上司に送るビジネスメールの書き方｜ポイントや例文を紹介

上司にビジネスメールを送るとき、言葉遣いやマナーが心配になることはありませんか？社内の人が相手であっても、当然ながら目上の人には敬意を払ったメールを送らなければなりません。

今回は上司に送るビジネスメールの書き方について、ポイントや例文を紹介します。

上司にビジネスメールを送る際のポイント

メール対応が難しい場合は直接報告する

メールは顔を合わせずに連絡が取れるため便利ですが、メールに頼りすぎるのは禁物です。緊急で時間がない場合や、内容を文章で上手く説明することが難しい場合など、メールでは対応が難しい場合は上司に直接報告するようにしましょう。

用件や重要度が分かりやすい件名にする

ビジネスメール全般に言えることですが、一目で内容が分かるような件名にする必要があります。また、重要な連絡の場合は件名に【重要】などと付けることで、優先的に目を通してもらえるはずです。

【例】 「来週の打ち合わせの時間変更について」 「【重要】定例会議の報告」

正しい敬語を用いる

上司に送るメールでは、当然敬語を使う必要があります。しかし、ビジネスシーンでよく用いられる表現には敬語として間違っているものも多く存在します。
正しい敬語表現を覚えて、失礼のない文章にしましょう。

【間違いやすい敬語表現の例】 ✖了解しました　　　→　〇承知しました ✖ご苦労様です　　　→　〇お疲れ様です ✖すみませんでした　→　〇申し訳ありませんでした ✖参考になりました　→　〇大変勉強になりました ✖お久しぶりです　　→　〇ご無沙汰しています

 

上司に送るビジネスメールの本文の書き方

書き出しは「宛先→発信者名→本文の内容」の順で

本文は、まず宛名から始めるのが基本です。宛名に付ける敬称は、役職があればその役職名、なければ「様」を使用します。

その次に「お疲れ様です」などの短めの挨拶を挟み、「〇〇です」と名乗りましょう。その後、本文の内容を書いていきます。
最後は、「以上ご確認のほどよろしくお願いします」「大変お手数ですが、どうぞよろしくお願いします」などの表現で締めましょう。

本文は簡潔にまとめる

ビジネスメールでは、内容はできるだけ簡潔にまとめましょう。ビジネスの場では1メールには1用件が基本です。結論は最初に書く、用件を箇条書きにするなどの工夫をすれば、相手にも内容が伝わりやすくなります。

本文の書き方に迷った場合は、PREP法を用いるのがよいでしょう。

• Point…要点・結論
• Reason…理由
• Example…事例・具体例
• Point…要点・結論

この4つの要素の順番で文章を構成することをPREP法と呼びます。簡潔かつ説得力のある文章を書くために有効な手法の一つです。

上司に送るビジネスメールの例文

件名：【重要】本日の販売戦略会議についての報告 営業本部 山田課長 お疲れ様です。営業部の佐藤です。 本日、販売戦略会議に参加しましたので、下記の通り報告します。 記 1．日時　令和〇年〇月〇日　15：00〜16：30 2．場所　第三会議室 3．出席者　営業部〇〇部長、〇〇課長、〇〇係長、… 4．議題　新商品の販促、並びに数値目標の決定 5．決定事項　〇〇〇〇… 以上 ご確認のほど、よろしくお願いします。 営業部　佐藤