業務改革・改善

生産性向上のために企業ができること|概要や注目される背景も解説

近年、「生産性向上」という言葉を耳にする機会が多いのではないでしょうか。労働人口が減少している日本では、企業の大きな課題となっています。

今回は、生産性向上について、注目される理由や、向上させるために企業ができることを紹介します。

生産性向上とは、投下した経営資源当たりの利益を向上させること

生産性向上とは、労働量などの投入した経営資源に対して、どれだけの利益を出せたかを指します。
基本的には「生み出された成果÷投入資源」の計算式によって表されます。この数値が大きいほど、生産性は向上していると言えます。

生産性の中には様々な種類がありますが、一般的には、労働者1人当たりで生み出す成果である「労働生産性」を示すことが多いとされています。そのため、今回の記事では「労働生産性」を中心に解説していきます。

生産性向上と業務効率化の違い

生産性向上と似たような言葉として「業務効率化」があります。
業務効率化とは、無駄であると思われる業務を省いたり、改善を行なったりする手段を指します。業務効率化を行なうことで、コストを削減できるというメリットがあります。つまり、投入資源が削減できるため、結果的に生産性を向上させる手段とも言えるでしょう。

生産性向上が必要な理由は、労働人口の減少

生産性向上という言葉が注目された理由のひとつに「労働人口の減少」があります。
2018年9月に経済産業省が出した「2025年までの経済社会の構造変化と政策課題について」によると、今後日本の人口と共に、労働力となる生産年齢人口の比率の減少が加速していくと記載されています。(出典:https://www.meti.go.jp/shingikai/sankoshin/2050_keizai/pdf/001_04_00.pdf

労働力となる人口が減少することで重視されるのが、1人当たりの生産性を向上させることです。1人当たりの生産性を向上することで、労働する人数が減っても今の状態を維持しようとしているのです。

また、グローバル化によって企業同士の競争も激化しているなか、日本の生産性の低さは数値としても表れています。公益財団法人日本生産性本部が公開している「労働生産性の国際比較2019」では、OECD加盟国36か国中21位の低い水準です。これらの状況を打破するためにも、生産性の向上が必要と言えます。(出典:https://www.jpc-net.jp/research/list/comparison.html

生産性を向上できない理由

長時間労働を強いている

長時間労働を続けていると、集中力・判断能力が低下するため、生産性を低下させます。また、ストレスや疲労が蓄積するきっかけにもなり、最悪の場合は退職や過労死にまで繋がります。

さらに、社員が遅くまでオフィスに残っていることで、光熱費などがかさみます。社員の労働力に対する生産性だけでなく、企業が持つ資本に対する生産性についても向上が期待できません。

1人当たりの仕事量が多い

仕事をする中で、同時に複数の業務を抱えてしまうことがあるでしょう。ただし、脳の仕組み上、複数の物事を同時に処理するのは苦手だと言われています。そのため、生産性の向上を重視する際には、複数の仕事を持たないことをおすすめします。

生産性の向上を目指す場合は、まず1人当たりの仕事量を見直してみることが必要です。

生産性を向上させるために企業ができること

業務を「見える化」させる

生産性を向上させるためには、社員が行なう業務を「見える化」させましょう。業務内容が見える化すると、無駄な業務や注力しなければいけない業務などを洗い出すことができます。
社内の現状を把握し、課題解決に向けて動き出すことに繋がります。

社員を適切な配置に置き、モチベーションを向上させる

社員のモチベーションも、生産性の向上に大きく関わってきます。同じ業務でも、社員の素質や性格によって成果は変化します。そのため、社員の持つスキルなどの適正に合わせて配置を行ないましょう。

また、適性に配置を行なうと社員のモチベーションを向上させることができます。モチベーションが低いと、集中力が欠けたりするおそれもあり、結果的に生産性の低下にも繋がります。人事評価や労働環境などを工夫して、社員を適切な場所に配置し、モチベーションを向上させましょう。

ITツールを活用する

データの集計や分析、人事労務に関する業務など時間や手間がかかる業務にITツールを活用すると、生産性が向上する可能性があります。「現在、社内で行なっている業務がITツールに代替できるのか」を考え、業務を見直しましょう。以下に、ITツールの活用例を紹介するので参考にしてみてください。

ITツールの活用例
  • 移動する時間や費用を削減
    →Web会議システム
    (サービス例:Zoom、Skype、Googleハングアウトなど)
  • 人事労務管理に関連するコストを削減
    →人事労務ソフト・クラウド会計ツール
    (サービス例:SmartHR、freee、ジョブカンなど)
  • 契約作業のコストを削減
    →電子契約サービス
    (サービス例:クラウドサインなど)
  • 社内の情報を探す時間を削減
    →マニュアル作成・管理ツール
    (サービス例:wikipy、Qast、DocBaseなど)

 

まとめ

いかがでしたか?
生産性向上とは、投入した経営資源に対して利益を最大化させることです。労働人口の減少により、生産性向上を考えることは必要不可欠とも言えます。この記事を参考に自社の業務を見直した上で、企業としてできることを考えていきましょう。

新規営業の業務効率化にお困りではありませんか?
5万社以上が活用する企業情報サービスで、時間や手間を削減しましょう!