ビジネスメール｜久しぶりの相手への書き方【フレーズ・例文付】

前回のやり取りからしばらく時間が空いてしまった相手へ送るビジネスメール、いわゆる「久しぶりメール」。書き方や使用するフレーズを間違えてしまうと、相手に不快感を与えてしまう可能性があります。

今回は、社内外問わずビジネスで利用する「久しぶりメール」の書き方を、フレーズや例文と共に紹介します。

ビジネスメールでは「ご無沙汰しております」を使うのがベター

「久しぶりメール」の書き出しによく使用されるフレーズに「ご無沙汰しております」と「お久しぶりです」があります。一般的に3か月程度連絡が空いた際に使用します。

ビジネスの場面では「ご無沙汰しております」を利用することがベターです。「ご無沙汰」とは長く訪問や手紙のやり取りがない状態を指します。そのため、「しばらくの間、相手のもとを訪れなかったことや連絡を取っていない状態を申し訳なく思い、お詫びする際の挨拶」といった意味が含まれています。

一方で「お久しぶりです」は同等および目下の人に向けて使う言葉とされているため、軽い言葉という印象を与えます。相手によっては不快に感じてしまう可能性があるため、注意が必要です。

「久しぶりメール」で使用できる書き出しのフレーズ例

• ご無沙汰しております。
• 大変ご無沙汰しております。
• 久しくご無沙汰しております。
• 長らくご無沙汰しております。
• すっかりご無沙汰いたしまして、申し訳ございません。
• ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。

「ご無沙汰しております」と共に「申し訳ございません」などのお詫びする文言を加えることで、より丁寧な印象を与えられます。

「ご無沙汰しております」の英語フレーズ

近年ではグローバル化の影響もあり、英語でメールをやり取りする機会も多くなりつつあります。「ご無沙汰しております」の英語フレーズも覚えておきましょう。

• It’s been a while.
• I haven’t seen you for a long time.

状況に応じて「お元気でしたか？」を表す「How have you been？」などの言葉を付け加えると、相手への気遣いも示せます。

メール本文を書く際のポイント

自分を思い出してもらうきっかけとなる文言を入れる

前回のメールから期間が空いた場合、自分のことを相手に忘れられている恐れもあります。やり取りをスムーズに進めるためには、送信者である自分を思い出し認識してもらうことが必要です。

本文には「○○の件でお取り引きいただきました・・・」や「3月のセミナーでご挨拶いたしました・・・」など、以前やり取りを行った時期や場所などの文言を明記しておくと効果的でしょう。

なぜ連絡したのか要件を伝える

「久しぶりメール」に限りませんが、要件をメール本文で明確にさせることが重要です。相手が要件に納得することで、メールが送られてきた意味を理解できます。

また「以前、○○の件で課題を感じているとお伺いしましたので、ご連絡いたしました。」など、メールを送信した経緯を添えることも有効です。

「久しぶりメール」の例文

社外向けの例文

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社内向けの例文

「久しぶりメール」を受け取った場合

メールは基本的に受け取ってから24時間以内に返すのがマナーであり、「久しぶりメール」の場合も同様です。

「久しぶりメール」を送った側は「ちゃんと返信がくるだろうか」「不快な思いをさせていないだろうか」などと緊張している場合が多いので、なるべく早く返信すると親切です。

また、「こちらこそご無沙汰しており申し訳ありません。」などの言葉を添えると、相手への気遣いを示せます。