ビジネスメール

ビジネスでの報告メールの書き方とは?報告内容ごとに例文も紹介

上司やお客様への「報告」は、社会人として重要な仕事の1つです。そこで今回は、報告メールのマナーと書き方を解説します。また、報告内容ごとに使える例文も紹介します。

ビジネスメールで報告するときのマナー

重要度の高いものは電話で報告する

メールは履歴が残るので、報告と同時に内容を管理しやすいというメリットがあります。ただし、メールでは確認が遅れてしまうことがあるので、重要度の高いものは電話で報告するようにしましょう。

例えば、自分の過失によるトラブルは、上司からの指示を仰ぐなどの早い対応が必要なので、電話でなるべく早く伝えなければなりません。

また、報告メールを送っても、なかなか相手からの返信がない場合は、相手が見落としてしまっている可能性もあります。電話で「先ほど○○の報告をメールで送らせていただきましたので、お手すきの際にご確認お願いします」などと伝えましょう。

上司には「お疲れ様です」、お客様には「お世話になっております」

メールでの挨拶は、送る相手によって変わります。上司には「お疲れ様です」を、お客様には「お世話になっております」を使います。お客様に「お疲れ様です」と挨拶してはいけません

また、「ご苦労様です」は目上の人が使う言葉ですので、間違って使わないようにしましょう。

ビジネスでの報告メールの書き方

内容のわかりやすい件名を付ける

メールを書く際には、何に関する報告なのかを件名で示さなければなりません。相手が件名で内容を把握できるように、「○○に関するご報告」などと簡潔に書きます

早めに確認してほしいものなど、重要な報告には【重要】【至急ご確認依頼】を件名の最初に付けましょう。

報告事項ごとに箇条書きする

報告メールでは相手が内容を把握しやすいように、報告事項をなるべく簡潔に書く必要があります。そのためには、報告事項を箇条書きにすることが効果的です。

例えば、進捗報告ならデータやその要因、今後の対策などを箇条書きします。会議報告なら参加者や決定事項受注報告なら商品名や受注額など、内容ごとに報告事項を簡単にまとめます。

お客様へのトラブル報告では謝罪の意も示す

トラブル報告では事実や原因などを書きますが、お客様宛のメールではそれに加えて迷惑をかけたことに対する謝罪文を書かなければなりません。「誠に申し訳ございません」「深くお詫び申し上げます」などと丁寧に謝罪し、今後の対策も述べます

また、自分の過失で上司に迷惑をかける場合も、上司にお詫びする必要があります。ただし、このときは上司からの指示が必要な場合もあるので、電話で報告する方が無難です

報告内容ごとのビジネスメールの例文

進捗報告

  • 上司宛

(件名)✕月の契約者数に関するご報告

〇〇部長

お疲れ様です。営業部の△△です。
✕月の契約者数に関して、✕月✕日現在の進捗状況をご報告いたします。

目標:
現状:
達成率:
前月比:
今月好調(不調)の要因:
今後の対策:

ご報告は以上です。お手すきの際に、ご確認のほどお願いいたします。

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営業部 (氏名)
(連絡先)

  • お客様宛

(件名)「◎◎プロジェクト」の進捗状況に関するご報告

株式会社△△
営業部 〇〇様

平素より大変お世話になっております。
株式会社▲▲、営業部の●●です。

「◎◎プロジェクト」の進捗状況をご報告申し上げます。
進捗状況:
今後の課題と対策:

ご報告は以上です。お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

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株式会社▲▲ 営業部
(氏名)
(連絡先)

トラブル報告

  • 上司宛

(件名)◎◎のトラブルに関するご報告

〇〇部長

お疲れ様です。営業部の△△です。
◎◎のトラブルについてご報告いたします。

トラブル:
原因:
現在の状況:
今後の対策:

ご報告は以上です。お手すきの際に、ご確認のほどお願いいたします。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

営業部 (氏名)
(連絡先)

  • お客様宛

(件名)◎◎のトラブルに関するお詫び

株式会社△△
営業部 〇〇様

平素より大変お世話になっております。
株式会社▲▲、営業部の●●です。

この度は弊社の不手際により、〇〇様に多大なる迷惑をおかけしましたこと、心より深くお詫び申し上げます。

トラブルの状況:
トラブルの原因:
今後の対応と再発防止策:

この度は誠に申し訳ございませんでした。今後は対策を強化し、再発防止に取り組んでまいります。

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株式会社▲▲ 営業部
(氏名)
(連絡先)

会議報告

(件名)✕月✕日の◎◎会議に関するご報告

〇〇部長

お疲れ様です。営業部の△△です。
✕月✕日の◎◎会議に関してご報告いたします。

議題:
日時:
場所:
参加者:
決定事項:
宿題:

ご報告は以上です。お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いします。

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営業部 (氏名)
(連絡先)

受注報告

(件名)●●会社▲▲様からの商品受注のご報告

〇〇部長

お疲れ様です。営業部の△△です。
本日、●●会社▲▲様より商品の受注をいただきましたので、以下の通りご報告いたします。

商品:
受注額:
今後の期待:

ご報告は以上です。お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いします。

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営業部 (氏名)
(連絡先)

納品完了報告

(件名)●●会社▲▲様への納品完了に関するご報告

〇〇部長

お疲れ様です。営業部の△△です。
✕月✕日に●●会社▲▲様より受注をいただいた商品の納品が完了しましたので、以下の通りご報告いたします。

商品:
納品数:
納品番号:

ご報告は以上です。お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどよろしくお願いします。

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営業部 (氏名)
(連絡先)

 

まとめ

いかがでしたか?

報告メールを書くときは、内容をすぐに把握できるようにすることがポイントです。件名は簡潔に、報告内容は箇条書きにしましょう。ただし、確認をお願いする言葉や、謝罪の言葉は丁寧に書かなければならないので注意してください。

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