ビジネスメール

ビジネスメールを送る「時間」に注意!正しいマナーを紹介

ビジネスメールは時間を気にせず、いつでも確認できるというメリットがあります。しかし、「業務時間外にメールを送信しても大丈夫なのか?」と不安を持つ方もいるのではないでしょうか。一般的には送信する際の時間・曜日に気を遣うのがマナーです。

今回は、ビジネスメールを送る際に注意すべき「時間」に関するマナーを紹介します。

ビジネスメールを送信する際は時間・曜日に気を遣うのがマナー

ビジネスにおけるメールは、業務についての連絡を行うツールです。そのため、業務時間内に送信するのが一般的なマナーとされています。

近年のビジネスパーソンは、PCだけでなくタブレットやスマートフォンでメールチェックを行います。深夜や休日に送信すると「早く返信しなくてはいけない」というプレッシャーを相手に与えてしまうおそれがあります。そのためビジネスメールを送信する際は、時間や曜日などに配慮しましょう。

業務時間内に送信するなら、午前中がよい

業務時間内であれば、どの時間帯に送信しても問題ありません。ただし、なるべく午前中に送信することをおすすめします。
午前中であれば、相手は始業後すぐにメールの確認を行い、その日のうちに対応してもらえる可能性が高くなります。

どうしても業務時間外に送信する場合は、理由などを添える

ビジネスメールは業務時間内に送信するのがマナーですが、仕事の都合上どうしても業務時間外に送信しなければいけない場面もあります。
その際はメール本文に「夜分遅くに失礼します。」などのお詫びや、この時間に送信する理由・相手を気遣う文言などを添えておきましょう。

以下の例文を参考にしてみてください。

件名:見積書の送付【株式会社○○】
××株式会社 ~~様

お世話になっております。夜分遅くに失礼いたします。

先日、ご依頼いただいておりました見積書の数値が出揃いましたので、送付いたします。
急ぎご報告させていただきたく、遅い時間のご連絡となってしまったことをお詫び申し上げます。

ご確認の上、ご不明点などございましたら、遠慮なくお申し付けください。

引き続き、よろしくお願い申し上げます。

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署名
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件名:明日(5月23日)の会議資料の送付
営業部 ~~様

お疲れ様です。夜分遅くに申し訳ございません。

○○に関する会議の資料が完成いたしました。
会議の開始が明日(5月23日)13時からのため、遅い時間ではありますが送付させていただきます。
ご確認等、よろしくお願いいたします。

繰り返しになりますが、夜分のご連絡失礼いたしました。

ーーーーーーーーーーーー
署名
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ビジネスメールを送る際の注意点

早く対応してほしい際は、休日前を避ける

自分が送信したメールに早く対応してほしい場合は、週末や連休前に送信するのは避けたほうがよいでしょう。
休みに入る前に仕事を終わらせようとしている相手に負担をかけてしまいかねません。またその場合、対応を週明けにするなど先送りにされてしまうおそれもあります。

余裕をもって対応してもらえるように、ビジネスメールを送信する際には曜日にも注意が必要です。

海外に送る場合は時差に注意する

ビジネスメールを海外から送る場面では、時差にも配慮しましょう。
「このメールは、出張先の○○から現地時間5月22日11:00に送信しました。」などの文言を添えることで、受け取った相手も納得でき、メールのやり取りがスムーズに行えます。

 

まとめ

いかがでしたか?
ビジネスメールは業務時間内に送信することが基本的なマナーです。やむを得ず業務時間外に送信する場合は、お詫びの言葉とともに理由を添えることで丁寧な印象を与えられます。曜日や時間などに配慮し、相手を不快にさせないようにメールを送信しましょう。

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