ビジネスメール

ビジネスで使う「訂正メール」の書き方|例文に沿って解説します

ビジネスメールを送信する際には、本文の内容などに間違いがないか見返す必要があります。しかし、間違いを完全になくすことは難しいでしょう。間違いに気づいた場合、謝罪と共に訂正メールを送信するなどの対応が必要です。

今回は、ビジネスで使える「訂正メール」の書き方を例文と合わせて解説します。

間違いに気づいた時点で即対応する

メールはほぼ毎日送信するため、間違えることは誰にでも起こります。間違いに気づいた際は、早急に何らかの対応を取りましょう。間違えてしまった後の対応で相手とのトラブルを軽減させることができます。

謝罪の気持ちを伝えるには、電話が最も効果的です。一方で、証拠として文章を残しておく場合はメールが適しています。電話で謝罪した後、再度確認としてメールを送信するなど、相手や場面に応じて早急に謝罪および誠意を伝えることが重要です。

訂正メールの書き方

例文に記載している数字に沿って、書き方を解説します。

件名:【訂正】会議日時について(1)
株式会社○○ 営業部 ~~様お世話になっております。
△△株式会社 ××でございます。

先程、お電話で申し上げた通り
メールでお送りいたしました、次回会議の日時に誤りがございました。
誠に申し訳ございません。(2)

以下に訂正させていただきます。
誤:5月25日(月)13:00~ (3)
正:5月26日(火)13:00~

5月26日(火)13:00に伺います。
引き続き、よろしくお願いいたします。

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署名
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1. 件名は「訂正メール」と一目で分かるように書く

ビジネスメールの件名は一目で分かりやすく書くのがマナーです。訂正メールにも【訂正】【重要】【添付ミスのお詫び】などを添えておき、目立つように配慮しましょう。

2. 謝罪の言葉を入れる

自分の間違いによって相手に負担をかけているため、訂正メールには謝罪の言葉を入れましょう。謝罪を行い誠意を伝えることで、相手とのトラブルを軽減できます。

3. 正誤が明確に分かるように書く

本文では、間違えている部分・訂正する部分を明確にすることも重要です。例文のように「正」と「誤」の部分を並べるように表記すると、相手にとってわかりやすく親切な印象を与えます。

誤:5月25日(月)13:00~
正:5月26日(火)13:00~

訂正メールの例

本文内容を間違えた場合

件名:【訂正】プロジェクト会議の場所について
株式会社○○ 営業部 ~~様いつもお世話になっております。△△株式会社 ××でございます。

先程、メールでお送りしましたプロジェクト会議の場所が間違っておりました。
大変失礼いたしました。

(誤)本社2階 201会議室
(正)大阪オフィス 小会議室
日時は先程のメールの通り、6月1日(月)13時からです。

混乱を招いてしまい申し訳ございません。
お手数をおかけしますが、再度確認をよろしくお願いします。
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署名
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添付ファイルを間違えた場合

件名:【重要】見積書の再送
株式会社○○ 営業部 ~~様お世話になっております。
△△株式会社 ××でございます。

先程、メール添付でお送りした見積書のデータですが
金額に一部間違いがございました。
大変申し訳ございません。

正しい金額を記載したデータを再度、送付いたします。
お手数ですが、先程のデータは破棄していただけますと幸いです。

今後はこのような間違いを起こさぬよう、努めてまいります。
よろしくお願いいたします。

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署名
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名前の表記を間違えた場合

件名:誤記のお詫び
株式会社○○ 営業部 ~~様お世話になっております。
△△株式会社 ××でございます。

先程、送信しましたメールの本文にて
~~様のお名前の漢字を誤ってお送りしてしまいました。
私の注意不足で不快な思いをさせてしまい、大変失礼いたしました。

今後このようなミスがないよう努めて参る所存です。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

この度は、申し訳ございませんでした。

ーーーーーーーーーーー
署名
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宛先を間違えた場合

件名:誤送信のお詫びと削除のお願い
株式会社○○ 営業部 ~~様いつもお世話になっております。
△△株式会社 ××でございます。

先程お送りした下記のメールにつきまして、
当方の宛先入力の間違いにより、~~様にお送りしてしまいました。
確認不足により、誤って送信してしまいましたことお詫び申し上げます。

===========
送信日時:2020/5/25 11:00
差出人:○○○○
件名:××についての打合せ日時について
===========

お忙しいところ恐縮ですが、当該メールを開封せずに削除していただけますと幸いです。
私のミスによりお手数をおかけし、申し訳ございません。
今後このようなことがないよう、重々注意してまいります。

繰り返しにはなりますが、この度は大変申し訳ございませんでした。
今後ともよろしくお願いいたします。

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署名
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送信前に間違えやすい部分をセルフチェックする

なるべく訂正メールは送りたくないものですよね。相手に送信する前にセルフチェックを行うことをおすすめします。以下のポイントに注意しましょう。

  • 宛先は正しいか?
  • TO、CC、BCCは正しく使えているか?
  • 件名は一目でわかりやすいものになっているか?
  • 本文の宛先の敬称は正しいか?
  • 自分について名乗っているか?
  • 用件はわかりやすいか?
  • 日時や場所は間違えていないか?
  • 誤字脱字はないか?
  • 添付ファイルをつけ忘れていないか? or 間違えていないか?
  • 署名は間違えていないか?

 

まとめ

いかがでしたか?
ビジネスメールの間違いは誰にでもあります。ただし、その後の対応で相手の不快感を軽減させることができます。件名や本文の書き方に配慮して、トラブルに発展しないよう気を付けましょう。

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