再送メールの送り方｜ビジネスメールの返信を催促する際の注意点と例文

メールを送ったのに返信が返ってこない、という経験はありませんか？
ビジネスでもこのような場面に遭遇することがありますが、返信の催促のためにメールを再送する際にもマナーがあります。

今回は、返信の催促のためにメールを再送する際の注意点や例文を解説します。

再送メールを送る前に気をつけること

再送のメールを送る場合は、まず自分のメールが正しく送信できているかを確認します。送り先のアドレスが間違っていないか、下書きフォルダに残っていないかなどを確認しましょう。
また、相手からのメールが自分の迷惑メールやゴミ箱に分類されていないかも確認する必要があります。

催促のメールは相手にプレッシャーをかけてしまう可能性があるので、メールを再送するのは本当に必要な場合だけにしましょう。メールを再送する代わりに、他の用件のメールを送る際に返信がほしい旨を追記する、といった対処も可能です。

再送メールの本文に書くべきこと

いつ、何の要件で連絡したかを確認する

いつ、何の用件でメールを送ったかを確認し、記載しておくとよいでしょう。
相手が元のメールを探したり、用件を把握したりするのがスムーズになります。

催促する具体的な理由を書く

どうしても返信を催促する必要がある場合は、返信を催促している理由を具体的に書く必要があります。「締め切り日を過ぎているため」「スケジュール調整の必要があるため」のように、理由が書いてあれば相手も催促に納得でき、不満を持たれにくいでしょう。

いつまでに対応が欲しいのかの期限を書く

早く返信が欲しい場合は、返信の期限を設定しておきましょう。期限を設けることで、相手も期限を意識して返信しやすくなりますし、期限を過ぎた場合のリマインドも送りやすくなります。

資料を送った場合はそれも再度添付する

前に送ったメールに資料を添付していた場合は、その資料も再度添付すると親切です。
資料を添付しておけば、相手は元のメールを探す手間を省けます。

再送メールを送る際のポイント

再送メールは午前中に送る

終業時間前に再送のメールを送っても、返信する時間がない場合やメールに気づかない場合があるかもしれません。再送のメールを送る場合は、できるだけ午前中に送ったほうがよいでしょう。

また、返信を急ぐ場合は「先ほどメールでも送らせていただいたのですが…」と電話でもフォローするのが親切です。

「緊急」「要返信」などの言葉は使わない

「緊急」「要返信」「至急」といった言葉は、相手に必要以上にプレッシャーをかけてしまう恐れがあります。
「急かされている」という印象を与え、不快に思われる可能性があるので、これらの言葉は使わないほうがよいでしょう。

相手を責めない

メールを再送する場合は、相手を責めるような言葉は使わないようにしましょう。
次の例のように、相手を立てる文章が望ましいです。

例） 「メール到着の確認をしておらず、大変失礼いたしました。再度メールをお送りしますので、ご確認ください」 「お忙しいところ失礼いたします。〜の件について、進捗状況を教えていただけますと幸いです」

メールが行き違いになった場合を考慮する

再送のメールと行き違いで、相手からの返信が届いてしまうこともあります。
「行き違いですでにご返送いただいている場合は、ご容赦くださいますようお願い申し上げます」のように、行き違いになった場合に考慮して一言添えておきましょう。

再送メールの例文

○○様 いつもお世話になっております。 △△株式会社の田中太郎でございます。 □月□日にメールでお送りした見積書送付の件について、その後のご状況はいかがでしょうか。 お忙しいところ失礼とは存じますが、確認のため改めてご連絡しました。 今月×日までに送付していただけなかった場合、作業に着手できず、ご指示の納期に間に合わない可能性がございます。 念のため先日のメールを再送しますので、ご確認のほどよろしくお願いします。 なお、行き違いですでにご返送いただいている場合は、 ご容赦くださいますようお願い申し上げます。 田中太郎