ビジネスメール

「全員に返信」すべき?CCで届いたビジネスメールへの対処法

メールの宛先入力欄の「CC」を利用したことはありますか?
これは、メインで入力したアドレスのほかに、CCに入力したアドレスにもメールを共有できるというものです。

便利な機能ですが、自分にCCで届いたメールには返信するべきなのでしょうか?
今回は、CCで届いたビジネスメールへの対処法を解説します。

CCで届いたメールには、基本的には返信しなくてよい

基本的には、メールに返信するのはメインの送り先としてTOで指定された人のみで問題ありません。CCの欄に自分のアドレスが入っている場合、単に情報共有が目的のメールであれば返信はしなくてよいでしょう。

TO(宛先)で受信した人が不在の場合など、代理で返信すべき場合もある

例えば、返信を要するメールだがTOで受信した人が不在である、ということもあるかもしれません。そのような場合は、代理としてCCで受信した人が返信をする必要があります

返信には、「全員に返信」「送信者のみに返信」がある

CCで届いたメールに返信するには、そのメールの送信者とCC欄にあるアドレスの全てに返信する「全員に返信」と、そのメールの送信者のみに返信する「送信者のみに返信」の二つがあります。
CCで届いたビジネスメールに返信する際には、内容や返信先を吟味して決めなければなりません。

情報を共有すべき場合は「全員に返信」、それ以外の場合は「送信者のみに返信」

業務に関係のある内容など、CC欄にアドレスのある人にも情報を共有すべき場合には「全員に返信」を使用します。

一方で、それ以外の場合には「送信者のみに返信」を用いるべきです。
メールの送信者に個人的な問い合わせをしたい場合などに「全員に返信」すると、無関係な人たちに不要なメールが届いてしまいます。情報漏洩を防ぐ意味でも、共有すべき内容の時以外は「全員に返信」は使わないようにしましょう

CCで届いたメールに返信する際の書き方

「全員に返信」の場合、宛先は役職順で書く

CCを使ってメールを送信する際には、本文にもCCで送信する相手の名前を書く必要があります。

【例】
件名:来週の会議について(本文)
TO:株式会社○○営業部 佐藤様
CC:田中部長、中村課長、…
お世話になっております、〜


名前を書く際は、役職順にする
ようにしましょう。また、社内の人と社外の人の両方にCCでメールを送る場合は、社外の人の名前を先に書きましょう

TOで届いた人に代理で返信する場合はひとこと断りを入れる

TOでメールを受け取った人が不在の場合など、代理で返信をするときにはその旨をひとこと断っておきましょう。

【例】
・○○に代わって返信します。
・○○が不在のため、代わって返信いたします。

また、代理で返信をする場合は、「○○に代わって返信します、株式会社△△の斎藤です」のように、必ず名乗るようにしましょう。

 

まとめ

いかがでしたか?

CC機能は便利ですが、返信は内容と送信先を考慮して使用しなければなりません。
個人的な内容を「全員に返信」してしまわないように注意しましょう。

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