「改行」を使って、相手が読みやすいビジネスメールを作成しよう

ビジネスメールは、改行を正しく使うことで相手が読みたくなるメールを作成できます。
今回は、ビジネスメールの「改行」について解説します。この機会に自分が作成しているメールと照らし合わせてみましょう。

ビジネスパーソンの約4割が「改行のないメール」に不満を持っている

THE21オンラインがビジネスパーソン103人を対象に行なった「これだけは許せないと思うビジネスメールのマナーは何ですか？」というアンケートでは、約4割が「改行が全然ないメール」に不満を持っていることがわかりました。（出典：https://shuchi.php.co.jp/the21/detail/2490）

「文面で文字化けしている」「件名がわかりづらい」などよりも、多くのビジネスパーソンが「改行が全然ないこと」に不満を持っています。ビジネスメールにおいて、改行は重要なマナーのひとつと言えるでしょう。

改行の有・無を比較

• 改行 無し

日頃より大変お世話になっております。株式会社◇◇の△△です。この度は、弊社商品の「〇〇」についてご契約いただき、誠にありがとうございます。ご注文いただきました「〇〇」はご指定いただいた日時に納品いたします。今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。なお、ご不明な点などございましたらお気軽にお申し付けくださいませ。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

• 改行 有り

日頃より大変お世話になっております。 株式会社◇◇の△△です。この度は、弊社商品の「〇〇」についてご契約いただき、 誠にありがとうございます。ご注文いただきました「〇〇」はご指定いただいた日時に納品いたします。 今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。 なお、ご不明な点などございましたらお気軽にお申し付けくださいませ。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

一目瞭然で、改行有りのほうが読みやすいでしょう。
上記の例のように、改行を入れることで意味のまとまりを明確にできます。また、読点や空行を効果的に入れると、より読みやすくなります。

ビジネスメールでの改行の入れ方

一行の文字数は20～30字

メール本文の文章が長くなると読みにくくなります。そのため、文節や読点で改行を行ない、一行の文字数は20～30字に収めましょう。
ただし、文字数を数えて20字で必ず改行するよりは、メール全体の見やすさを意識してください。

意味のまとまり・ブロックを作る

改行を使って、意味のまとまり・ブロックを作りましょう。メール本文の構成の中で、挨拶の部分や本文などを明確にできます。また、話の転換を示すことも可能です。
さらに、視覚的にもすっきりとした印象を与え、読みやすくなります。

日頃より大変お世話になっております。 株式会社◇◇の△△です。　（挨拶ブロック）この度は、弊社商品の「〇〇」についてご契約いただき、 誠にありがとうございます。　（本文の書き出しブロック）

ブロック同士の間には空行を入れる

改行で意味のブロックを作った後は、そのブロック同士の間に空行を入れていきましょう。「宛名」「名乗りと挨拶」「本文」「終わりの挨拶」の間などに入れていきます。こうするとメール全体が空行によって整えられ、見やすくなります。下記の例を参考にしてみてください。

件名：「〇〇」ご契約のお礼／株式会社◇◇・△△ 株式会社×× 営業部　部長　～～様 （空行） 日頃より大変お世話になっております。 株式会社◇◇の△△です。 （空行） この度は、弊社商品の「〇〇」についてご契約いただき、 誠にありがとうございます。 （空行） ご注文いただきました「〇〇」はご指定いただいた日時に納品いたします。 今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。 （空行） なお、ご不明な点などございましたらお気軽にお申し付けくださいませ。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。（空行）ーーーーーーーーーーー 署名 ーーーーーーーーーーー