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叱るのは逆効果!部下が報連相をできない原因と効果的な指導法

部下を育成するにあたって「全く報連相をしてくれない・・・」という悩みを持つ人は多いのではないでしょうか。今回は、部下が報連相をしない原因効果的な指導方法をご紹介します。

部下が報連相をできない原因は?

いつ、どのように報連相を行えばいいか分からない

部下が報連相をしない大きな理由の一つは、「適切なタイミングや方法が分からないから」です。上司から「報連相をこまめに行うように」という抽象的な指示が与えられても、口頭で行うのか、メールで行うのか、いつ行えばいいのか、などが分からないことが多くあり、部下は報連相をうまく行えません。

「タイミングを見計らっているうちに上司が外出してしまった」といったように、あなたの部下は「報連相をしたくてもできない」のかもしれません。

報連相を怠るリスクを理解していない

報連相を怠る部下は報連相が欠けるリスクをよく理解していません。本来なら報連相を行うべき場面であっても、「自分で解決できるから上司に伝えなくても大丈夫」と一人で仕事を進めてしまったり、「報連相を行うことでミスが上司に発覚し、自分の評価が下がるのではないか」と失敗を報告せずに隠蔽したりしてしまいます。

上司に話しかけづらい雰囲気がある

あなたは部下に話しかけられた際、つい忙しいからと邪険に扱ったり、話半分で聞いていたりしたことはありませんか?また、部下からミスを報告されたときに感情的に叱ったことはありませんか?こうした対応は上司であるあなた自身にとっては些細なことでも、社会人になってまだ間もない部下にとっては印象に残りやすい出来事です。

部下は「どうせ聞いてもらえないから報告しなくてもいい」「怒られそうだからできるだけ自分でなんとかしよう」と考え、報連相を怠っていることも考えられます。

報連相ができる部下を育成する効果的な指導方法

報連相をする時間を決める

「報連相の適切なタイミングが分からない」という問題の解決には、「毎日13時と17時に報連相を行う」といったように時間を決めると効果的です。これによって部下が報連相のタイミングを見計らう時間はかなり減りますし、上司も定期的に報連相を受けることができます。

また「○分悩んだら相談する」といったように、相談をするタイミングも悩んだ時間で決めることができます。一人で考える時間の上限を示すことで、不明点を上司に相談する習慣が身につけられ、ミスの予防にもつながります。

報連相の方法を教える

場面に応じた報連相の方法を教えることも必要です。「基本は口頭、出張や会議などで席を外しているときはメールで行う」など上司の不在時にも報連相を行うルールを作ると、「上司がいないから」という理由で報連相を怠ることを防げます。

さらに、報連相は分かりやすく簡潔行うことを意識させましょう。事前にメモを作り要点を整理させた上で報連相するようにすると、人前で要点をまとめて分かりやすく説明する練習の機会にもなります。

報連相が欠けるリスクを説明する

報連相が欠けるリスクを十分に理解していない部下には、具体的な事例を交えて、自分一人の問題ではなく、会社全体の信用に関わる可能性があることを意識させましょう。またこうしたリスクの説明をする際は、「新入社員の時は私もこのような失敗をしたのだけど・・・」と自分の失敗経験を交えて話すと部下にも実感をもって伝えることができます。

報連相が不足するリスクには以下のような例があります。

・報告不足がもたらす危険の一例
部下が自分の仕事の進捗状況をこまめに報告していない場合、問題発生時に上司は状況把握ができず、問題に対応するまでに時間がかかってしまいます。また、部下が気付いていない問題点を上司が指摘する機会も失われてしまいます。

・連絡不足がもたらす危険の一例
上司にも関係する予定を部下が連絡し忘れてしまい、「取引先の来社予定を知らずに出張に出てしまった」や「会議の予定を知らずに無断で欠席してしまった」などの失態を犯すことが考えられます。こうした失態は会社全体の信用を損ないかねません。

・相談不足がもたらす危険の一例
部下が仕事を進める中で迷うことがあったとき、上司に相談せずに進めてしまうといいアイデアが出ずに仕事の質の低下を招く可能性があります。また、仕事の進捗が思わしくないとき、早めに上司に相談し解決策を講じないと目標を達成できなくなるかもしれません。

報連相に対応するときは「おひたし」を意識する

部下にとって報連相が苦痛な時間にならないように、また悩んだときに相談しやすい雰囲気を作るために、上司として「おひたし」を意識して部下の報連相に対応するようにしましょう。

「おひたし」とは、「おこらない・ひていしない・たすける・しじする」の頭文字を取った言葉です。この4つを意識した報連相への対応例は、以下のようなものが考えられます。

おこらない(怒らない)
→ミスを報告されても、感情的に怒らずに対処法を教える。

ひていしない(否定しない)
→部下から相談されたアイデアを否定しない。

たすける(助ける)
→部下が迷っていたり、分からないことがあったら解決策やヒントを与える。

しじする(指示する)
→報告された進捗度合いに応じて、その先の業務内容を指示する。

さらに部下が報連相をしてくれたときは、ミスの報告であったとしても必ず「報連相をくれてありがとう」の一言を忘れないようにしましょう。部下からの報連相を密にしてもらうためには、上司と部下との信頼関係が不可欠です。日頃から誠実な対応を心がけると、部下にとって話しかけやすい上司になることができます。

 

まとめ

いかがでしたか?報連相を確実にしてもらうためには、時間や方法を明確にすることが重要です。今回紹介したポイントを参考にして、部下にとって報連相がしやすい環境を作り、成長をサポートできるようになりましょう。

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