社長交代・役員交代での挨拶状の書き方とは｜場面ごとに例文も紹介

社長交代・役員交代は会社にとって重要な変更事項であり、取引先には挨拶状を送ってその旨を報告しなければなりません。そこで今回は、社長交代・役員交代を行うときの挨拶状の送り方や、さまざまな状況での書き方と例文を紹介します。

「社長交代・役員交代」を報告するときのマナー

取引先には必ず書面での挨拶状を送る

社長交代・役員交代は、会社の体制や経営方針に大きな影響を与える重要事項です。そのため、取引先や得意先などにはその旨を報告して、感謝の意を伝えなければなりません。メールやWebサイトでの報告も大切ですが、信頼関係を維持するためにも、必ず書面での挨拶状を送りましょう。

交代が決まってから1週間以内に届くようにする

挨拶状は社長交代・役員交代が決まってから、1週間以内に相手に届くようにするのがマナーです。挨拶状を送るまでの期間が長すぎると、重要事項をすぐに報告する気がないように捉えられ、イメージを悪くしてしまう恐れがあります。また、挨拶状で知らせる前に、交代の件が相手方の耳に入るのも印象を悪くする原因になります。取引先には自社から直接伝わるよう、なるべく早く挨拶状を送りましょう。

差出人欄には新役職を正確に書く

挨拶状の差出人には新社長もしくは新会長の氏名を書き、「代表取締役社長（新社長の氏名）」「取締役会長（新会長の氏名）」のように新しい肩書きを正確に添えましょう。前社長が辞任後に会長に就かない場合は、本文中で辞任したことを伝えれば十分です。

本文は一般的な挨拶状の形式にする

挨拶状の本文は一般的な挨拶状の形式と同じようにして書きます。重要事項の報告なので、馴れ馴れしいものではなく、形式に沿って礼儀正しく書きましょう。本文は時候の挨拶で始め、結びは「まずは略儀ながら書中をもって新任のご挨拶を申し上げます」などの言葉で締めましょう。

「社長交代・役員交代」の挨拶状を書くときのポイント

交代の事実と就任日を簡潔に伝える

挨拶状で最も伝えるべきことは、「いつ・どのように社長や役員が交代するのか」です。本文が冗長であると、重要な部分が伝わりにくくなってしまいます。したがって、交代の事実と就任日を簡潔かつ明確に伝えましょう。

交代の理由は必ずしも書かなくてよい

交代の理由を書きたくない場合は、無理に書く必要はありません。「この度 第○回弊社定時株主総会にて」「この度 ○月○日開催の弊社取締役会にて」と前置きして、交代したことを述べるとよいでしょう。

交代に伴う社名変更や組織変更は同時に報告する

社長交代・役員交代に伴って社名変更や組織変更を行う場合は、その旨を同時に報告しましょう。就任日や退任日を書くのと同様に、社名変更や組織変更に関しても日付を明確に書くことが重要です。

「社長交代・役員交代」の挨拶状の例文

前社長が辞任する場合

前社長が会長に就任する場合

社長交代に伴い役員も交代する場合

（※）書面にする場合、役員一覧を本文の左側に書くことになるので、それを想定した書き方としています。

社長交代に伴い社名変更・組織変更を行う場合

組織変更の場合は「有限会社から株式会社組織に変更することを機に株式会社△△と
改称いたすこととなりました」のように書きます。