ビジネスメール

「追伸」はビジネスメールでは使えない?注意点や例文を紹介

手紙の最後に「追伸」とつけて書き加えているのを見たことはありますか?
日常的な手紙やメールのやり取りでは便利な表現ですが、これはビジネスメールでも使えるのでしょうか。

今回はこの「追伸」について、使用する際の注意点や、自分が「追伸」の付いたメールを受け取った場合の対応法について解説します。

「追伸」は、本文を書き終えた後に内容を付け加える際に用いる言葉

本文を書き終えた後に付け加えたい内容があったとき、本文に「追伸」とつけて書き加えることができます。英語の文章では「PS(Post Scriptの略)」と表記されます。

「追伸」は本文の後に用いる言葉ですが、手紙やメールの最後に署名する場合は、本文→名前→追伸、の順で書くのが一般的なマナーとなっています。

似た表現に「追記」がありますが、こちらは相手のいない資料・文書などで付け加える際に用いる点で異なります。

書き直しの手間を省くためのものなので、失礼になる可能性がある

「追伸」は本来、書き直しの手間を省くものです。したがって、文章の書き直しが容易なメールで「追伸」を用いると失礼になる可能性があります。本文を書き直すか、別のメールで改めて送るのがよいでしょう。

特に目上の人が相手の場合は、「追伸」は使わないほうが無難です。ただし、ビジネスメールのやり取りであっても、親しい間柄なら場面によっては使うことができます
また、同じ意味を持つ語に「末筆ではございますが」がありますが、こちらは目上の人に対しても使うことができます。

「追伸」をビジネスメールでも使ってよい場面

次のような内容で、本文とは関係のないことに言及する場合であれば、ビジネスメールでも「追伸」を使うことができます。

お礼を伝えたい場合

本文と無関係の事柄について、ひとことお礼を伝えたい場合には、「追伸」が使えます。

【例文】
追伸 先週の会議では弊社の○○がお世話になったようで、ありがとうございました。

ただし、自分の仕事に直接関係する事柄について感謝を述べるような場合は、「追伸」ではなく本文で書くようにしましょう。感謝の意をついでのように付け加えると失礼な印象を与えてしまうからです。謝罪をする場合も同じく、本文で書きましょう

相手を気遣う言葉を入れる場合

相手の体調を気遣う場合など、相手を気遣う言葉を入れる場合にも「追伸」が使えます。

【例文1】
追伸 季節柄、体調を崩しやすくなります。くれぐれもご自愛くださいませ。
【例文2】
追伸 当日、お車でお越しの場合は事前にお知らせくださいませ。駐車スペースを手配させていただきます。


より親睦を深めたい場合

近況報告をする場合や、食事の誘いをする場合など、より親睦を深めたい場合にも「追伸」を用いることができます。

【例文】
追伸 先日、とても雰囲気の良いレストランを見つけました。もしご都合がよろしければ一緒にいかがですか?

 

「追伸」のついたメールが来た場合

相手から「追伸」の付いたメールが来た場合は、本文で「追伸」の内容にも触れておきましょう。「追伸」は書き忘れたことを付け足す際に用いるものなので、返信時に「追伸」とする必要はありません。

「追伸」の内容が体調の心配などの場合は、マナーのひとつとして書かれていることもあるため、無理に返事をする必要はありません。
しかし、食事の誘いなど自分への質問が書かれている場合は、必ず返事が必要です。「追伸」の内容に応じて返事が必要かを判断しましょう。

まとめ

いかがでしたか?

「追伸」は便利ですが、目上の人に対して使うのは避けるべきです。
しかし、場面に応じて使うことで、ビジネスシーンでもより豊かなコミュニケーションが可能になるでしょう。

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