ビジネスメール

ビジネス用のメールアドレスを作るには?方法と注意点を解説

新しく会社を立ち上げたり、事業を始めたりする際に必要になってくるのが「ビジネス用のメールアドレス」です。新しくメールアドレスを取得する際、「どう作るのか」「フリーのメールアドレスを使っていいのか」とお悩みの方も多いはず。
今回はそのような方に、メールアドレスを作る方法と注意点を詳しくご説明します。

ビジネス用のメールアドレスは独自ドメインにする

ビジネスで用いるメールアドレスは「独自ドメイン」のものにしましょう。

独自ドメインとは、自分の好きな文字列を使って作れるドメインのことで、メールアドレスで言うと「○○@abc.co.jp」のうち「abc.co.jp」の部分を指します。
また、@より前の部分である「○○」のことは「ローカル名」と言います。

一般的にドメインには会社名を表す文字列を入れることが多く、ホームページのアドレスとして使用することもできます。

独自ドメインを作るメリットは、なんといっても信用面です。
ビジネスシーンでフリーメールのアドレスを使っていると、どうしても簡易的な印象になりがちですし、迷惑メールと混同される恐れもあります。

会社名の入ったドメインならブランドアピールにもつながりますし、「きちんとした会社だな」という印象を与える最低限の材料になります。

独自ドメインのメールアドレスの作り方

1.ドメイン取得サービスで独自ドメインを作成

まず最初に、有料のドメイン取得サービスで独自ドメインを作成しましょう。

ドメインには自分で任意の文字列を選べる部分の後に、「トップレベルドメイン」と呼ばれる「.com」や「.jp」などの文字列があります。
トップレベルドメインは種類によってそれぞれ意味が違うので、業種や仕事内容に合わせて選びましょう。

【トップレベルドメインの主な種類】

.com:商業組織用
.net:ネットワーク用
.org:非営利組織用
.info:情報発信系のビジネス用
.co.jp:日本国内で登記されている会社・企業が登録可
.or.jp:日本国内の特定の法人組織が登録可能

トップレベルドメインの種類や、契約するサービスによって値段は変わりますが、独自ドメインにはだいたい年間数千円のコストがかかるので注意しましょう。

2.レンタルサーバーを契約しアドレスを作成

独自ドメインを作ったら、次はレンタルサーバーを契約しましょう。

レンタルサーバーには、メールのみに対応しているものや、メールとWebサイト両方に対応しているものなどがあります。会社のWebサイトのドメインも同時に取得したい場合は、両方に対応したものを選ぶよう気を付けましょう。

また、サーバーごとにアドレスの最大発行数も違ってくるので、こちらも必要な規模のものを契約するように注意してください。

サーバーを契約したら独自ドメインを紐づけ、メールアドレスの「@」より前の部分であるローカル名を登録します。

これで、独自ドメインのメールアドレスが完成します。

3.作成したメールアドレスをメールソフトに紐付ける

作成したメールアドレスは、レンタルサーバーにログインして送受信することもできますが、「Gmail」や「Outlook」などのメールソフトと紐付けて使用することも可能です。

メールソフトを紐付ける方が管理も楽なため、自分の使いやすいものを選んで紐付けましょう。

メールアドレス作成の際の注意点

ドメインには会社名を

基本的に、ドメインには会社名(フリーランスなら個人名)やサービス名を入れるのが一般的です。

ただ、よくある名称だとすでに取得されている場合もあるので、必ず事前に検索しておきましょう。すでに使用されていた場合は、略称を用いたり文字列を工夫したりして、一目で自社の名前だとわかるようなものを考えてください。

覚えやすい文字列にして、間違えそうな文字は避ける

アドレスは覚えやすい文字列にすれば、ブランディングについても効果的なうえに顧客にも優しいものになります。そのために、なるべく短くなるように心がけましょう。
特にローカル名を決める時は、ドメイン名の長さなども考慮して調整するようにしてください。

また、「1」と「l(小文字のL)」や「0(数字のゼロ)」と「o」など、混同しやすい文字は並べて使わないようにすることも大事です。

 

まとめ

いかがでしたか?
独自ドメインを作ることで、どんな会社なのか一目で示すことができ、相手からの印象もよくなります。そのために多少のコストはかかりますが第一印象をよくするためにも、導入を検討してみてください。

 

新規営業の業務効率化にお困りではありませんか?
5万社以上が活用する企業情報サービスで、時間や手間を削減しましょう!