ビジネスメール

英語ビジネスメールの返信に使えるフレーズを厳選!状況別に紹介します

英語でメールの返信を書く時、どう書き始めればいいのか悩むことは多いですよね。
今回は英語で返信する際の、簡単なポイントやすぐに使える例文を、状況別にご紹介いたします。あなたの目的に沿った表現を探してみて下さい。

返信の際は、相手に対する気遣いやお礼の一言をいれよう

相手から送られてきたメールに返信する際は、最初に何か一言お礼か気遣いのフレーズが必要です。

例えば、「Thank you for your quick reply.(すぐに返信いただき、ありがとうございます)」や、「Thank you for your inquiry.(お問い合わせありがとうございます)」など、相手のアクションに応じて書きましょう。

ただし、頻繁にメールをやり取りをする同僚などの場合、こういったお礼や気遣いの一文は省かれることもあります。
見極めが難しい場合は、相手から送られてきたメールに合わせましょう。

主語は個人なら「I」、会社としてなら「We」を使う

会社内のやり取りや個人としてのやり取りなら、主語は「I」で問題ありません。
ですが、会社を代表してメールを送る場合、主語は「We」を使うようにしましょう。

例えば社外からの問い合わせやクレームに関する返信には、「We」が適切です。

返信に使える例文やフレーズ

以下では状況別に例文やフレーズをご紹介しています。
主語などは状況に応じて、変えて使ってみてください。

【基本編】

・Thank you for reaching out to me.
・Thank you for contacting me.
(ご連絡ありがとうございます。)

・Thank you for contacting ○○ Company.
(○○会社へのご連絡ありがとうございます。)

・Thanks for your email yesterday.
(昨日はメールをありがとうございます。)

・I just read your email about ~
・I’ve just read your email about ~

(~に関するあなたのメールを読みました。)

Please check the attached file as you have requested.
(ご要望のファイルです、ご確認ください。)

・I have confirmed the information.
(その情報について確認しました。)

・I just got your request for ~
(~に関するご要望を承りました。)

We are pleased to receive your order of ~
(~のご注文を喜んで承ります。)

【お礼編】

・Thank you for your quick reply.
・Thank you for your prompt reply.
(すぐに返信してくれてありがとうございます。)

・I appreciate your kind reply.
(ご親切なお返事に感謝いたします。)

・Your support in this discussion is greatly appreciated.
(ご検討いただき誠にありがとうございます。)

・Thank you for letting me know.
・Thank you for the notice.
(教えてくれてありがとうございます。)

Thank you for inviting me to this meeting.
(会議にご招待いただきありがとうございます。)

・Thank you very much for your documents.
(書類をありがとうございます。)

・I appreciate your guidance.
(ご指導ありがとうございます。)

・Thanks for your suggestion.
(提案をどうもありがとう。)

【謝罪編】

・I am sorry to be late in answering your email.
・I apologize for the late response.
(お返事遅くなり申し訳ございません。)

・Sorry for my late reply.
・Sorry it took me so long to get back to you.
(返事が遅れてごめんなさい。)※少しカジュアルな表現

・We are sorry to inconvenience you.
・We apologize for the inconvenience you experienced.
(ご迷惑をおかけして申し訳ありません。)

・I’m sorry. I forgot to include the attachment.
(申し訳ありません、添付を忘れていました。)

・I’m sorry for a huge mistake in the quotation.
(見積書に重大なミスがあり、大変申し訳ございません。)

返信に使える例文やフレーズ【催促編】

・I will deal with this as soon as possible. 
・I will work on it immediately.
(なるべく早く対応いたします。)

・I will send that document by next week.
(来週までに書類を送ります。)

I’ll let you know once it’s been decided.
(決まり次第、ご連絡いたします。)

・I’ll contact you as soon as it’s confirmed.
(確認次第、ご連絡いたします。)

まとめ

英語の返信のフレーズは状況別に様々ありますが、目的に沿った表現をすれば問題ありません。相手にどう対応すればいいのか考えながら、迅速に返信するようにしましょう。

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