コンプライアンスに対しての個人の取り組みを推進する方法とは？

コンプライアンス遵守への個人の取り組みを推進するには、それを促す経営陣の誠実な姿勢や組織の体制づくりが欠かせません。
今回は、コンプライアンス違反の代表例、違反が起こる原因や防ぐための姿勢、および個人の取り組みを推進するための体制づくりについて解説します。

コンプライアンス違反の代表例

不正会計・不正利用

企業が成長するには潤滑な資金を得る必要があり、そのためには投資家に利益が向上する見込みがあることを示さなければなりません。このとき、貸借対照表などの書類を改ざんして実際よりも業績をよく見せる粉飾決算といった、不正会計が起こりえます。このような不正会計を行うと、刑罰の対象となるとともに、上場企業の場合は上場廃止を受け、世間からの信頼を大きく損ないます。

また、商品や書類などの偽造、商品情報などの偽装もコンプライアンス違反となり、刑罰の対象となります。さらに、社員が企業の保有する財産（現金・機械・備品など）を黙って持ち出して、業務と関係ない場所で使うことは不正利用に当たります。不正利用して外で紛失したとなれば、情報漏洩につながることもあるので注意が必要です。

情報漏洩

リモートワークが普及し、企業の情報を外に持ち出す機会が大きく増えました。十分なセキュリティ対策を施さなければ、個人情報や機密情報といった情報漏洩につながります。外部からのサイバー攻撃に対策することはもちろん、社員の不当な持ち出しによる情報漏洩はコンプライアンス違反になるため、適切なルールを設けて入念に管理しましょう。

労働問題

近年の働き方改革に伴い、労働問題も重大なコンプライアンス違反と見なされます。賃金の発生しないサービス残業や、労働時間を大幅に超過すると、労働基準法に抵触するため特に注意が必要です。

労働問題が生じると、社内での軋轢や社員の不満が生まれモチベーション低下やチームワークの崩壊を招き、生産性を大きく低下させる原因となります。労働基準法に違反している場合は、即座に働き方を改善するよう尽力しましょう。

ハラスメント

上司が部下に無理強いするパワーハラスメントなど、権限を用いて相手に不当な嫌がらせをするハラスメントも重大なコンプライアンス違反となります。ハラスメントは顕在化していないことが多いため、定期的に社員からのヒアリングを実施し、ハラスメントが常習化していないかを確認することが重要です。

コンプライアンス違反が起こる原因

不正のトライアングルが生じる

コンプライアンス違反が起こる原因の1つが不正のトライアングルが生じていることです。不正のトライアングルとは、「動機・機会・正当化」が揃うと不正をしてしまうという理解を示したもので、人は不正をしなければならない動機、不正ができてしまう機会があると、正当化して不正を行おうとします。

例えば、営業での売上が満たせていない場合これが「動機」となり、社内の人間が見て見ぬふりをする「機会」があれば、クビにさせられたくないからと理由を「正当化」してコンプライアンスに違反するといった状況が考えられます。

社員が不正しようとする動機が生じない組織づくりや、不正を許さず機会を与えない周囲の姿勢がコンプライアンス遵守を推進するためには必要不可欠です。

法律に関する知識が不十分である

法律は常に更新されるものであり、少し前の基準でものごとを捉えていると知らぬ間に法律を無視しコンプライアンスに違反しているという事態が発生します。特に、Webサイトの作成に伴う画像利用で著作権を侵害したり、商品パッケージをデザインする際に景品表示法を無視したりするといった事案がよく起こります。

業務に関する法律については最低限、社員全員が把握しておくよう十分教育することが非常に重要です。

モラルが欠如している

社員にモラルが欠如している場合、「このくらい大丈夫」「皆がやっている」といった言い訳を使ってコンプライアンス違反が起こります。コンプライアンスに関する教育を行うとともに、身内でのコンプライアンス違反を許さない意識を高めていくことが大切です。また、昔と現在では労働やハラスメントなどに対する考え方が変わってきているため、当たり前の考え方を更新していくことも心がけましょう。

社内体制が整っていない

社内でコンプライアンスに関するルールが定まっていなければ、企業全体で社員が何をどのように守って行動すべきかを統一できないため、様々な場面でコンプライアンス違反が起こりえます。また、近年はIT技術の発達に伴い情報のデジタル化が進んでいるほか、リモートワークが増え社用PCなどの持ち帰りが可能となった背景があるため、セキュリティ対策を施さなければ情報漏洩してしまうというリスクも増加しています。

コンプライアンス違反を防ぐための経営層の姿勢

例外を認めない

組織内でコンプライアンス違反を防ぐためには、組織を率いる経営層がコンプライアンスに対して厳重かつ慎重な姿勢を心がける必要があります。組織内で生じたコンプライアンス違反に対し、「小さいものだから」「役員だから」といった理由から例外を認めてはいけません。

全てのコンプライアンス違反に厳しく平等に対処することで、組織全体でのコンプライアンスに対する意識が向上していきます。

法律の制定や改正に敏感になる

法律は年々更新されていくため、最新の法律を把握して遵守する必要があります。経営陣が法律に関して関心を持たなければ社員の法律に対する意識も高まりません。法律の制定や改正に敏感になり、最新の法律を知る姿勢を心がけましょう。

また、企業内弁護士を雇い法律に関する専門家を置くこともコンプライアンスへの意識を高める効果があります。

コンプライアンス遵守への個人の取り組みを推進するための体制づくり

コンプライアンスに関するルールを定め教育する

コンプライアンス遵守に対する個人の取り組みを推進するためには、明確なルールを定めてそれを周知することが重要です。情報管理やハラスメント、労働といったコンプライアンス違反が起こりやすい状況に対してルールを設けましょう。

ルールは法律の改定や世論の変化とともに適宜更新するとともに、社員全員にルールが浸透しているかどうかを確認するために定期的にテストを行うことも効果的です。

コンプライアンス違反に対応する部署を設置する

コンプライアンス違反が生じた際、誰が対応するかをあらかじめ決めておかなければ適切に対処することができません。コンプライアンス違反に対応する部署を設置するほか、コンプライアンス違反でないかという疑問を解消したり、目撃した際に相談したりできる相談窓口を設置することも有効です。

正当な人事評価制度を設ける

ノルマが非常に厳しく昇進できない、努力が正しく評価されないといった場合に、社員はコンプライアンスを無視した行動をとる可能性があります。正当な人事評価制度を設け、正しい行動をとる社員が正しく評価されるような体制づくりを心がけましょう。