情報共有の意義とメリット｜実践するためのコツも紹介

業務を行なっていくうえで、非常に重要なのが情報共有です。
しかし、情報共有を徹底するには社員一人ひとりの協力が必要であり、そのためには情報共有のメリットや重要性を理解してもらうことが大事です。

今回は情報共有について、その意義やメリット・実践のためのコツを紹介します。

情報共有＝情報の「蓄積」「共有」「活用」

情報共有とは、情報を「蓄積」「共有」「活用」することを指します。つまり、共有された情報を活用していない状態では、情報共有に失敗していると言えます。

情報共有は、業務の効率化・チームや部署の間での信頼関係の構築のために必要です。

情報共有を行なうメリット

情報共有を徹底するで、社員のそれぞれが蓄積してきた知識・経験を共有することが可能です。それにより、全体の業務レベルの向上が期待できます。

さらに情報が共有されることによって、調べる手間がなくなるなど効率的に業務ができるようになります。作業・スキルの属人化を防ぐことにも繋がり、業務の効率化・作業時間の短縮が狙えます。

情報共有ができていないときに起きる問題

情報共有ができていない場合、いくつかの問題が起きる可能性があります。次のような問題が発生したなら、情報共有の方法を見直すとよいでしょう。

知識が属人化する

知識の属人化とは、「その人しか知らない知識がある」という状態です。知識の属人化が起きている場合、その人が居ないと業務が滞ったり、他の人がやろうとすると時間がかかったりといった問題が起きます。

知識の属人化が起きる原因として、その人が自分の持っている知識の重要性を理解しておらず、共有していなかったということが考えられます。自分しか持っていない知識については、その価値を判断するのが難しい場合もあります。
情報共有の徹底によって、このような事態は回避することができます。

業務の効率化が進まない

業務の効率化を行なうには現在の業務の無駄を減らすことが必要ですが、省けそうな無駄を発見しても、そのための方法が見つからない場合もあります。

しかし、社員同士で同じような悩みを抱えている、ということは少なくありません。こう言った場合に情報共有ができていれば、互いの悩みを共有し、一緒に解決策を考えることも可能なはずです。
反対に、情報共有ができていなければ自分一人で解決策を探すことになり、効率化がうまくいかなくなります。

コミュニケーションがうまくいかない

部署やチームにおける情報共有不足は、コミュニケーション面の悪化を招く恐れがあります。同じチームでも情報を知っている人と知らない人がいたり、情報の伝え忘れがあったりすると人間関係にも影響があるかもしれません。

また、ある部署でトラブルが発生したものの他の部署に伝わらず、対応が遅れてしまうといったことも考えられます。円滑なコミュニケーションのためにも、情報共有が必須です。

情報共有を実践するためのコツ

情報共有の大切さを理解してもらう

情報共有を行なう習慣を定着させるためには、社員の一人ひとりに対して、情報共有の大切さを理解してもらえるよう努めることが必要です。個人が蓄積した情報を共有する必要がある以上、それぞれの社員が情報共有の意義を理解していなくては、最大限の協力を得ることは難しいでしょう。

会社・チームなどの業務効率向上のため、また円滑なコミュニケーションのために情報共有が大事であることを伝えなくてはなりません。

情報共有の場を設ける

会社やチーム全体で、情報共有の場を定期的に設けることが重要です。情報共有をするかどうかを個人に任せていると、共有を忘れていたり、共有する項目に抜けがあったりといったトラブルが発生する恐れがあります。

組織として改めて情報共有の場を設けることで、確実に情報共有ができます。「共有したつもりだったが、伝え忘れていた」という事態を防ぐことにも繋がります。

情報共有のルールを作る

情報共有に関するルールを定めることも必要です。共有の形式や内容、タイミングなどをはっきりさせることで、円滑で正確な情報共有が可能になります。

また、オンライン上のファイルの管理方法を明確にすることなども、必要な情報を探しやすくして、より円滑に情報を活用するために役立ちます。

情報管理ツールを導入する

社内の情報を一元管理できる情報管理ツールを導入することも、情報共有に役立ちます。情報を可視化することで、情報の「蓄積」「共有」「活用」の各プロセスをスムーズに行なえます。
また、情報がデータとして残ることで、認識のズレが起きたときは再確認しやすくなります。

ツールを選ぶ際には、「すべての部署で使えるか」「操作が簡潔か」などの点に注意しましょう。