ビジネスメール

【例文付】英語ビジネスメールの書き出しを状況別に紹介

英語のメールでの書き出し、どう書けばいいのか迷いますよね。
メールの要件や、相手との親しさによっても表現は変わってきます。
今回はビジネスでよく使う書き出しのフレーズやルールを、状況別に簡単に解説していきます。

必ず最初に宛名を書く

日本語のメールで本文の最初に「○○様」と宛名を書くように、英語のメールでも必ず宛名は書きましょう。

宛名を書く際に、気を付けるポイントは3つあります。

1.相手の名前がわかる場合は、必ず記載する。

2.宛名の最後にカンマ(,)を必ずつける。

3.相手によってどのくらいフォーマルにするか決める。

以上のこと前提として宛名を書いていきましょう。

まず、名前の前に着ける単語で、一般的なのは「Dear」です。
男性なら「Dear Mr. ○○,」女性なら「Dear Ms. ○○,」と表記します。
名前の後にカンマ(, )を忘れないよう注意しましょう。

また、相手とある程度面識があれば「Dear ○○(ファーストネーム),」でも構いません。もっと親しければ「Hi ○○(ファーストネーム),」や、名前だけでも大丈夫です。

距離感がつかめない時は「Dear Mr. ○○,」などを使いましょう。
もしくは、それまで相手とメールのやり取りをしていれば、相手が送ってきた宛名の表記に合わせるのが無難です。

名前がわからない場合の宛名

相手の名前がわからない場合は、以下のように部署名や役職を書きましょう。

・Dear Customer Service,
(カスタマーサービス御中)

・Dear Sales Manager, 
(営業部長様)

・Dear all,
(各位)

・To whom it may concern,
(ご担当者様)

また、単に「Greetings,」とだけ表記する方法もよく用いられます。

書き出しは簡潔に用件を述べることが大事

宛名の次は、メールを送った理由など、簡潔に用件を伝えましょう。

日本でよく使う「お世話になっております」などの前置きは基本的に必要ありません。
気を遣うあまり長い文章にならないよう、要点のみを伝えることが重要です。

ただ、初めてメールを送る相手には、先に自分の名前と役職を簡単に自己紹介しましょう。

よく使う、用件を伝えるためのフレーズ

用件や目的を伝えるための基本的なフレーズをまとめましたので、状況別の例文と合わせて参考にしてみて下さい。

主語は「I」のほかに、会社を代表してメールを送る場合は「We」を用いることもあるので注意しましょう。

・I’m writing you because ~
・I’m writing to ~
・The reason I am writing is ~
(~のためにメールをしました)

・I’d like to ask some questions about ~
(~についていくつかお伺いしたいのですが)

・This is to inform you that ~
(~についてのお知らせです)

・I have attached ~ to this e-mail. 
(~をこのメールに添付しました。)

・We’re interested in your products.
(御社の製品に興味があります)

・Would you please confirm the following points?
(下記の点についてご確認お願いします)

状況別の書き出し例文

初めてメールを送る相手の場合

初めてメールを送る相手の場合、たとえ相手と面識があっても、自分の名前と役職や部署名(社外なら会社名も)を述べるようにしましょう。

・My name is  John Smith and I work at 〇〇 Corporation.
・I am John Smith and work at 〇〇 Corporation.
(○○会社のジョン・スミスと申します。)

・My name is John Smith, a sales manager at 〇〇 Company.
(○○会社営業部長のジョン・スミスと申します。)

・I am Jane Smith and work at Customer Service of ○○ Company.
(○○会社カスタマーサービスのジェーン・スミスです)

お礼のメールの場合

・Thank you for your quick reply.
(すぐのご返信ありがとうございます)

・Thank you for your inquiry.
(お問い合わせありがとうございます)

・Thank you very much for your documents.
(書類をありがとうございます)

・Thank you so much for attending today’s meeting.
(本日の会議にお越しいただき、ありがとうございます。)

・Your support in this discussion is greatly appreciated.
ご検討いただき誠にありがとうございます

謝罪や悪いニュースを伝えるメールの場合

・I am sorry to be late in answering your email.
(お返事遅くなり申し訳ございません。)

・We are sorry to inconvenience you.
(ご迷惑をおかけして申し訳ありません。)

I deeply regret to inform you that I have to decline your offer this time.
(非常に残念ですが今回の件はお断りさせていただきます。)

Unfortunately, there has been a change of plans.
(残念ですが、予定に変更がありました。)

・I regret to inform you that I would like to cancel the following order.
(大変申し訳ございませんが、以下のオーダーをキャンセルいたします。)

依頼やお願いのメールの場合

Do you mind sending me a copy of the document?
(書類のコピーを送ってくださいませんか?)

・I have some questions about your current project.
(進行中のプロジェクトについて、いくつかご質問したいです。)

・I am writing this email to confirm our discussion at the last meeting.
(前回の会議の内容を確認したく、このメールを送っています。)

I am sorry to rush you, but could you please send me the meeting materials  by next Monday morning?
(急かして申し訳ありませんが、来週の金曜までに会議資料を送ってください。)

まとめ

いかがでしたか?
英語のメールは日本よりも、前置きを長くせず用件を伝えることが重視されます。相手にとって必要な情報を意識して、簡潔な表現を心がけましょう。

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