ビジネスメール

メールを「転送」する際のマナーとは?例文を使用して解説します

メールの転送機能とは、受信したメールを第三者へそのまま送ることができる機能です。ビジネスで利用する場面は多いですが、転送する際にもマナーが存在します。

今回は、ビジネスで利用する「メールの転送」について、目的とマナーを合わせて紹介します。

転送メールの目的とは

メールの対応を依頼する

自分だけではメールの対応が難しい場合などに、上司や他の部署などの第三者へ対応を依頼するために転送を行います。
また、自分の代わりに対応してもらうため、これまでの送信者とのやりとりを共有するといった意図も含んでいます。

内容を共有し、参考にしてもらう

会議に使用する場合などに、メール本文に記載されている情報を第三者に共有しなければいけないことがあります。その際、転送機能を利用することで簡単に共有できます。

また、過去のメールを転送することで、新入社員などに仕事の流れを把握してもらうきっかけにもなるでしょう。

ビジネスメールを転送する際のマナー

例文内の①~④の数字に沿って、マナーを解説します。例文の下に解説がありますので、照らし合わせてみてください。

件名:Fwd.4/23開催のセミナーについてのお問い合わせ
営業部 ××様(①)お疲れ様です。総務部 △△です。

以下の本文は、4/23開催のセミナーについてのお問い合わせ内容です。
こちらの部署ではわかりかねますので、××様へ転送させていただきました。
お忙しいところ恐縮ですが、ご対応をよろしくお願いします。(②)

ーーーーーーーー転送メール 本文ーーーーーーーー

差出人:~~株式会社・○○<~~@jinji.com>
日時:2020年4月20日 10:45
宛先:株式会社◇◇<toi-awase@~~co.jp>
件名:4/23開催のセミナーについて・~~株式会社

株式会社◇◇ セミナーご担当者様(③・④)

お世話になっております。
~~株式会社 人事部 ○○でございます。

4/23に開催されますセミナーについて、2点質問がございます。

(略)

お手数ですがよろしくお願いいたします。

ーーーーーーーー転送メール 本文ーーーーーーーー

①転送メールの本文に対応する担当者を記載する

転送メールに限りませんが、本文の書き出しに転送先の担当者の名前と挨拶を記載します。ビジネスメールでは基本的なマナーですが、転送する際に忘れてしまうことも多いので注意が必要です。

②転送した理由、目的を明確にする

担当者の名前の下には、転送した理由・目的をはっきりと記載しておきましょう。例えば「以下はお問い合わせ内容です。」とだけ伝えてしまうと、転送された担当者はどのような行動を取ればよいのかわかりません。
そのため、「担当部署なので対応をしてほしい」などといった理由と目的を、転送メール本文の邪魔にならない程度に短く添えておきましょう。

③転送元の本文は書き換えない

転送元のメールの件名や本文は書き替えないことが一般的です。
件名は転送機能を使用すると「Fwd.」または「Fw:」が自動的に付くため、書き換えなくても転送メールであると判断できます。しかし、対応を催促する場合などは件名の初めに、【ご対応のお願い】や【参考資料】を付けると目立つように表示できます。企業によってルールが定められていることもありますので確認しておきましょう。

一方で、転送元の本文は書き換えないことがマナーです。書き換えてしまうと、相手とつじつまが合わなくなることや、最悪の場合は改ざんと受け取られてしまう可能性もあります。

④個人情報など情報の漏洩に気を付ける

転送元の本文には企業および個人の情報が多く含まれています。第三者に転送することで、転送元の送信者が知らないところで情報が広がってしまい、情報漏洩のトラブルに発展する場合もあります。そのため、転送する際は原則、転送元の送信者に確認を取りましょう。場合によっては、個人情報の部分だけ削除することも有効です。

また、第三者に転送する際には「本当に転送が必要なのか」「共有しても良い情報なのか」を確認することも重要です。

まとめ

いかがでしたか?
ビジネスの場面でメールを転送する場合は、目的を明確にすることが重要です。また、情報漏洩などに気を付けることで転送元の送信者および転送先の担当者とのトラブルを避けられます。マナーを守って、ビジネスメールを利用しましょう。

新規営業の業務効率化にお困りではありませんか?
5万社以上が活用する企業情報サービスで、時間や手間を削減しましょう!