名刺交換の挨拶を手順ごとに解説！予想外の事態に使える挨拶も紹介

「名刺交換」は相手とコミュニケーションをとる最初の機会です。名乗るべきタイミングや、受け取るときの言葉などを、正確には分からないという人もいるかと思います。

そこで今回は、名刺交換における正しい挨拶を手順ごとに解説します。また、コミュニケーションをとるための話題や、予想外の事態に使える挨拶も紹介します。

名刺交換の手順と挨拶

1. すぐに名刺を交換できるように準備する

すぐに名刺交換が出来るように、あらかじめ名刺入れを手元に用意しておきます。

名刺交換は起立した状態で行います。左手に名刺入れを、右手に名刺を持って相手に近づきます。この際に、テーブルを挟んで立つとマナー違反になるので注意しましょう。

2. 名刺を渡す

相手と向き合ったら名刺を交換します。目下の人が先に名刺を渡します。営業訪問した場合も先に出すのが礼儀です。

名刺を名刺入れに乗せて、両手で胸の高さに持ちます。
「○○社 営業部の△△と申します。どうぞよろしくお願いいたします。」と名乗り、軽く会釈をして名刺を渡します。
名前は省略せずにフルネームで述べましょう。

3. 名刺を受け取る

相手から名刺が差し出されたら、「頂戴いたします。」と一言添えて両手で受け取ります。
その後、「○○様ですね、どうぞよろしくお願いいたします。」と述べます。

相手の名前が読めないときは、名刺交換のタイミングで「失礼ですが、なんとお読みしたらよろしいでしょうか？」と尋ねましょう。

同時に名刺を交換する場合

同時に名刺を交換する場合は、お互いに右手で名刺を差し出して左手で受け取ります。
挨拶は交互に名刺を交換する時と同じです。目下の人が先に名乗ります。

このとき、相手が差し出すよりも低い高さで名刺を差し出すことで、謙虚さを表現できます。

複数人で名刺を交換する場合

複数人で名刺を交換する際は、あらかじめ人数分の名刺を取り出しておきます。

先に地位の高い人同士が交換し、役職順で交換していきます。
例えば、相手（A）が部長と課長、営業訪問した自社（B）が課長と新入社員の場合、以下の手順で名刺を交換します。

1. 部長（A）と課長（B）
2. 部長（A）と新入社員（B） / 課長（A）と課長（B）
3. 課長（A）と新入社員（B）

上記の順で名刺を交換します。

交換した名刺はテーブル上に置く

受け取った名刺は、名刺入れを下にしてテーブルの上に置きます。
複数人と交換した場合は、最も役職が高い人の名刺を名刺入れの上に置き、着席順に並べます。商談の際に、名前と顔を確認しながら話を進めることができます。

商談が終わって相手が名刺をしまうタイミングで、自分もしまうと良いでしょう。

名刺に関する感想などでコミュニケーションを図る

相手の名刺の良いと思ったところについて話題を振ると、話が盛り上がり信頼関係を築けるきっかけになることもあります。また、商談の前の軽い雑談にもなります。

デザインについて話題を持ちかける

「どのようにデザインを決められたのですか？」と尋ねてみましょう。デザインに思い入れのある人や、こだわりを持つ人ならば話を聞かせてもらえることもあります。

「適当に選んだ」「制作会社が決めた」と言われた場合でも、「素敵なデザインですね」と伝えれば、相手も気を悪くはしないでしょう。

紙の素材について話題を持ちかける

文字を書き込みやすい名刺や、艶感のある名刺など、名刺の紙質にもこだわっている人もいます。特に、つるつるとした肌触りの名刺は高級な可能性が高いです。

偶然、その紙質だったという場合でも、「良い触り心地ですね」「肌感に合います」と伝えれば、嬉しいと思ってくれるはずです。

名刺交換での予想外の事態に使える挨拶

商談に慣れるまでは緊張や焦りから、本来の手順通りに名刺交換をできないという場合もあるでしょう。ここでは、予想外の事態に対処するための挨拶を紹介します。

名刺を忘れてしまった

名刺を忘れた場合、正直に「忘れてしまった」と伝えるより、「切らしてしまった」と謝った方が印象が良いです。
「申し訳ございません、ただ今名刺を切らしておりまして」とお詫びします。

商談後できるだけ早く、名刺を持って再訪問するか、お詫びの手紙を添えて郵送しましょう。

目上の人に先に出されてしまった

もし、目上の人から先に名刺を差し出されてしまった場合は、手順通りに受け取りましょう。相手の名刺を受け取らないことは大変失礼です。

その後、「申し遅れました」と一言添えて名刺を渡せば、問題ありません。

相手から名刺を渡されなかった

自分は名刺を渡したが、相手からは差し出されなかったということもあります。
その時は、「恐れ入りますが、お差し支えなければ名刺を一枚頂戴できないでしょうか。」と伝えましょう。丁寧に依頼すれば失礼にはあたりません。

また、名刺交換のタイミングを逃してしまった場合にも、上記の通りに声をかけて交換しましょう。ただし、商談の合間や商談後など、取引の妨げとならないタイミングで頼まなければなりません。