前回のやり取りからしばらく時間が空いてしまった相手へ送るビジネスメール、いわゆる「久しぶりメール」。書き方や使用するフレーズを間違えてしまうと、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。
今回は、社内外問わずビジネスで利用する「久しぶりメール」の書き方を、フレーズや例文と共に紹介します。
ビジネスメールでは「ご無沙汰しております」を使うのがベター
「久しぶりメール」の書き出しによく使用されるフレーズに「ご無沙汰しております」と「お久しぶりです」があります。一般的に3か月程度連絡が空いた際に使用します。
ビジネスの場面では「ご無沙汰しております」を利用することがベターです。「ご無沙汰」とは長く訪問や手紙のやり取りがない状態を指します。そのため、「しばらくの間、相手のもとを訪れなかったことや連絡を取っていない状態を申し訳なく思い、お詫びする際の挨拶」といった意味が含まれています。
一方で「お久しぶりです」は同等および目下の人に向けて使う言葉とされているため、軽い言葉という印象を与えます。相手によっては不快に感じてしまう可能性があるため、注意が必要です。
「久しぶりメール」で使用できる書き出しのフレーズ例
- ご無沙汰しております。
- 大変ご無沙汰しております。
- 久しくご無沙汰しております。
- 長らくご無沙汰しております。
- すっかりご無沙汰いたしまして、申し訳ございません。
- ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。
「ご無沙汰しております」と共に「申し訳ございません」などのお詫びする文言を加えることで、より丁寧な印象を与えられます。
メール本文を書く際のポイント
自分を思い出してもらうきっかけとなる文言を入れる
前回のメールから期間が空いた場合、自分のことを相手に忘れられている恐れもあります。やり取りをスムーズに進めるためには、送信者である自分を思い出し認識してもらうことが必要です。
本文には「○○の件でお取り引きいただきました・・・」や「3月のセミナーでご挨拶いたしました・・・」など、以前やり取りを行った時期や場所などの文言を明記しておくと効果的でしょう。
なぜ連絡したのか要件を伝える
「久しぶりメール」に限りませんが、要件をメール本文で明確にさせることが重要です。相手が要件に納得することで、メールが送られてきた意味を理解できます。
また「以前、○○の件で課題を感じているとお伺いしましたので、ご連絡いたしました。」など、メールを送信した経緯を添えることも有効です。
「久しぶりメール」の例文
社外向けの例文
| 件名：新サービス「～～」のご提案/・◇◇株式会社 株式会社○○ 人事部 ××様ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。 12月のセミナーでご挨拶いたしました◇◇株式会社 営業部 △△でございます。 その節は貴重なお話を聞かせていただき、ありがとうございました。 さて、本日ご連絡いたしましたのは、新サービス「～～」のご案内です。 添付ファイル（PDF）にて詳細をお送りいたします。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。 ◇◇株式会社 営業部 |
社内向けの例文
| 件名：新サービス「～～」についてのご相談・企画部×× 営業部 △△様大変ご無沙汰しております。企画部 ××でございます。以前、◇◇の件でお世話になりました。 さて、今回も新サービス「～～」を採用イベントへの出展の件で△△様のお力添えを頂きたいと思い、ご連絡させていただきました。 早速ではありますが、来週中に1時間程度ミーティングを設定いただけますか。 お手数ですがよろしくお願いします。
企画部 ×× ×× TEL:03-0000-0000
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いかがでしたか？
ビジネスでの「久しぶりメール」の書き出しは「ご無沙汰しております」などのフレーズを利用し、本文を書く際にも文言に注意する必要があります。正しい文言を利用し、相手に不快感を与えないようにしましょう。
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