ビジネスメール

ビジネスメールに返信するときの件名の書き方|「Re:」は消すべき?

メールでのやり取りをするとき、返信の件名に「Re:」が付くのを見たことがあると思います。
ビジネスメールのやり取りをする際、社内でルールがあればそれに従えばよいですが、そうでない場合は返信メールの件名はどうすればよいのでしょうか?

今回は、ビジネスメールに返信するときの件名の書き方について解説します。

件名は書き換えず、そのまま返信するのが基本

「Re:」も消さなくてよい

ビジネスメールに返信する際は、件名は書き換えないのが基本です。元のメールの件名に「Re:」が付きますが、「Re:」を削除する必要もありません

また、送られてきたメールの件名に相手の名前が入っている場合もありますが、敬称を付けて返信する必要もありません

件名を書き換えなくてよい理由

返信メールの件名を書き換えなくてよい理由には、主に次の二つがあります。

メールのツリー構造が壊れてしまう

ツリー構造の例:

来週の会議について
>Re:来週の会議について

メールのやり取りをしていく中で、あるメールに対しての返信が連なって整理されます。
これをツリー構造と呼びますが、使用するメールサービスによっては返信の「Re:」がないとツリー構造に整理されない可能性があります

「Re:」がないと一目で返信だとわからない

件名に「Re:」がついていれば、相手は自分が送ったメールに対する返信であることが一目瞭然です。用件もすぐにわかるので、件名はそのままにして「Re:」も残しておいた方が親切だといえます。

以上のような理由から、返信メールの件名を書き直すという丁寧さよりも、件名をそのままにしておく効率が勝っており、一般的に件名を書き換える必要はないとされています。

ビジネスメールに返信する際に、件名を書き換えたほうがよい場合

基本的には返信の際に件名を書き換える必要はありませんが、次のような場合には件名を書き換えることを検討しましょう。

「Re:」がいくつも連なってしまった場合

メールのやり取りを続けていくと、「Re:Re:Re:Re:Re:…」のように「Re:」がいくつも連なってしまいます。基本的に「Re:」を削除する必要はありませんが、あまりに多いと件名が読みづらくなってしまうので適宜削除して整理しましょう

全ての「Re:」を消すと返信だとわからなくなってしまうので、3つほどを残して削除しましょう。また、ナンバリングして整理するのもよいでしょう。

削除の例:

Re:Re:Re:Re:Re:来週の会議について⇒Re:Re:Re:来週の会議について

ナンバリングの例:

Re:Re:Re:Re:Re:来週の会議について⇒Re:来週の会議について(5)

やりとりの中で話題が変わった場合

メールのやり取りが長くなった場合は、その間に話題や用件が変わってしまうこともあります。そのような場合は、メールの話題に合わせて件名を変更しましょう

話題が何かを件名で示したほうがメールのやり取りがスムーズになります。また、後でメールを見返す際にも件名と話題が一致していた方が便利でしょう。

返信にひとこと添えたい場合

例えば内容の確認を求めるメールなどに対しては、ひとこと返答の言葉を添えたほうが相手にもわかりやすいでしょう。件名にひとこと添える場合は、「Re:」の前に添えるようにしましょう

確認しました Re:来週の会議について

 

まとめ

いかがでしたか?

基本的には返信メールの件名を変更する必要はありませんが、場面に応じて書き換えればよりスムーズなやり取りができるでしょう。

新規営業の業務効率化にお困りではありませんか?
5万社以上が活用する企業情報サービスで、時間や手間を削減しましょう!