ビジネスメール

再送メールの送り方|ビジネスメールの返信を催促する際の注意点と例文

メールを送ったのに返信が返ってこない、という経験はありませんか?
ビジネスでもこのような場面に遭遇することがありますが、返信の催促のためにメールを再送する際にもマナーがあります。

今回は、返信の催促のためにメールを再送する際の注意点や例文を解説します。

再送メールを送る前に気をつけること

再送のメールを送る場合は、まず自分のメールが正しく送信できているかを確認します。送り先のアドレスが間違っていないか、下書きフォルダに残っていないかなどを確認しましょう。
また、相手からのメールが自分の迷惑メールやゴミ箱に分類されていないかも確認する必要があります。

催促のメールは相手にプレッシャーをかけてしまう可能性があるので、メールを再送するのは本当に必要な場合だけにしましょう。メールを再送する代わりに、他の用件のメールを送る際に返信がほしい旨を追記する、といった対処も可能です。

再送メールの本文に書くべきこと

いつ、何の要件で連絡したかを確認する

いつ、何の用件でメールを送ったかを確認し、記載しておくとよいでしょう。
相手が元のメールを探したり、用件を把握したりするのがスムーズになります。

催促する具体的な理由を書く

どうしても返信を催促する必要がある場合は、返信を催促している理由を具体的に書く必要があります。「締め切り日を過ぎているため」「スケジュール調整の必要があるため」のように、理由が書いてあれば相手も催促に納得でき、不満を持たれにくいでしょう。

いつまでに対応が欲しいのかの期限を書く

早く返信が欲しい場合は、返信の期限を設定しておきましょう。期限を設けることで、相手も期限を意識して返信しやすくなりますし、期限を過ぎた場合のリマインドも送りやすくなります

資料を送った場合はそれも再度添付する

前に送ったメールに資料を添付していた場合は、その資料も再度添付すると親切です。
資料を添付しておけば、相手は元のメールを探す手間を省けます。

再送メールを送る際のポイント

再送メールは午前中に送る

終業時間前に再送のメールを送っても、返信する時間がない場合やメールに気づかない場合があるかもしれません。再送のメールを送る場合は、できるだけ午前中に送ったほうがよいでしょう

また、返信を急ぐ場合は「先ほどメールでも送らせていただいたのですが…」と電話でもフォローするのが親切です。

「緊急」「要返信」などの言葉は使わない

「緊急」「要返信」「至急」といった言葉は、相手に必要以上にプレッシャーをかけてしまう恐れがあります
「急かされている」という印象を与え、不快に思われる可能性があるので、これらの言葉は使わないほうがよいでしょう

相手を責めない

メールを再送する場合は、相手を責めるような言葉は使わないようにしましょう
次の例のように、相手を立てる文章が望ましいです。

例)

「メール到着の確認をしておらず、大変失礼いたしました。再度メールをお送りしますので、ご確認ください」

「お忙しいところ失礼いたします。〜の件について、進捗状況を教えていただけますと幸いです」

メールが行き違いになった場合を考慮する

再送のメールと行き違いで、相手からの返信が届いてしまうこともあります。
「行き違いですでにご返送いただいている場合は、ご容赦くださいますようお願い申し上げます」のように、行き違いになった場合に考慮して一言添えておきましょう

再送メールの例文

○○様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の田中太郎でございます。

□月□日にメールでお送りした見積書送付の件について、その後のご状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ失礼とは存じますが、確認のため改めてご連絡しました。

今月×日までに送付していただけなかった場合、作業に着手できず、ご指示の納期に間に合わない可能性がございます。
念のため先日のメールを再送しますので、ご確認のほどよろしくお願いします。

なお、行き違いですでにご返送いただいている場合は、
ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

田中太郎

 

まとめ

いかがでしたか?

計画通りに仕事を進めていくには、メールの返信がないと困ることもあるでしょう。しかし、ビジネスの場ではどのような状況でも相手への気遣いを忘れてはなりません。

再送のメールを送る場合は、この記事を参考に相手にも配慮したメールを送りましょう。

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