ビジネスメール

【例文付き】訪問のお礼を伝えるビジネスメールの書き方を紹介!

訪問後のお礼メールは相手に感謝を伝えるために非常に重要です。注意点とコツを押さえるだけでメールのクオリティは格段に上がります。

今回は訪問後のお礼を伝えるビジネスメールの書き方について解説していきます。

訪問後のお礼メールに関する注意点

お礼メールは24時間以内に送信する

お礼メールは訪問日のうちに送るようにしましょう。遅くても訪問後24時間以内に送信するのが鉄則です。ただし、早朝や夜中などの非常識な時間帯の送信はマナー違反なのでやめましょう。

また、お客様の反応が良かった場合や契約を頂いた場合にだけ送るのではなく、どのようなお客様に対してもきちんとお礼メールを送るのがマナーです。お礼メールはそもそも時間を割いていただいたことに対して感謝を示すものである上に、お礼メールが無いと非常識な人と思われる可能性もあるからです。

誤字・脱字は厳禁

誤字・脱字のあるメールは受け取った相手に「日本語がうまく使えない」「注意力が散漫」といった悪い印象を与えてしまうため、ビジネスパーソンにとっては大きな痛手です。

せっかく感謝を伝えようとしてお礼メールを書いたのに、誤字・脱字が原因で印象が悪くなっては本末転倒です。必ず送信する前に文章を読み直して間違いがないか確認しましょう。

特にお客様の会社名や所属部署名、名前の間違いは大きな不快感を与えるので絶対に避けるべきです。ミスしないための手段として、お客様から頂いたメールに記載されている署名をコピー&ペーストするのがおすすめです。

訪問後のお礼メールの印象を上げるコツ

件名は簡潔に分かりやすく

ビジネスメールの件名は、誰が書いたもので何に関するメールであるのかを、簡潔に分かりやすく表すことが大切です。

基本的には「主旨(例:面談のお礼)+会社名・名前」の形で書くと文頭を見るだけでメールの用件が伝わるので、おすすめです。「先日はお時間ありがとうございました」などという件名をしばしば見かけますが、一目で用件が伝わらないのでやめましょう。

相手のメールアドレスをアドレス帳に登録する

お礼メールを送る際には、相手のメールアドレスをアドレス帳に登録してから送ることをおすすめします。「社名 部署名 名前 様」の形式で表示されるようにアドレス帳に登録すれば、メールを受け取る相手にも同様に表示されます。メールアドレスを登録しなかった場合と登録した場合の表示はそれぞれ以下のようになります。

【登録しなかった場合】 宛先:○○○△△△@□□.company.com
【登録した場合】    宛先:株式会社△△ □□部 ○○○○様

メールアドレスを登録した場合のほうが丁寧な印象を与えることができます。些細なことですが、このような気遣いが相手への印象を左右するので、できることから確実にやっていきましょう。

定型文ではない文章を添える

どのような相手に対しても送ることができる定型文のメールでは、十分に気持ちを伝えられません。せっかくメールを送っているにも関わらず、熱意が伝わらないのでは意味がありません。

「相手のために時間をとって書いたメール」ということを示すために、メールには訪問時の内容や感想など、オリジナルのエピソードを盛り込みましょう。

訪問後のお礼メールの例文

訪問後に送る基本のお礼メール

件名:ご面談のお礼 【株式会社○○○○ 名前】

株式会社△△△△
□□部 〇〇 〇〇 様

平素よりお世話になっております。
株式会社○○○○の○○と申します。

ご多忙の折、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

(オリジナルの文章を入れる)

○○に関して、不明点や疑問点などがございましたら、
すぐに対応いたしますので、お気軽にご相談くださいませ。

〇〇様にお会いできましたご縁を大切に、
より一層精進して参りますので、
引き続き宜しくお願い致します。

====================
株式会社○○○○ △△部
名前(フリガナ)
〒○○○-○○○○
○○県○○市・・・
TEL:000-0000-0000(直通) 000-0000-0000 (代表)
FAX:000-0000-0000
====================

訪問して契約を頂いた際のお礼メール

件名:新規契約のお礼 【株式会社○○○○ 名前】

株式会社△△△△
□□部 〇〇 〇〇 様

平素よりお世話になっております。
株式会社○○○○の○○と申します。

この度は、弊社の○○をご契約いただき、誠にありがとうございます。

弊社の商品は、~にお役に立てると確信しております。
御社の事業に少しでも貢献できるよう、
私も担当として、全力でお力添えをさせていただきます。

不明点や疑問点などがございましたら、
すぐに対応いたしますので、いつでも担当の○○までお申し付けください。

引き続き、何卒宜しくお願い申し上げます。

====================
株式会社○○○○ △△部
名前(フリガナ)
〒○○○-○○○○
○○県○○市・・・
TEL:000-0000-0000(直通) 000-0000-0000 (代表)
FAX:000-0000-0000
====================

訪問して「検討します」と言われた際のお礼メール

件名:ご面談のお礼 【株式会社○○○○ 名前】

株式会社△△△△
□□部 〇〇 〇〇 様

平素よりお世話になっております。
株式会社○○○○の○○と申します。

ご多忙の折、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。

○○様からお伺いしたご要望や課題に関しまして、
弊社で新たな対策を検討し、後日改めてご提案させていただきたく存じます。

もし、追加のご要望やご不明な点などがございましたら、
すぐに対応いたしますので、遠慮なくご連絡ください。

それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。

====================
株式会社○○○○ △△部
名前(フリガナ)
〒○○○-○○○○
○○県○○市・・・
TEL:000-0000-0000(直通) 000-0000-0000 (代表)
FAX:000-0000-0000
====================

相手が来訪した後に送るお礼メール

件名:ご面談のお礼 【株式会社○○○○ 名前】

株式会社△△△△
□□部 〇〇 〇〇 様

平素よりお世話になっております。
株式会社○○○○の○○と申します。

本日は、ご足労いただき、誠にありがとうございました。

このたびのご提案はとても興味深いものでした。
中でも○○は弊社の課題を解決していく上で、大変参考になりました。
改めてお礼申し上げます。

さて、いただきましたご提案につきましては、
社内で検討の上、ご連絡いたします。

引き続き何卒よろしくお願い申し上げます。

====================
株式会社○○○○ △△部
名前(フリガナ)
〒○○○-○○○○
○○県○○市・・・
TEL:000-0000-0000(直通) 000-0000-0000 (代表)
FAX:000-0000-0000
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まとめ

いかがでしたか?訪問後のお礼メールは、件名などのポイントを押さえるか押さえないかで印象が受け取った際の印象が随分変わってきます。この記事を参考に、感謝の気持ちが伝わるメールを書くようにしましょう。

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