【例文付き】担当者変更を知らせるビジネスメールを書くポイント

「初めて後輩にお客様を引き継ぐことになったが、どのようなメールを送ればいいか分からない」といった方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、担当者を変更する際の注意点と、お客様に知らせるメールの書き方をご紹介します。

担当者変更にあたっての注意点

業務に支障がない時期を選ぶ

お客様に安心して取引を継続してもらうためには、担当者を変更するタイミングに注意する必要があります。お客様との間でトラブルが起こっている最中などの担当者変更は、信頼関係を損ないかねません。できるだけ、業務に大きな支障が発生している時期や、商談において大切な時期の担当者変更は避けるようにしましょう。

可能な限り前任者と後任者で挨拶に伺う

お客様の不安解消のために、メールでお知らせした後には前任者と後任者で直接お客様を訪問するようにしましょう。後任者の業務が始まる前に挨拶に伺うことで、業務開始後のやりとりをスムーズに進めることができます。

担当者変更メール作成の基本マナー

前任者が先に送る

担当者変更を知らせるメールは、まずは前任者が先に送ることが原則です。後任者が先に送ってしまうと、お客様は「いきなり知らない人からのメールが来た」と感じてしまい、引き継ぎ不足などの不安を抱く可能性があります。

誠意を持ってお客様への引き継ぎを行うまでが前任者の責任です。前任者が担当者変更のお知らせをした後、業務開始前に後任者がご挨拶のメールを送るという順序は必ず守りましょう。

「いつ」「なぜ」「だれが」を明確にする

担当者変更を知らせるメールの主な内容は、「いつ」変更するのか、「なぜ」変更するのか、後任者は「だれ」なのか、の3つです。これらを明確にすることで、お客様にとって分かりやすいメールを書くことができます。

・「いつ」変更するのか
「○月○日より」といったように、具体的な日時を示すようにしましょう。変更時期が不明確な場合、お客様は前任者と後任者のどちらに連絡すべきか分からなくなる可能性があります。また、後任者に引き継いだ後に前任者へ連絡が来てしまうことで、対応が遅れてしまう恐れがあります。

・「なぜ」変更するのか
お客様の安心材料のために、担当者変更の理由を簡単に分かりやすく説明するようにしましょう。ここでは詳細な理由は必要なく、「○○に異動になったため」「一身上の都合で退職するため」「育児休暇を取得するため」といった内容で十分です。

・後任者は「だれ」なのか
後任者とお客様が信頼関係を築きやすくなるような文章を意識することが大切です。そのために、後任者の名前だけでなく、これまでの業務内容や経歴、人柄なども併せてお伝えしましょう。

担当者変更を知らせるメールの例文【前任者用】

前任者とお客様との最後のやりとりとして、感謝の言葉を忘れずに、またいつも以上に丁寧な文章を心がけましょう。また産休など、復職する予定がある場合は「復職後に○○様にお会いできますことを楽しみにしております」を付け加えると好印象です。

 

担当者変更を知らせるメールの例文【後任者用】

「○○からもご連絡がありました通り」など、前任者から引き継ぎがしっかり行われていることがお客様に伝わる文章を心がけましょう。また、遠隔地への転勤などで前任者が挨拶に同行できない場合は、「本来は前任者の○○と二人で伺うべきところ、私のみとなり申し訳ございません」などど付け加えておくと丁寧です。