ビジネスメール

メール添付時の適切な容量は何MB?ファイル等の送信マナーを確認

メールに画像や動画などのファイルを添付するとき、ファイルサイズに気をつけていますか?

サイズが大きすぎるメールを送信すると、相手に悪印象を与えてしまうこともあります。
今回は適切なメールサイズや、ファイルサイズを抑えるための方法をご紹介します!

容量の大きすぎるメールは相手にとって迷惑

あまりにも容量の大きすぎるメールは受信するのに時間がかかってしまい、相手をイライラさせてしまいます。特に、相手が外出先でスマートフォンなどで受信する場合、データ通信量も圧迫してしまうことになり、不快に思われかねません。

それ以外にも、相手が使っているビジネスメールソフトによっては受信できるサイズに制限がある場合もあり、それを超えたメールは正しく受信できない可能性があります。また、会社によってはメールソフトの総受信量の上限が、1人あたりに決まっていることもあります。

以上のことから、相手に迷惑をかけないためにも、添付ファイルのサイズには気をつける必要があります。

一般的に適切なサイズとされているのは2MB

ビジネスマナーとして、常識的なメールサイズの上限とされているのは2MBです。
基本的に、文字だけで書かれたWordやメールは2MBを超えることはありません。しかし、Wordに画像を貼り付けていたり、動画や写真などを添付する際は注意する必要があります。

動画や写真などを送信する際は、必ず事前にファイルサイズを確認しましょう。
また、どうしても大きいものを送信しないといけないときは、相手に送信しても良いか確認を取りましょう

添付ファイルのサイズを小さくする方法

添付するファイルをzipファイルなどに圧縮する

多くのファイルは、zipファイルに圧縮することでサイズを縮小できます。「zipファイル」とは、複数のファイルを1つのまとまりにしたもので、ファイル名に「.zip」が付きます。
zipファイルに圧縮することで、多くのファイルを小さい容量で送信でき、受け取った相手がそれを展開することで元のファイルを見ることが可能です。

OSのバージョンにもよりますが、ファイルを選択した上で右クリックをすることで、zipファイルへの圧縮を選択できることがあります。

画像や動画素材の解像度を下げる

添付する画像や動画素材の画質を下げ、添付ファイルのサイズを小さくするのも1つの手法です。
PhotoshopやWindowsであればペイント上で素材の圧縮ができる他、画像をトリミングして小さくすることもできます。また、PowerPointやWordでは「図の圧縮」や「ファイルサイズの圧縮」が選択できる場合があります。

その他にも、Web上には無料で使える画像圧縮サービスなどもあり、中にはファイルサイズを指定して圧縮できるものもあります。

ファイルのリンクを共有する

GoogleスプレッドシートやGoogleドキュメントなどで作成したファイルは、共有リンクを使うことができます。ファイルのリンクを送信し、必要があれば、相手はExcelやWord、PDFなどの形式でダウンロードすることができます。

ただし、リンクを送信する際は、共有設定に注意する必要があります。
相手も編集できる状態にするのかどうか、リンクを知っている人なら誰でも見られるようにするのか、などの点に注意しましょう。

クラウドサービスを活用し、メール以外の媒体で共有する

「Google Drive」「Dropbox」「OneDrive」などのクラウドサービスやビジネス向けのクラウドサービスを活用し、メール以外の媒体でデータを共有することもできます。
クラウドサービスを導入する際は、

  • アップロードできる総容量や形式
  • セキュリティ
  • アップロードしたデータの保存期間

などを確認しましょう。また、今まで使っていなかったクラウドサービスを導入する際は、相手先に使用しても問題がないか確認を取りましょう

その他、Web上に大容量ファイルの送受信サービスなどもあるため、これらを活用することも1つの手段です。

まとめ

いかがでしょうか?
今回はファイルを添付したメールを送信する際の基準や注意点を紹介しました。
相手が受け取りやすいメールを心がけましょう。

 

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