予算管理の基礎知識｜予算の種類や管理の流れについて解説

予算管理という言葉を聞いたことはありますか？
企業が利益を出すためには、適切に予算を編成・実行しなければなりません。

今回は、予算管理の基本知識を紹介します。

予算管理とは、利益目標の達成のために、適切に予算を編成・管理すること

予算管理とは、企業が利益目標を達成するために、適切に予算を編成・管理する活動を指します。

予算は編成すれば終わりではなく、実際の資金運用に際して予算とズレがないかを管理することが求められます。予算に沿って企業の支出を管理することによって、利益を確保しなければなりません。

また予算管理を行えば、経営に関する意思決定を行う際に、予算を判断基準のひとつとできます。財務的な余裕を把握することで、投資やM&Aといった判断に役立てられます。

予算の種類

そもそも予算とは、予測される収入と企業活動に必要な支出に基づいた「予測的計算」のことです。予算には、次のような種類があります。

• 売上予算：予測される売上・収入。売上目標。
• 原価予算：商品・サービスの提供のために必要になる原材料の費用。
• 経費予算：人件費・交通費・水道光熱費など、企業活動に必要になる費用。
• 利益予算：売上から原価・経費を差し引いた、予測される利益。

予算管理は、予算編成と業績管理からなる

予算管理の業務は、次の二つに分類することができます。

• 予算編成：経営計画に沿った形で、年度単位での予算を編成する。
• 業績管理：予算の実行から分析・改善までの一連のプロセスを管理する。

経営管理の一手法として予算管理という言葉が用いられることがありますが、この場合の予算管理は業績管理を指しているのが一般的です。

予算管理の流れ

1. 予算編成

まずは予算の編成を行います。予算編成の方式には、トップダウンとボトムアップの二つが存在します。

このように、トップダウン方式とボトムアップ方式は互いの短所を補い合う関係にあります。そのため、両方の要素を組み合わせて予算編成を行うのが望ましいといえます。

2. 予算の実行（予算統制）

予算統制とは、実際の企業活動が予算の枠組みを外れないようにコントロールすることをいいます。日々の収入・支出を管理して、予算通りに事業を進めていきます。

一般的には、予算を月ごとに割り振り、毎月の売上・利益などの目標を設定して管理します。ただし、月ごとの管理だけでは予算からのズレが大きくなる可能性があるため、日ごと・週ごとの目標達成率も把握しなければなりません。

3. 実績の分析

月ごと・四半期ごとなどの一定期間で、予算と実績にズレがなかったか、どこがずれていたかを分析します。定期的な分析を行えば、最終的に大きなズレが発生することを防げます。

目安としては、予算と実績に15％以上のズレがある場合は予算の編成・管理に問題があるのではないかと疑うべきです。

4. 予算管理の改善

分析によって予算と実績に大きなズレがあった場合は、予算管理を改善する必要があります。売上・利益が確保できなかったならその原因を、予算編成自体に問題があったなら編成方法を見直し、次期の予算管理に活かさなくてはなりません。

また、予算編成に問題がなかったのに利益があげられなかった場合などには、事業そのものの将来性がなくなっているおそれがあります。予算管理を改善しても利益が出せない場合には、事業からの撤退も考えましょう。

予算管理のポイント

ルールを明確にする

まず、予算管理のルールを明確にしておく必要があります。どのタイミングで分析・改善を行うのか、どの項目を分析するのかといった点をはっきりさせることで、管理を徹底できます。

予算編成と業績管理は、同じ担当者が行う

予算の編成を行った担当者が、業績管理にも関与しなければなりません。業績管理を行う現場の従業員が予算を把握しきれていない場合、適切な管理を行えないことがあります。どうしても同じ人が担当できない場合は、情報の共有を徹底しましょう。

予算管理システムを導入する

予算管理システムとは、各部門の予算の入力・管理、データの分析を一元的に行うことができるツールです。予算管理では複雑な数字の処理が求められるため、システムで一元管理することでミスを減らせます。

導入コストはかかりますが、会計システムや販売管理システムと連携できるものもあるため、効率的に経営管理を行えます。