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社長交代・役員交代での挨拶状の書き方とは|場面ごとに例文も紹介

社長交代・役員交代は会社にとって重要な変更事項であり、取引先には挨拶状を送ってその旨を報告しなければなりません。そこで今回は、社長交代・役員交代を行うときの挨拶状の送り方や、さまざまな状況での書き方と例文を紹介します。

「社長交代・役員交代」を報告するときのマナー

取引先には必ず書面での挨拶状を送る

社長交代・役員交代は、会社の体制や経営方針に大きな影響を与える重要事項です。そのため、取引先や得意先などにはその旨を報告して、感謝の意を伝えなければなりません。メールやWebサイトでの報告も大切ですが、信頼関係を維持するためにも、必ず書面での挨拶状を送りましょう

交代が決まってから1週間以内に届くようにする

挨拶状は社長交代・役員交代が決まってから、1週間以内に相手に届くようにするのがマナーです。挨拶状を送るまでの期間が長すぎると、重要事項をすぐに報告する気がないように捉えられ、イメージを悪くしてしまう恐れがあります。また、挨拶状で知らせる前に、交代の件が相手方の耳に入るのも印象を悪くする原因になります。取引先には自社から直接伝わるよう、なるべく早く挨拶状を送りましょう

差出人欄には新役職を正確に書く

挨拶状の差出人には新社長もしくは新会長の氏名を書き、「代表取締役社長(新社長の氏名)」「取締役会長(新会長の氏名)」のように新しい肩書きを正確に添えましょう。前社長が辞任後に会長に就かない場合は、本文中で辞任したことを伝えれば十分です。

本文は一般的な挨拶状の形式にする

挨拶状の本文は一般的な挨拶状の形式と同じようにして書きます。重要事項の報告なので、馴れ馴れしいものではなく、形式に沿って礼儀正しく書きましょう本文は時候の挨拶で始め、結びは「まずは略儀ながら書中をもって新任のご挨拶を申し上げます」などの言葉で締めましょう

「社長交代・役員交代」の挨拶状を書くときのポイント

交代の事実と就任日を簡潔に伝える

挨拶状で最も伝えるべきことは、「いつ・どのように社長や役員が交代するのか」です。本文が冗長であると、重要な部分が伝わりにくくなってしまいます。したがって、交代の事実と就任日を簡潔かつ明確に伝えましょう。

交代の理由は必ずしも書かなくてよい

交代の理由を書きたくない場合は、無理に書く必要はありません。「この度 第○回弊社定時株主総会にて」「この度 ○月○日開催の弊社取締役会にて」と前置きして、交代したことを述べるとよいでしょう。

交代に伴う社名変更や組織変更は同時に報告する

社長交代・役員交代に伴って社名変更や組織変更を行う場合は、その旨を同時に報告しましょう。就任日や退任日を書くのと同様に、社名変更や組織変更に関しても日付を明確に書くことが重要です。

「社長交代・役員交代」の挨拶状の例文

前社長が辞任する場合

謹啓 ○○の候 ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご芳情を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私議

この度 ○月○日開催の弊社取締役会にて(前社長の氏名)の後任として
代表取締役社長に就任いたすことになりました
甚だ微力ではございますが 一意専心 社業の発展に尽くす所存です
何卒 前任者同様ご支援ご厚誼を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます

謹白

令和○年○月○日
株式会社○○
代表取締役社長(新社長の氏名)

前社長が会長に就任する場合

謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は特段のご芳情を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私議

この度 第○会開催弊社定時株主総会にて代表取締役社長を辞任し
去る○月○日付けで取締役会長に就任いたしました
社長在任中は多年にわたり一方ならぬご懇情を賜り誠にありがとうございました
後任には(新社長の氏名)が就任いたしました
私同様 何卒格別のご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます

謹白

令和○年○月○日
株式会社○○
代表取締役会長(新会長の氏名)

社長交代に伴い役員も交代する場合

謹啓 時下ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私議

この度 ○月○日開催の弊社取締役会にて(前社長の氏名)の後任として
代表取締役社長に就任いたすことになりました
甚だ微力ではございますが 一意専心 社業の発展に尽くす所存です
何卒 前任者同様ご支援ご厚誼を賜りますようお願い申し上げます
また 役員が左記の通り(※)選任され それぞれ就任いたしました
併せてご高承の上 一層のご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます

謹白

令和○年○月○日
株式会社○○
代表取締役社長(新社長の氏名)
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

代表取締役社長  ○○○○
取締役副社長   ○○○○
専務取締役    ○○○○(新任)
常務取締役    ○○○○
取 締 役    ○○○○
取 締 役    ○○○○(新任)
監 査 役    ○○○○

以上

(※)書面にする場合、役員一覧を本文の左側に書くことになるので、それを想定した書き方としています。

社長交代に伴い社名変更・組織変更を行う場合

謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご芳情を賜り厚く御礼申し上げます

さて 私議

この度 第○会開催弊社定時株主総会にて(前社長の氏名)の後任として
去る○月○日付けで代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ではございますが 一意専心 社業の発展に尽くす所存です
何卒 前任者同様ご支援ご厚誼を賜りますようお願い申し上げます
また これを機に○月○日付けで社名を株式会社△△と
改称いたすこととなりましたのでお知らせ申し上げます
今後ともご愛顧を賜わりますようよろしくお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます

謹白

令和○年○月○日
株式会社△△(旧 株式会社○○)
代表取締役社長(新社長の氏名)

組織変更の場合は「有限会社から株式会社組織に変更することを機に株式会社△△と
改称いたすこととなりました
のように書きます。

まとめ

いかがでしたか?

社長交代・役員交代は会社の体制に関わる重要な変更です。取引先や得意先には信頼関係を継続させるために、礼儀正しく書面での挨拶状を送りましょう。また、交代の事実や就任日などの報告事項がわかりやすいように、簡潔かつ明確に書くこともポイントです。

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