ビジネスメール

メール添付時の適切な容量は何MB?ファイル等の送信マナーを確認

メールに画像や動画などのファイルを添付するとき、ファイル容量に気をつけていますか?

容量が大きすぎるメールを送信すると、相手に悪印象を与えてしまうこともあります。
今回は適切なメールサイズや、ファイル容量を抑えるための方法をご紹介します!

容量の大きすぎるメールは相手にとって迷惑

あまりにも容量の大きすぎるメールは受信するのに時間がかかってしまい、相手をイライラさせてしまいます。特に、相手が外出先でスマートフォンなどで受信する場合、データ通信量も圧迫してしまうことになり、不快に思われかねません。

それ以外にも、相手が使っているビジネスメールソフトによっては受信できるサイズに制限がある場合もあり、それを超えたメールは正しく受信できない可能性があります。また、会社によってはメールソフトの総受信量の上限が、1人あたりに決まっていることもあります。

以上のことから、相手に迷惑をかけないためにも、添付ファイルのサイズには気をつける必要があります。

一般的に適切なサイズとされているのは2MB

ビジネスマナーとして、常識的なメールサイズの上限とされているのは2MBです。
基本的に、文字だけで書かれたWordやメールは2MBを超えることはありません。しかし、Wordに画像を貼り付けていたり、動画や写真などを添付する際は注意する必要があります。

動画や写真などを送信する際は、必ず事前にファイルサイズを確認しましょう。
また、どうしても大きいものを送信しないといけないときは、相手に送信しても良いか確認を取りましょう

添付ファイルのサイズを小さくする方法

添付するファイルをzipファイルなどに圧縮する

多くのファイルは、zip形式にすることでサイズを小さくでき、これを「圧縮」といいます。zipファイルに圧縮することで、多くのファイルを小さい容量で送信でき、受け取った相手が元のファイルサイズに戻すことができます。元のファイルサイズに戻すことを「展開」と呼びます。

OSのバージョンにもよりますが、ファイルを選択した上で右クリックをすることで、zipファイルへの圧縮を選択できる場合が多いです。圧縮したファイルは名前に「.zip」が付きます。

画像や動画素材の解像度を下げる

添付する画像や動画素材の画質を下げ、添付ファイルのサイズを小さくするのも1つの手法です。
Photoshopや、Windowsであればペイントなど、画像編集ソフト上で素材の圧縮ができる他、画像をトリミングして小さくすることもできます。また、PowerPointやWordでは「図の圧縮」や「ファイルサイズの圧縮」が選択できる場合があります。

その他にも、Web上には無料で使える画像圧縮サービスなどもあり、中にはファイルサイズを指定して圧縮できるものもあります。

メールに直接添付せず、ファイル共有に特化したサービスを使う

添付ファイルのサイズを変えずに相手に共有したい場合は、クラウドサービスや大容量ファイルの送受信に特化したサービスの利用も有効です。
ただし、

  • アップロードできる総容量や形式
  • セキュリティ
  • アップロードしたデータの保存期間

などを確認しましょう。以下で代表的なサービスを紹介します。

「Google Drive」「Dropbox」「OneDrive」

「Google Drive」「Dropbox」「OneDrive」はいずれも無料で利用できるクラウドサービスです。クラウド上に共有したい文書や写真をアップロードすることで、クラウドを共有するメンバーがいつでもどこでも閲覧・編集できます。また、必要があれば共有された相手はExcelやWord、PDFなどの形式でデータをダウンロードすることも可能です。

共有するにあたって、リンクを送信する場合は共有設定に注意する必要があります。相手も編集できる状態にするのかどうか、リンクを知っている人なら誰でも見られるようにするのか、などの点に注意しましょう。

【特徴】
ストレージ:Google Drive 15GBまで無料
Dropbox 2GBまで無料 ※個人プランの場合
OneDrive 5GBまで無料 ※個人プランの場合
保持期間:無期限

【URL】
Google Drive:https://www.google.com/intl/ja_jp/drive/
Dropbox:https://www.dropbox.com/ja/
OneDrive:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

GigaFile 便

GigaFile 便はユーザー登録不要で大容量のファイルを送受信できるサービスです。送受信できるファイルの容量が最大200GBと大きいため、高画質の写真の共有にも使用できます。

【特徴】
送受信できるファイル数:無制限
ファイルの最大容量:200 GB
ファイルの保持期間:最大60日

【URL】
https://gigafile.nu/

firestorage

firestorageは簡単に大容量ファイルを送受信できる、操作性に優れたオンラインストレージサービスです。会員登録の有無や有料会員かどうかなどで利用できるサービスは変わってきます。今回は未登録会員が無料で利用できるサービスを紹介します。

【特徴】
送受信できるファイル数:無制限
ファイルの最大容量:2 GB
ファイルの保持期間:最大7日

【URL】
https://firestorage.jp/

まとめ

いかがでしょうか?
今回はファイルを添付したメールを送信する際の基準や注意点を紹介しました。
相手が受け取りやすいメールを心がけましょう。

新規営業の業務効率化にお困りではありませんか?
5万社以上が活用する企業情報サービスで、時間や手間を削減しましょう!