ビジネスメール

【例文付】ビジネスメールにおける見積り依頼の書き方・注意点を解説

製品の購入を検討する際には、取引先に見積りの作成を依頼します。
その際、相手に必要な情報を伝え、わかりやすい依頼メールを作成しなければなりません。

今回は、見積りの依頼メールの作成方法や作成する際の注意点を解説します。

見積りを依頼するビジネスメールに記載すべきポイント

件名:一目で用件・案件の内容が分かるように

忙しい営業パーソンであれば、一日に多くのメールに目を通さなければなりません。そこで、件名に用件・案件を簡潔に書くことで、それぞれのメールの大まかな内容がわかりやすくなり、相手に親切なメールを作成することができます

このとき、件名では「見積り書の作成を依頼すること」「自社の名前」または「どの案件か」が分かるようにするといいでしょう。

例:
・「新規システム導入の見積りのお願い(◯◯社)」
・「見積り書送付のお願い」

冒頭:丁寧な挨拶を行い、日頃の感謝を伝える

ビジネスメールにおける基本として、メールの冒頭で日頃対応していただいてることへの感謝を伝えましょう。
ビジネスシーンにおいて、商談時に購入をする側が目上とされることが多いですが、相手に敬意を伝えるためにも最低限のビジネスマナーは心がけましょう。さらに、初めての取引先との商談の場合、今後のために良好な関係を築くことが重要であるため、失礼のないように気をつけましょう。

例:
・既に取引がある場合:「お世話になっております」
・相手との初めての取引の場合:「お世話になります」「突然のご連絡、失礼いたします」

本文:見積りを依頼すること・背景・詳細を伝える

本文では、見積りを依頼することをはっきり伝えましょう。また、希望する契約内容に加えて、見積り書を依頼することになった背景も可能であれば伝えましょう。

背景は大まかな内容で大丈夫ですが、契約内容は明確・詳細に記載する必要があります
また、真剣に導入・購入を考えていることを伝えることで、自社の優先順位が高くなり、迅速に対応してもらえます

締め:送付の期限を伝え、相手を気遣う

メールの最後に見積り書の送付の期限を記載しましょう

その後、「大変お手数ではございますが、ご対応いただけると幸いです」「ご対応のほど、よろしくお願いいたします」などと締めくくり、感謝を述べるとともに、相手の都合にも配慮し、気遣いましょう。シンプルに「よろしくお願いいたします」などとすることも可能です。

見積りを依頼するときの注意点

希望する条件を箇条書きで具体的に書く

見積りを依頼する契約の詳細について、商品名や品番、個数、希望納期日、支払方法などは最低限として書く必要があります。この他にも、受け取り方法や場所、運送方法、予算などを書くこともできます。

このときの条件は、文章よりも箇条書きで伝えることでより見やすくなり、条件の見落としを防ぐことができます
例えば、

・商品名:△セット
・希望個数:□個
・希望納期:☆☆日まで
・支払い方法:✕✕支払い

などのようにするといいでしょう。

返答の期日を明確にする

見積り書送付の期日は明確に示しましょう。期日が明記されていない場合、急ぎではないと判断され、返答が遅くなってしまうことがあります。そこで、「〇日の会議で提案したいので」などとすると、相手も納得した上で期日を守ろうとしてくれます。

丁寧な依頼を心がける

例え自社が商品を購入する側であっても、最低限のマナーを守って見積りを依頼する必要があります。初めて商談をした取引先の場合、今後の新たな契約に発展したり、アフターサポートを受けたりすることも考えられるため、礼儀正しいメールを心がけましょう

例えば、期日を明記する際も、「なるべく早く」などと相手を急かすのではなく「時間を要する場合は、お知らせいただけると幸いです」などと丁寧な言い方を心がけましょう。

見積りを依頼するビジネスメールの例文

件名:見積り書送付のお願い(株式会社□□)

〇〇株式会社
営業部 △△様

大変お世話になっております。株式会社□□の▲▲です。
先日はお忙しい中、弊社までお越しいただき、誠にありがとうございました。

さて、ご紹介いただきました「☆☆」について、関係部署との相談の結果、導入を検討することになりました。
つきましては、下記の条件でお見積り書を作成いただき、送付していただきたく存じます。

<お見積りの依頼内容>
・商品名:☆☆
・数量:★個
・納期:✕月✕日
・支払い方法:銀行振込

次回の社内会議で提案を行うため、✕✕月✕✕日までにご送付いただけると幸いに思います。

お忙しい中恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社□□ ▲▲
(連絡先)

 

まとめ

いかがでしたか?
見積りを依頼する側であっても、相手に敬意を払い、丁寧なビジネスメールを作成する必要があります。
この記事を参考に、失礼がなく、わかりやすい見積り作成の依頼メールを作成しましょう。

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