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引用を使ってビジネスメールへ返信するときのマナー・書き方を解説

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ビジネスメールにおける引用の正しい使い方やマナーをご存じですか?
引用はビジネスメールにおいて失礼にはなりませんが、正しいやり方で行うことが重要です。

今回は正しい引用のやり方やメリット、注意点を解説します。

ビジネスメールにおいて引用を使うことは失礼に当たらない

引用」とは、他の文章を用いて返信や返答を行うことで、「インライン」とも呼ばれます。ビジネスメールにおいて引用を行うことには、以下のようなメリットがあります。

  • 今までのメールの履歴が確認でき、話の流れを振り返りやすい
  • どの質問に対する返答なのかがわかりやすい
  • 質問への解答漏れがないか確認しやすい

一般的に引用することは失礼には当たらないとされていますが、冒頭に「インラインで失礼します」などと断りを入れることもあります。

引用には「全文引用」と「部分引用」の2種類がありますが、どちらの場合でも文章の改ざんを疑われないように、誤字脱字があっても元の文章は一切変更しないことが原則です。

全文引用のやり方

全文引用は、すべての過去のやり取りを文末に載せて引用する方法です。

例えば、以下のようなメールが取引相手から来たとします。

(冒頭文)

次回の打ち合わせの日程ですが、来週の水曜日の15時からはいかがでしょうか。

(署名)

上のメールに全文引用して返信する場合は、以下の通りです。
(冒頭文)

来週の水曜日15時からは先約が入ってしまっているので、翌日の木曜日15時からにしていただくことは可能でしょうか。

(署名)

2020/05/14 0:00、田中太郎<〇〇@△△.□□>のメール:

(冒頭文)

次回の打ち合わせの日程ですが、来週の水曜日の15時からはいかがでしょうか。

(署名)

Macのメールアプリなどの一部メールソフトでは、返信の際に自動で全文引用が行われていることがあります。

全文引用を行うメリットやデメリット、注意点

メリット:
全文引用を行うことで、1通のメールの中で一連のやり取りの流れを遡って見ることができます。そのため、契約の際など、認識の齟齬や誤りがあってはいけないような場合には全文引用が有効です。

デメリット:
全文引用を繰り返し用いると、メールが全体的に長くなってしまいますまた、複数の件について相手から返答を求められている場合、どの質問に対する返答なのかがわかりにくくなります。「〇〇の件については、」などと入れることで、理解しやすい返答を心がけましょう。

注意点:
全文引用を行う際は、元の文章に誤字脱字があっても修正してはいけません。間違いがあった場合も、返信の中で正しい情報の確認を取りましょう。また、引用元の文章が送信された時間を消すことや、署名などに書かれている相手の名前に敬称をつけることもNGです。

部分引用のやり方

「部分引用」は、重要な部分だけを用いて各質問に回答する形で引用を行う方法で、インライン形式と呼びます。
引用する部分の冒頭にインデント記号(「>」または「>>」)を付け、次の行で返答をします
どの質問に回答しているのかがわかりやすいため、一般的には全文引用よりも部分引用を使うことが多いですが、全文引用と併用することも可能です。

例えば、以下のようなメールが上司から来ていたとします。

(冒頭文)

A社の見積もりの作成を来週までにお願いします。
また、B社の案件はどこまで進んでいますか?

田中太郎

このようなメールへの部分引用を用いた回答は以下のようになります。

冒頭文

>A社の見積もりの作成を来週までにお願いします。
承知しました。作成次第、メールにてお知らせします。

>B社の案件はどこまで進んでいますか?
昨日、B社を訪問し商品説明を行いました。最終的な結論については、明日中に回答を得られる予定です。

署名

部分引用を行うメリットやデメリット、注意点

メリット:
部分引用は、全文引用に比べてメールの長さを抑えられるため、簡潔なメールを作成できます。また、各質問に答える形で返答するので、それぞれの質問に対する回答が視覚的にわかりやすいことも特徴の1つです。

デメリット:
部分引用の切り取り方によっては、過去の引用を遡った時に違った解釈をされてしまうことがあります。前後の話の流れが分かるように文章を引用しましょう。

注意点:
元の文章を改ざんしたと疑われないためにも、原文が間違っていても修正せずに引用し、返答しましょう。明らかに誤字であるミスは指摘する必要はありませんが、相手が勘違いをしていると思われる場合や、正しい情報がわからない場合は、確認するほうがベターでしょう。

例:

>次回の会議は12日(火)の13時からでお願いします。
12日は水曜日ですが、火曜日の13時からということで大丈夫でしょうか?

メーラーごとに引用の設定方法は異なる

引用の設定方法はメーラーによって異なりますが、書式設定の中に引用ボタン(”)がついていたり、簡単に設定できるものもあります。例えば、iPhoneのデフォルトのメールアプリやGmailは、自動で全文引用する仕様となっています。

引用の設定方法を知っておくと、いざ引用メールを送ろうというときに役立つので、自分が使用しているメーラーの引用設定方法を調べておきましょう。

相手が引用してメールに返信しそうな内容の場合は、返信用のテンプレートを先に提示するのもおすすめ

こちらからメールを送信する際に、相手が引用してメールの返事を書くことが予想される場合は、返信用のテンプレートをこちらから先に提示しておくのも1つの手です。相手が引用するために文章を考えたりする手間を省ける上に、返信してほしい事項を相手が見落とすのを防げます。

返信用のテンプレートを提示したメールの例は以下です。

(冒頭文)

つきましては事前登録が必要なため、以下のテンプレート部分をコピーペーストしてご返信をお願いいたします。
———————————————————

・お名前(漢字):
・お名前(フリガナ):
・お名前(ローマ字):
・ご連絡先アドレス:

———————————————————

お忙しいところ恐れ入りますが〇月〇日(〇)までにご返信をお願いいたします。
不明点などございましたら、お気軽にお問い合わせください。

(署名)

 

まとめ


いかがでしたか?
引用を行うと、過去のやり取りをさかのぼりやすくなります。
注意点を押さえて、読みやすいメールの作成を心がけましょう。

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