業務改革・改善

業務効率化ツール5選|用途別のおすすめや導入時の注意点も紹介

「業務の効率化を進めたいが、何を導入していいか分からない」という悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、業務効率化のためのツールを導入する際の注意点と、用途別のおすすめツールを紹介します。

業務効率化とは、業務の時間や費用を最小限に押さえること

業務効率化とは、業務にかかる時間や費用を減らして生産性を高めることを指し、企業が効率よく利益をあげるために、必ず取り組むべきことの一つです。
特に、近年では中小企業における人手不足は深刻な問題であり、限られた人材で最大の利益を生み出すための工夫が重要です。そこで、業務効率化ツールを導入することで、業務にかかる時間の大幅な短縮を見込むことができます。

ツールを導入するにあたって注意すべきこと

まずは社内の課題を洗い出し、必要なツールを吟味する

業務効率化ツールを導入するにあたり、まずは社内の課題を洗い出しましょう。その上で、自社にとって有益なツールを見極めるというプロセスを踏むことが必要です。

例えば、経理を担当する部門における人手不足により業務が滞っているという課題を抱えている企業は、給与計算や年末調整などを自動で行うツールを導入すべきであるといえます。

最初のうちは小さなチームで試してみる

新たな業務改善ツールを本格的に導入する前に、まずは無料トライアル期間などを利用して、一つの係などの小さなチームで利用してみることをおすすめします。導入を検討しているツールを実際に利用して長所や短所を把握した方が、自社に合うツールであるかどうかをより適切に見極められるからです。

また、新たなツールを導入する際には、操作面での混乱は避けられません。その点においても、ツールの利用経験があり操作に慣れている社員がいると、初期段階をスムーズに進めやすいという利点があります。

【目的別】業務の効率化におすすめのツール

RPA(業務自動化)ツール

PRAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、ロボットによる業務の自動化を意味します。RPAを用いることで、それまで手作業で行っていたメールの送受信や、Excelからデータを抽出して報告書を作成する作業などを自動化できます。

  • Win Actor

(出典:https://winactor.com/

Win Actorは、国内シェア一位のRPAツールです。Win Actorを用いると、Windows端末上のWordやExcelなどのアプリケーションにおける様々な定型処理を学習し、自動で実行することができます。PCにインストールするだけで利用でき、特別なプログラミング知識も必要ないため、IT部門でなくても簡単に導入することができます。

社内コミュニケーションツール

  • Chatwork

(出典:https://go.chatwork.com/ja/

Chatworkは、チャットやビデオ会議、ファイル共有を行える社内コミュニケーションツールです。Chatworkを用いると、それまでメールでやり取りしていた社内外のコミュニケーションや資料の共有をすぐに行うことができます。また、GmailやGoogleカレンダーなどのサービスと連携し、通知情報を集約できる点においても業務の効率化が見込めます。

タスク・プロジェクト管理ツール

  • Trello

(出典:https://trello.com/ja

Trelloは、タスクをカード化し、画像のように段階ごとに可視化できるツールです。Trelloを用いると、抱えている業務が明確になり、スケジュールを立てて効率的に進めることができます。また、カード化したタスクはドラッグ&ドロップで移動できるなど、直感的な操作が可能であるため、特別な知識がなくても運用しやすいという利点があります。

OCR(光学文字認識)ツール

OCR(光学文字認識)は、手書きの文字を認識してPC上で文字起こしをする機能です。OCRを用いることで、これまで手打ちで入力していた手書きの請求書やアンケートなどの集計を自動で行えます。

  • DX Suite Intelligent OCR

(出典:https://dx-suite.com/

DX Suite Intelligent OCRは、手書きの文字や活字だけでなく、写真で撮った書類もデータ化できるツールです。DX Suite Intelligent OCRを用いると、OCR処理の後にチェックを行うためのワークフロー機能を利用することもできます。また、データ化した書類を種類ごとに自動で仕分けることも可能です。

名刺管理ツール

ビジネスの場面で名刺は欠かせないものですが、紙のまま保管しておくだけでは、紛失などによるセキュリティ面におけるリスクがあるほか、営業活動などに有効に活用できません。そこで、名刺管理ツールを導入してデータ化することで、検索や管理を行えるようになります。

  • Sansan

(出典:https://jp.sansan.com/

Sansanは、名刺をデータ化して社内で一括管理できるツールです。Sansanを用いると、名刺のデータと顧客データを連携させることができるため、より効率的な営業活動を行うことができます。

おすすめの名刺管理ツールについては、こちらの記事が参考になります。

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まとめ

いかがでしたか?業務効率化ツールは様々な種類があります。自社に必要なものをよく吟味して導入するようにしましょう。

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