ビジネスメール

【例文付き】ビジネスメールでの欠席連絡の書き方やマナーは?

ビジネスにおいて、どうしても会議や食事会、展示会などを欠席しなければならないこともあると思います。
今後もいい関係を保つためにも、相手に失礼がなく、次の機会を逃さないような欠席連絡をする必要があります。

今回は、欠席連絡をメールでするときの書き方や注意点を、例文も添えて解説します。

欠席連絡をメールでするときの書き方や注意点

件名で欠席することをわかりやすく伝える

忙しいビジネスマンは毎日膨大な量のメールを受け取っていることが考えられます。そこで、件名を「〇〇の欠席のお詫び (名前)」「△日の会議について (名前)」などとすることで、相手にひと目で要件が伝わるようにしましょう。

出席確認のメールにはなるべく早く、明確に返答する

参加確認への返事があまりにも遅いと、相手に悪い印象を与えかねません。また、行事によっては詳細な人数が把握できていないと、相手が準備をしづらいことがあります。

予定が分かり次第なるべく早く返答し、「おそらく参加できます」などの曖昧な返事は避けましょう。他の予定との兼ね合いでどうしても確実な返事ができない場合は、

  • 「〇〇日までには確定させ、連絡いたします」
  • 「〇〇の日程が確定次第、ご連絡差し上げます」

のように、いつまでに返事ができるか相手に伝えましょう。

可能なら理由も伝え、次回は参加する意思を示す

欠席する理由を伝えることで、欠席することに理解を得られ、自分にとって優先度が低くないことをアピールできます。

例えば、

  • 体調不良で参加しないとき:「体調が優れないため」
  • 他の業務との兼ね合いで参加できないとき:「仕事の都合により」「先約がありますので」

といったフレーズを使うことができます。
また、相手に説明しづらい理由があるときは、「家庭の事情により」「所用により」「変更のできない予定があり」などのフレーズを使いましょう。

参加できなくて残念であることを伝え、感謝を表す

参加することができなくても、本当は参加したかったことをアピールし、誘いを受けたことに感謝を伝えましょう

例として、

  • 「今回は大変残念ですが」「本当に申し訳なく存じますが」「せっかくなのですが」
  • 「ご招待いただき、誠にありがとうございます」
  • 「貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません」

のようなフレーズを使うことができます。

また、「次回の〇〇にはぜひとも参加させていただきたく思っております。」「今後ともよろしくお願い申し上げます。」などの次回に結びつける言葉を付け加えることでより印象を良く保ち、次の機会へつなげましょう

その他にも、飲み会やイベントへの欠席連絡の場合は、「幹事の方々にもご面倒ですがよろしくお伝え下さい。」「この度の〇〇の盛況を心よりお祈り申し上げます。」などをつけることでよりよい印象を与えることができます。

【シーン別】欠席連絡の例文4つ

社内会議の欠席を伝える

件名:5月17日の会議欠席のご連絡 加藤太郎

田中営業部長

お疲れさまです。経理部の加藤です。

来週の会議ですが、別の案件の出張と重なってしまっているため、誠に申し訳ないですが欠席させていただきます。

後日、議事録にて内容を改めて確認させていただきます。

よろしくお願いいたします。

加藤 太郎

特に重要な会議を欠席した場合、議事録を確認することを伝えることや、後日相手に内容を教えてもらえるか確認することで、参加する意欲があったことをアピールできます。

社外会議の欠席を伝える

件名:5月17日の会議欠席のご連絡 加藤太郎

〇〇株式会社 田中営業部長

大変お世話になっております。株式会社□□ 営業部の加藤です。

大変申し訳なく存じますが、仕事の都合により、5月17日の会議に出席できなくなりました。
誠に申し訳ございません。

また後日内容を確認いたしますので、ご迷惑をお掛けし恐縮なのですが、会議資料を送信いただけたら幸いに思います。

この度は大変申し訳ございませんでした。

株式会社□□ 営業部 加藤 太郎

飲み会やイベントなどの欠席を伝える

件名:食事会欠席のご連絡 加藤太郎

〇〇株式会社 田中営業部長

いつもお世話になっております。株式会社□□ 営業部の加藤です。

この度は、5月17日の食事会にお誘いいただき誠にありがとうございます。
せっかくのお誘いにもかかわらず大変申し訳ないのですが、当日は出張の予定が入っておりますので、今回は欠席させていただきます。

次回がありましたら、その時はぜひ参加させていただきたいと思っております。
またのお誘いを、心よりお待ちしております。

メールでのご挨拶になってしまいますが、皆様へよろしくお伝え下さい。

株式会社□□ 営業部 加藤 太郎

会社の代表として、展示会等への参加を辞退する

件名:☆☆展示会の参加辞退について

〇〇株式会社 広報部 田中様

いつもお世話になっております。株式会社□□、営業部の加藤でございます。

ご案内いただいておりました☆☆展示会ですが、誠に申し訳ございませんが、弊社は参加を見合わさせていただくことになりました。
この度、お誘いいただいたことは大変光栄ですが弊社の予算の都合により参加することができなくなりました。

本当に申し訳ございませんが、何卒ご了承下さいますようお願いいたします。
今回の展示会の盛況を心よりお祈り申し上げます。

株式会社□□ 営業部 加藤 太郎

直前のメールでの欠席連絡は避け、口頭で行う

会議や食事会等の直前で欠席することが決まってしまった場合は、メールをしても開始までに相手が気づかないことがあります。また、事前準備が必要なイベントの場合、人数の変更があった場合は早急な対応が必要なものもあります。

そのため、直前での欠席連絡や参加の有無の変更はメールではなく、電話や対面での早急な連絡を行いましょう。

まとめ

いかがでしたか?
せっかくの誘いに対する欠席連絡でも、やり方やマナーをちゃんと守れば、いい印象を保ったまま伝えることができます。
この記事を参考に、失礼のない欠席連絡を行いましょう。

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