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【ビジネス向け】折り返し電話の対応法を状況別に徹底解説!

ビジネスパーソンにとって電話対応は避けては通れない業務の一つです。電話対応の中でも「折り返し電話」のかけ方やマナーについては自信がない…という方も多いのではないでしょうか?

今回は折り返し電話の対応法を状況別に解説していきます。

「折り返し電話」は最初に電話をかけた側が使う言葉

ビジネスシーンにおいて一般的に「折り返し電話」という言葉は、電話をかけたこと(折り)に対して、相手から電話をかけ直してもらうこと(返し)をお願いする際に使う言葉です。

また、電話は要件を伝える側からかけるのがマナーであるため、折り返しの電話をお願いすることは基本的にタブーです。

以下で実際の例を見てみましょう。

  • 電話をかけた相手が不在だったとき
    「それでは後ほど改めてお電話いたします」
  • 電話をかけたが相手が不在だったので、留守番電話に「また折り返しお電話いたします」と入れた。
    「折り返す」の主語は電話をかけ直す側なので間違い

折り返し電話をかける際のマナー

なるべく早く折り返す

相手が待つ時間が短くて済むように、折り返しの電話はなるべく早くかけるようにしましょう。要件によっては相手の作業が止まることもあり得るのに加え、相手は折り返しの電話がいつかかってくるのかを、ずっと気に留めておかなければいけない状況が続くからです。

また、外出中は駅のホームや人混みの中などの喧騒は避け、静かなところで折り返すようにしましょう。

お昼と業務時間外は避ける

折り返しの電話は気付いたらすぐにかけ直すのがマナーですが、昼食の時間(12時から14時ごろ)や業務時間外は避けるようにしましょう。折り返しても繋がらない場合が多いうえに、非常識な人という印象を与えてしまう場合もあるからです。

昼食の時間と業務時間以外にも、相手の忙しい時間を把握している場合は、その時間も避けるようにしましょう。

最初にお詫びの言葉を述べてから本題に入る

折り返し電話をかける際には、「先ほどはお電話に出ることができず、申し訳ありませんでした」などと一言謝ってから本題に入るようにしましょう。電話を待っている間、相手の作業が滞っている恐れがあるからです。

状況別の折り返し電話の対応法とフレーズ

上司の不在時に代わりに対応して折り返しの電話を頼まれたとき

上司や同僚の不在時に代わりに対応した場合は、不在である旨を伝えた上で、「戻りましたら、こちらからご連絡いたしましょうか?」などと提案するようにしましょう。

また、「不在」にも種類があるので、それぞれの種類に応じた受け答えは次の例文を参照してください。

  • 外出中のとき
    申し訳ありません。○○はただいま外出しており、〇時ごろに帰社予定です。
  • 社内にいるとき
    申し訳ありません。あいにく○○はただいま席を外しております。
  • 休暇中のとき
    申し訳ありません。○○は本日休みを取っております。〇日には出社いたします。

折り返し電話をお願いするとき

ビジネスにおいては、電話は要件を伝える側からかけるのがマナーであるため、相手が不在の場合も基本的にはこちらから再度時間を変えて、かけ直すようにしましょう。

しかし、早急に要件を伝える必要があるときは、やむを得ず折り返しの電話をお願いすることになります。そのような場合は「大変恐縮ですが、○○様がお戻りになりましたら、お電話をいただけるようにお伝え願えますか?」のように伝言をお願いするようにしましょう。また、念のためにこちらの電話番号を伝えておくと丁寧です。

折り返し電話をかけた相手が不在のとき

折り返しの電話をかけても相手が不在で繋がらない場合があります。そのような場合は電話口の人に、相手が戻る時間を尋ねましょう。

相手が16時に戻る場合、「それでは16時半ごろに、またお電話いたします」など、相手の予定を考慮した上で改めてかけ直す時間をこちらから伝えるようにします。相手がいつ戻るか分からない場合は、「〇時ごろに、またお電話いたします」などと、こちらの都合の良い時間をさりげなく伝言するようにしましょう。

まとめ

いかがでしたか?折り返し電話をかける際には、「折り返し」という言葉の使い方を含め、さまざまなマナーがあります。この記事を読んで正しいマナーを身につけ、自信をもって折り返し電話に対応しましょう。

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