジェクトが滞りなく進む状況を作ることが非常に重要です。
プロジェクトマネジメントで必要なスキル
プロジェクトマネジメントでは、そのプロジェクトに対する専門知識と計画やリソースを管理するためのQCDの管理能力に加え、メンバーのモチベーションを高めるためのコミュニケーション能力が求められます。
また、プロジェクトの目的と現場から適切な計画を立てる逆算思考、問題が生じた際には二度発生しないよう検証するための分析力も必要です。
代表的なプロジェクトマネジメントの手法
ガントチャート
ガントチャートはプロジェクトにおけるタスクの計画と進捗状況、担当者を一目で分かるようにグラフでまとめたものです。下図のように、親タスクと子タスクに分けて整理することで、タスク間の因果関係が分かりやすくなり、どこに遅れが出ればスケジュール全体に影響するかを捉えやすくなります。
PMBOK
PMBOKとは「Project Management Body of Knowledge」の略で、プロジェクトマネジメントに関する知識や手法を体系的に整理したものです。PMBOKでは、プロジェクトを「立ち上げ→計画→実行→監視・コントロール→終結」の5つのプロセスに分けています。
PMBOKに関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
WBS
WBSとは「Work Breakdown Structure」の略で、プロジェクトのタスクを細分化して構造的に整理することです。プロジェクトの達成に必要なタスクを全て洗い出し、それぞれの階層関係や依存関係を明確にします。
WBSに関する詳細は、以下の記事をご覧ください。
PERT
PERTとは「Program Evaluation and Review Technique」の略で、プロジェクトのタスクやその順序関係を図示化することです。PERTでは各タスクにどの程度の日数を要するか、どのタスクを終えれば次のタスクに臨めるか、同時並行すべきタスクはどれかを明確にし、プロジェクト全体に要する時間や律速となっているタスクを把握できます。
CCPM
CCPMとは「Critical Chain Project Management」の略で、スケジュールと予算を最小限に組み、プロジェクトの進行を本来よりも早める手法です。例えば、計画を立てる際に全体で100日、3,000万円かかると想定した場合、80日、2,500万円のように最小限のスケジュールと予算を組みます。結果的に最小限の工数よりも多くかかる可能性が高いですが、本来見込んでいた日数・予算よりも少なくて済みます。
余裕のある計画を立てると、その計画内に収まればよいと考え余裕がある際にゆったりとしてしまうため、CCPMを導入することで常に全力で取り組まねばならない状況を作れます。
プロジェクトマネジメントを実施する際のポイント
最初にプロジェクトの目的を設定して全体像を把握する
プロジェクトマネジメントを行う際はまず、プロジェクトの目的を明確にして、それを達成するために必要なプロセスの全体像を把握することが重要です。全体像を把握することで、各プロセスにかけられる時間や予算を明確化できるため適切な計画を立てられます。同時に、目的達成には関係ない無駄なプロセスを行うリスクも減らせるというメリットがあります。
メンバーの役割範囲を明確化する
プロジェクトマネジメントでは、チームメンバーそれぞれの役割範囲を明確にすることも重要です。各メンバーがどのタスクを請け負っているのかを把握し、スケジュール全体に遅れが生じないよう進捗状況を適宜確認しましょう。明確化した役割をメンバーに伝えれば、責任感が増しモチベーションが高まるというメリットも得られます。
チームで逐一情報を共有する
プロジェクトを成功させるためには、チーム全員で一体感を持つことが非常に重要です。定めた目的やプロセスの情報を共有するとともに、各メンバーの進捗状況に関して報連相を徹底してスケジュール全体を管理しましょう。
人とのコミュニケーションを大切にして、進捗管理だけでなくモチベーション維持に努めることもプロジェクトマネジメントでは求められます。
プロジェクト管理ツールを活用する
プロジェクトマネジメントを行う際にツールを導入すれば、スケジュール管理や情報共有が容易となり、プロジェクトの成功に近づけます。各メンバーのタスクの進捗状況を管理するためのツールや、社内チャットツールを導入してスケジュール全体に遅れが出ないようプロジェクトを管理しましょう。
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