ビジネスメール

ビジネスメールでの正しい宛名の書き方とは?状況別に詳しく解説!

社会人になれば、取引先や上司など、様々な相手にビジネスメールを送ることになります。
そんなとき、宛名の書き方を間違ってしまっては印象が悪くなってしまうかもしれません。

今回はビジネスメールでの宛名について、社外向け・社内向けなど状況別の書き方や英語での書き方を解説します。

ビジネスメールで宛名を書くときの注意点

宛名は基本的に略さず正式名称で書く

会社名や役職名などが長い場合もありますが、宛名を略することは失礼になります。会社名・役職名は省略せず、「株式会社」を(株)と省略することもしないようにしましょう。

また、相手の名前に関しても、親しくなるまではフルネームで書きましょう。

二重敬称に気をつける

敬称を二つ以上重ねる二重敬称は、文法的に誤りなので使用してはいけません。例えば、「○○部長様」という表現は、「部長」自体が敬称であるため二重敬称となり誤りです。

【社外向け】宛名の書き方

顧客や取引先など、社外の相手に向けてビジネスメールを送る場合の宛名の書き方を、簡単な例文付きで紹介します。

「会社名+部署名+役職+名前+様」が基本

基本的には、「会社名+部署名+役職+名前+様」の形で宛名を書きます。「名前+役職」の順で書く場合は、役職名が敬称の役割も果たすので「様」は必要ありません。
例えば、株式会社○○の営業部長に宛ててメールを送る場合は次のようになります。

例)
株式会社○○ 営業部部長 田中太郎様
株式会社○○ 営業部 田中太郎部長

複数人に送る場合、役職順に名前を書く

社外の複数人に宛ててメールを送る場合は、氏名を役職順に並べるようにしましょう。並べ方は横並びでも縦並びでも問題ありませんが、縦に並べすぎると読みにくいので、人数が多い場合は横並びで書きましょう。
また、別の会社に所属する複数人にメールを送る場合は、宛名も会社別に書きましょう。

例1)
株式会社○○ 営業部 田中様、佐藤様、鈴木様

例2)
株式会社○○ 営業部 田中様

△△株式会社 営業部 伊藤様

CCを用いてメールを複数人に送信する場合は、次のようにすればわかりやすく丁寧です。

例)
株式会社○○ 営業部 田中様 (CC:佐藤様、鈴木様)

団体に送る場合は「ご担当者様」「御中」

団体宛てにメールを送る場合、宛名は「ご担当者様」「〜(組織名)御中」と書きます。「御中」は敬称ですので、「〜様御中」「〜御中様」などの書き方はNGです。

例)
株式会社○○ 営業部 ご担当者様
株式会社○○ 営業部御中

専門職の方へ送る場合

相手が教授や医師、弁護士などの専門職の方である場合、敬称は「様」ではなく「先生」を用いるのが一般的です。

例)
○○大学 法学部 山本先生
△△病院 内科 加藤先生

【社内向け】宛名の書き方

上司など、社内の相手に向けてビジネスメールを送る場合の宛名の書き方を、簡単な例文付きで紹介します。

社内宛ての場合は、「部署名+役職+名前+様」の形が基本になります。複数人に宛ててメールを送る場合は、社外宛ての場合と同じく宛名は役職順に並べましょう。

相手との関係性や社内のルールによって敬称を使い分ける

敬称は基本的に「様」でOKですが、相手との関係性や社内のルールに合わせて他の敬称を使用しても問題ありません。部下や同僚に対しては「さん」もよく用いられますが、上司に対しては「様」や役職名を敬称として用いるのがよいでしょう。

例)
営業部部長 田中様
営業部 佐藤さん

宛先が複数の場合は「各位」「皆様」

特定の相手ではない、社内の複数人に宛ててメールを送る場合は「各位」「〜の皆様」を用います
「各位」は敬称として用いられるため、「各位様」という表現は二重敬語なので誤りです。ただし、「お客様各位」は慣習的に用いられており、近年では許容されつつあります。

例)
営業部各位
営業部の皆様

英語での宛名の書き方

英語での宛名の基本形は、「Dear+敬称+ラストネーム」です。また、部署に宛ててメールを送る場合も「Dear+部署名」とします。
相手と親しくなったら、宛名にファーストネームを使っても問題ありません。

例)
Dear Mr.TANAKA
Dear Customer Service

ちなみに、「各位」は英語で「To Whom It May Concern」と訳されます。

 

まとめ

いかがでしたか?

宛名を間違えてしまうと、直接の会話でなくとも悪い印象になってしまいます。

ビジネスメールのやり取りは、社会人になれば日常的に行うものですから、宛名の書き方はしっかり覚えておきましょう。

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