ビジネスメール

【例文付】ビジネスメールでアポイントの日程変更をお願いするには?

他の用事が入ってしまい、約束していた会議や訪問の日程を変更しなければならないこともあるかと思います。
今回は、日程の変更をお願いするビジネスメールを作成するときのポイント、注意点をご紹介します。

日程変更のビジネスメールを作成するときのポイント

用件が分かるような簡潔な件名を作成する

メールの件名を作成するときは、「日程変更を依頼したいこと」「何のイベントについてなのか」が件名を見ただけで分かるように心がけましょう。
特に、直近のイベントに関する日程変更など急を要する場合は「◯日の会議の日程変更のお願い」とするなど、いつの予定についてなのかを強調しましょう。

冒頭で謝罪の意を示す

本文の冒頭で、日程を調整して頂いたにもかかわらず、変更をお願いしたいことへの謝罪の意を示しましょう。
この時、「大変申し訳ございませんが〜」「お手数をおかけして申し訳ないのですが〜」などのフレーズを用いることで、申し訳なく思っていることが伝わりやすくなります。

また、日程変更に対応してもらえたら、お礼のメールを送信することもマナーです。

低姿勢・丁寧な態度を心がける

自分の都合で確定していた予定の変更をお願いするため、低姿勢かつ丁寧にお願いをする必要があります。例えば、「日程変更をお願いしたいです」よりも「日程の変更を願えますでしょうか」「日程を変更してもよろしいでしょうか」などの疑問形を用いることで、丁寧な印象を与えることができます

なるべく複数の候補日を提示する

相手の都合で予定の変更を強いられた上で、変更後の日程も一方的に指定されてしまうと、「自分勝手」「強引」などと思われかねません。また、新しい日程の選定を相手に任せてしまうことも、日程調整を相手に丸投げしてしまうため、避けたほうがいいでしょう。
そのため、変更後の候補日は少なくとも3つ挙げ、相手にその中から選んでもらうようにしましょう。

日程変更を依頼するときの注意点

同じテンプレートの使いまわしには注意

多くのビジネスメールはテンプレートを使用することで、メールの作成時間を短縮することができます。一方で、同じ相手に同じテンプレートを繰り返し使用してしまうと、「日程変更のお願いを単純作業として行っている」と思われ、不誠実だと捉えられるおそれがあります。

使用するテンプレートを変更したり、言い回しを変えたりして、手抜きだと思われないように気をつけましょう。

変更理由については詳しく話す必要はない

日程の変更をお願いしないといけない場合の理由としては、「他社との予定が入ってしまった」「他の業務に集中しなければいけなくなった」「出張や重要な会議が入ってしまった」などが考えられます。しかし、他者との予定が入ったことなどを正直に伝えてしまうと、「他のアポイントが自社との案件より重要で、そちらを優先された」と捉えられてしまうおそれがあります。

そのため、変更理由の詳細については触れず、「業務の都合上」「急な出張が入ってしまい」「外せない会議が入ってしまい」などとするか、理由については言及しないでおきましょう。
「大事な予定が入ってしまい」「別の予定が入ってしまい」などの「自社との予定を重要と思っていない」と捉えられてしまう理由はNGです。

ビジネスメールで日程変更を依頼するときの例文

件名:来週の会議の日程変更のお願い

株式会社△△
営業部 ◯◯様

お世話になっております。
株式会社▲▲ 営業部の□□です。

来週の水曜日15時より予定しておりました会議ですが、大変申し訳ないのですが急な出張が入ってしまったため、以下のいずれかの日程への変更をしていただけないでしょうか。

候補日時:
・✕月✕日 ✕時〜✕時
・✕月✕日 ✕時〜✕時
・✕月✕日 ✕時〜✕時

以上の日程への変更が難しいようでしたら、◯◯様のご都合のよい日程をお教えいただければ幸いです。

ご迷惑をおかけして大変申し訳ありませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社▲▲ 営業部
□□
(連絡先)

 

まとめ

いかがでしたか?
注意点を押さえれば、マイナスなイメージを与えかねないアポイントの日程変更もスムーズに行うことができます。
この記事を参考に、相手に失礼のない日程変更メールを作成しましょう。

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