ビジネスマナー

名刺交換の挨拶を手順ごとに解説!予想外の事態に使える挨拶も紹介

「名刺交換」は相手とコミュニケーションをとる最初の機会です。名乗るべきタイミングや、受け取るときの言葉などを、正確には分からないという人もいるかと思います。

そこで今回は、名刺交換における正しい挨拶を手順ごとに解説します。また、コミュニケーションをとるための話題や、予想外の事態に使える挨拶も紹介します。

名刺交換の手順と挨拶

1. すぐに名刺を交換できるように準備する

すぐに名刺交換が出来るように、あらかじめ名刺入れを手元に用意しておきます

名刺交換は起立した状態で行います。左手に名刺入れを、右手に名刺を持って相手に近づきます。この際に、テーブルを挟んで立つとマナー違反になるので注意しましょう

2. 名刺を渡す

相手と向き合ったら名刺を交換します。目下の人が先に名刺を渡します。営業訪問した場合も先に出すのが礼儀です。

名刺を名刺入れに乗せて、両手で胸の高さに持ちます。
「○○社 営業部の△△と申します。どうぞよろしくお願いいたします。」と名乗り、軽く会釈をして名刺を渡します。
名前は省略せずにフルネームで述べましょう

3. 名刺を受け取る

相手から名刺が差し出されたら、「頂戴いたします。」と一言添えて両手で受け取ります。
その後、「○○様ですね、どうぞよろしくお願いいたします。」と述べます。

相手の名前が読めないときは、名刺交換のタイミングで「失礼ですが、なんとお読みしたらよろしいでしょうか?」と尋ねましょう。

同時に名刺を交換する場合

同時に名刺を交換する場合は、お互いに右手で名刺を差し出して左手で受け取ります
挨拶は交互に名刺を交換する時と同じです。目下の人が先に名乗ります。

このとき、相手が差し出すよりも低い高さで名刺を差し出すことで、謙虚さを表現できます。

複数人で名刺を交換する場合

複数人で名刺を交換する際は、あらかじめ人数分の名刺を取り出しておきます。

先に地位の高い人同士が交換し、役職順で交換していきます
例えば、相手(A)が部長と課長、営業訪問した自社(B)が課長と新入社員の場合、以下の手順で名刺を交換します。

  1. 部長(A)と課長(B)
  2. 部長(A)と新入社員(B) / 課長(A)と課長(B)
  3. 課長(A)と新入社員(B)

上記の順で名刺を交換します。

交換した名刺はテーブル上に置く

受け取った名刺は、名刺入れを下にしてテーブルの上に置きます
複数人と交換した場合は、最も役職が高い人の名刺を名刺入れの上に置き、着席順に並べます。商談の際に、名前と顔を確認しながら話を進めることができます。

商談が終わって相手が名刺をしまうタイミングで、自分もしまうと良いでしょう。

名刺に関する感想などでコミュニケーションを図る

相手の名刺の良いと思ったところについて話題を振ると、話が盛り上がり信頼関係を築けるきっかけになることもあります。また、商談の前の軽い雑談にもなります。

デザインについて話題を持ちかける

「どのようにデザインを決められたのですか?」と尋ねてみましょう。デザインに思い入れのある人や、こだわりを持つ人ならば話を聞かせてもらえることもあります。

「適当に選んだ」「制作会社が決めた」と言われた場合でも、「素敵なデザインですね」と伝えれば、相手も気を悪くはしないでしょう。

紙の素材について話題を持ちかける

文字を書き込みやすい名刺や、艶感のある名刺など、名刺の紙質にもこだわっている人もいます。特に、つるつるとした肌触りの名刺は高級な可能性が高いです。

偶然、その紙質だったという場合でも、「良い触り心地ですね」「肌感に合います」と伝えれば、嬉しいと思ってくれるはずです。

名刺交換での予想外の事態に使える挨拶

商談に慣れるまでは緊張や焦りから、本来の手順通りに名刺交換をできないという場合もあるでしょう。ここでは、予想外の事態に対処するための挨拶を紹介します。

名刺を忘れてしまった

名刺を忘れた場合、正直に「忘れてしまった」と伝えるより、「切らしてしまった」と謝った方が印象が良いです。
「申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして」とお詫びします。

商談後できるだけ早く、名刺を持って再訪問するか、お詫びの手紙を添えて郵送しましょう。

目上の人に先に出されてしまった

もし、目上の人から先に名刺を差し出されてしまった場合は、手順通りに受け取りましょう。相手の名刺を受け取らないことは大変失礼です。

その後、「申し遅れました」と一言添えて名刺を渡せば、問題ありません。

相手から名刺を渡されなかった

自分は名刺を渡したが、相手からは差し出されなかったということもあります。
その時は、「恐れ入りますが、お差し支えなければ名刺を一枚頂戴できないでしょうか。」と伝えましょう。丁寧に依頼すれば失礼にはあたりません。

また、名刺交換のタイミングを逃してしまった場合にも、上記の通りに声をかけて交換しましょう。ただし、商談の合間や商談後など、取引の妨げとならないタイミングで頼まなければなりません。

まとめ

いかがでしたか?

名刺交換では、何より挨拶が重要です。相手との信頼関係を築く第一歩として、聞き取りやすい声でコミュニケーションをとりましょう。

もし、手順通りに名刺交換が出来なかった場合でも、落ち着いて丁寧に対応すれば問題ありません。予想外の事態が起こったときに使える挨拶も練習しておきましょう。

新規営業の業務効率化にお困りではありませんか?
5万社以上が活用する企業情報サービスで、時間や手間を削減しましょう!