ビジネスマナー

【例文つき】日程調整に返信するビジネスメールのマナーや注意点

「日程調整を依頼するメールが来たが、どう返信したらいいか分からない」という新社会人の方は多いのではないでしょうか。今回は、日程調整メールに返信する際の注意点と、了承する場合と都合が悪い場合それぞれの例文をご紹介します。

メール本文を書く前に確認したいこと

件名と宛名が適切か必ず確認する

・件名
日程調整の依頼メールに返信する場合、件名は「Re:」をつけたままの状態にしておきましょう。こうすることで相手に「自分が送ったメールに対する返信」であることを、メールの件名から認識してもらうことができます。
ただし、やりとりを繰り返すうちに「Re:」が多数重なり、件名が読みにくくなる場合もあります。そのときは余分な「Re:」を削除して一つだけ残しておくようにしましょう。

・宛名
メール本文の冒頭にあたる宛名にも注意が必要です。相手の「会社名・部署名・役職・名字」が明記されているか、よく確認しましょう。ここで気をつけたいのが、「様」の使い方です。「○○部長様」は誤用であり、「部長 ○○様」や「○○部長」などに修正することが必要です。また当たり前ではありますが、社名や名前の漢字間違いには細心の注意を払ってください。

「早め」に「業務時間内」の返信を心がける

日程調整をスムーズに進めるためにも、早めの返信を心がけましょう。遅くとも24時間以内の返信が目安です。メールの返信をおざなりにしていると「仕事が遅くていい加減な人」という印象を与える可能性があり、信頼関係を損ないかねません。

ただし、緊急の場合以外は相手の業務時間外の返信は避けましょう。業務時間外の仕事の連絡をストレスに感じる人は多いため、相手に対する気遣いとして、業務時間内に返信することが大切です。

【例文】日程調整メールの返信(了承する場合)

相手から提案された日程に都合がつく場合、以下のようなメールを送信します。

件名 Re:次回打ち合わせ日程について

────────────────本文────────────────

株式会社○○
○○部部長 ○○様

平素よりお世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

次回打ち合わせ日程ですが、
ご連絡いただいた○月○日○時にて、お願い申し上げます。

なお、当日は開発担当者なども含めて計三名で伺う予定です。
どうぞよろしくお願いいたします。

 

――――――――――
株式会社○○
○○部
○○(自分の名前)
Tel: (電話番号)
Email: (メールアドレス)
――――――――――

了承するメールを作成する際のポイント

相手が日程の候補を複数挙げていた場合、「ご連絡いただいた○日でお願いします」と一つに指定して返信するとやり取りがスムーズに進みます。

また相手のオフィスを訪問する場合は、打ち合わせ場所や参加者の選択などで相手を悩ませないように、訪問する人数、役職などを明記しておくと丁寧です。

【例文】日程調整メールの返信(都合が悪い場合)

相手から提案された日程に都合をつけられない場合は、以下のようなメールを送信します。

件名 Re:次回打ち合わせ日程について

────────────────本文────────────────

株式会社○○
○○部部長 ○○様

平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

ご連絡いただいた打ち合わせの日程に関してですが、あいにく○日は××への出張予定があり、大変申し訳ないのですが伺うことができません。

以下のいずれかの日程への変更をお願いしたいのですが、○○様のご都合はいかがでしょうか。

■○月○日 ○時~
■○月○日 ○時~
■○月○日 ○時~

いずれの日程もご無理な場合は、○○様のご都合がよろしい日程をお知らせいただきたく存じます。

お手数をおかけし大変恐縮ではございますが、ご調整のほど何卒よろしくお願い致します。

 

――――――――――
株式会社○○
○○部
○○(自分の名前)
Tel: (電話番号)
Email: (メールアドレス)
――――――――――

都合が悪い旨を伝えるメールを作成する際のポイント

相手の提案した日程に都合をつけられない場合、単に「都合が悪い」とだけ伝えるのではなく、簡単で構わないのでどうしても都合がつかない理由を添えて謝罪するのがマナーです。
その上で代わりの日程を複数提案すると、それ以降の日程調整をスムーズに進めることができます。

まとめ

いかがでしたか?
日程調整メールの返信では、相手から提案された日程に都合がつく場合、つかない場合それぞれに注意すべきポイントが存在します。今回紹介したことを参考にして、日程調整を円滑に進められる返信メールを作成しましょう。

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