引用を使ってビジネスメールへ返信するときのマナー・書き方を解説

Macのメールアプリなどの一部メールソフトでは、返信の際に自動で全文引用が行われていることがあります。

デメリット：
全文引用を繰り返し用いると、メールが全体的に長くなってしまいます。また、複数の件について相手から返答を求められている場合、どの質問に対する返答なのかがわかりにくくなります。「〇〇の件については、」などと入れることで、理解しやすい返答を心がけましょう。

注意点：
全文引用を行う際は、元の文章に誤字脱字があっても修正してはいけません。間違いがあった場合も、返信の中で正しい情報の確認を取りましょう。また、引用元の文章が送信された時間を消すことや、署名などに書かれている相手の名前に敬称をつけることもNGです。

部分引用のやり方

「部分引用」は、重要な部分だけを用いて各質問に回答する形で引用を行う方法で、インライン形式と呼びます。
引用する部分の冒頭にインデント記号（「＞」または「＞＞」）を付け、次の行で返答をします。
どの質問に回答しているのかがわかりやすいため、一般的には全文引用よりも部分引用を使うことが多いですが、全文引用と併用することも可能です。

例えば、以下のようなメールが上司から来ていたとします。

このようなメールへの部分引用を用いた回答は以下のようになります。

部分引用を行うメリットやデメリット、注意点

メリット：
部分引用は、全文引用に比べてメールの長さを抑えられるため、簡潔なメールを作成できます。また、各質問に答える形で返答するので、それぞれの質問に対する回答が視覚的にわかりやすいことも特徴の1つです。

デメリット：
部分引用の切り取り方によっては、過去の引用を遡った時に違った解釈をされてしまうことがあります。前後の話の流れが分かるように文章を引用しましょう。

注意点：
元の文章を改ざんしたと疑われないためにも、原文が間違っていても修正せずに引用し、返答しましょう。明らかに誤字であるミスは指摘する必要はありませんが、相手が勘違いをしていると思われる場合や、正しい情報がわからない場合は、確認するほうがベターでしょう。

メーラーごとに引用の設定方法は異なる

引用の設定方法はメーラーによって異なりますが、書式設定の中に引用ボタン（”）がついていたり、簡単に設定できるものもあります。例えば、iPhoneのデフォルトのメールアプリやGmailは、自動で全文引用する仕様となっています。

引用の設定方法を知っておくと、いざ引用メールを送ろうというときに役立つので、自分が使用しているメーラーの引用設定方法を調べておきましょう。

相手が引用してメールに返信しそうな内容の場合は、返信用のテンプレートを先に提示するのもおすすめ

こちらからメールを送信する際に、相手が引用してメールの返事を書くことが予想される場合は、返信用のテンプレートをこちらから先に提示しておくのも1つの手です。相手が引用するために文章を考えたりする手間を省ける上に、返信してほしい事項を相手が見落とすのを防げます。

返信用のテンプレートを提示したメールの例は以下です。