ビジネスメールでの名前間違いをお詫びする文例紹介｜作成のポイントも解説

ビジネスメールでは誤字脱字などに細心の注意を払う必要がありますが、ビジネスメールを送信する際、相手の名前を間違ったまま送信してしまったという方もおられるのではないでしょうか？
今回は、名前を間違えた際のお詫びメールの作成ポイントや間違いを防ぐためのポイント、場面別の文例を紹介します。

名前を間違えた際のお詫びメール作成のポイント

間違いがわかった時点で速やかにお詫びメールを送る

相手の名前を間違えてメールを送信してしまった場合には、間違いがわかった時点で速やかにお詫びのメールを送りましょう。具体的に間違いを説明し、心からの謝罪の言葉を添えることが重要です。

また、名前間違いのお詫びには通常はメールが使用されますが、送信相手によっては電話や手紙の方が良い場合もあります。特に企業の上層部や長期的な取引先が相手の場合には、電話や手紙が選択されます。謝罪手段の判断が難しい場合は、上司や先輩に相談するようにしましょう。

お詫びメールだと一目でわかる件名にする

お詫びメールを送信する際は、件名から「お詫び」の意図が一目で伝わるようにしましょう。例えば「お名前の誤記に関するお詫びと訂正」といった具体的な表現が適切です。

一目で理解できる件名を使用することで、相手がメールに気付いた時にすぐに開封してもらえる可能性が高まります。逆に、分かりにくい件名だと後回しにされるおそれがあるため注意が必要です。

原因と再発防止策を伝える

謝罪メールを送信する際には、間違いの原因を説明し同様のミスが再び起こらないようにするための具体的な対策を述べることが重要です。

ただし、説明が長すぎると言い訳と取られる可能性があるため、簡潔にまとめて反省の意を伝えましょう。

ビジネスメールで名前間違いを防ぐためのポイント

送信前のチェックリストを活用する

誤送信を防ぐためには、送信前チェックリストを作成し活用することが重要です。

具体的な確認項目としては、以下のような例が挙げられます。

また、第三者によるWチェックを行うことで自身が気付かなかったミスに気付けます。

誤送信防止システムを導入する

チェックリストの活用やWチェックによってミスは防げますが、完全になくすことは困難です。また、チェック作業には手間がかかるというデメリットもあります。

そのため、宛名やメールの内容を確認できる誤送信防止機能が付いているメールシステムを導入することもおすすめです。

【場面別】ビジネスメールで名前間違いをしてしまった際の文例

送信直後に自分で気付いた場合

相手から指摘された場合

名前間違いのお詫びメールに対する返信への返信文例

名前間違いに関するお詫びの連絡に対して、お許しいただける返信があった場合には、相手が寛大な心で対応してくれたことに感謝の気持ちを伝えましょう。ビジネスマナーでは、最初にメールを送信した人がやりとりを終えるのが望ましいとされています。

また、不快な思いをさせてしまったことに対して謝罪の意を再度述べ、今後の関係を良好に保てるようにしましょう。